Sistem Akuntansi

Oleh Titi Erwin

17 tayangan
Bagikan artikel

Transkrip Sistem Akuntansi

SISTEM
AKUNTANSI

BY : YULIANA

BAB I

A. Definisi Sistem
B. Sistem Akuntansi dalam Perusahaan
Manufaktur
C. Tujuan Umum Pekerjaan Penyusunan
Sistem
D.Tipe Penugasan Penyusunan Sistem
Akuntansi

BAB 2

A. Analisis Sistem
B. Desain Sistem
C. Implementasi Sistem
D. Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir
Data
E. Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir
Dokumen.

BAB 3

A. Definisi dan Manfaat Formulir
B. Penggolongan Formulir
C. Dokumen Sumber dan Dokumen
Pendukung

BAB 4

A. Jurnal
B. Metode Pencatatan Data ke Dalam
Jurnal

BAB 5

A. Buku Besar
B. Kode Rekening
C. Buku Pembantu

BAB 6

A. Sistem Pengendalian Intern
B. Lingkungan Pengendalian Intern

BAB 7

A. Penjualan Kredit
B. Sistem Penjualan Kredit
C. Sistem Retur Penjualan

BAB 8

A. Sistem Akuntansi Piutang
B. Prosedur Pernyataan Piutang

BAB 9

A. Sistem

Akuntansi Pembelian

BAB 10

A. Sistem Akuntansi Utang
B. Prosedur Pencatatan Utang

BAB 11

A. Sistem Penggajian dan Pengupahan

Bab 12

A. Sistem Akuntansi Biaya
B. Sistem Pengawasan Produksi

BAB 13

SISTEM AKUNTANSI
PENERIMAAN KAS
A. Sistem Penerimaan Kas dari
Penjualan Tunai
B. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang

BAB 14

A. Sistem Pengeluaran Kas
B. Sistem Dana Kas Kecil

BAB 15

A. Sistem Akuntansi Persediaan

BAB 16

A. Sistem

Akuntansi Aktiva Tetap

A. Definisi Sistem

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci
lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
2. unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar
Sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara
rutin terjadi.

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasisedemikian rupa untuk
menyediakan informasikeuangan yang dibutuhkan oleh manajemen
guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi sistem
akuntansi tersebut , unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah
formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan
buku pembantu, serta laporan.



Formulir. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk
merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan
dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam
organisasi direkam (didokumentasikan) din atas secarik kertas. Contoh formulir
adalah : faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dengan faktur penjualan
misalnya, direkam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, jenis dan
kuantitas barang yang dijual, harga barang, tanda tangan otorisasi, dan
sebagainya.

Jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang
digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan
meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber
informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.
Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama kalinya
diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai
dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas,
jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.



Buku Besar. Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan
untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam
jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai
dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan
keuangan.
Buku Pembantu. Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar
diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu.
Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang
merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam
buku besar. Sebagai contoh, jika rekening piutang dagang yang
tercantum dalam neraca perlu dirinci lebih lanjut menurut nama
debitur, dapat dibentuk buku pembantu piutang yang berisi rekeningrekening pembantu piutang kepada tiap-tiap debitur tersebut.



Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang
berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi
diringkas dan digolongkan dalam rkening buku besar dan buku
pembantu. Proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan.

Laporan. Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan
keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba,
laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga
pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan
harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar
saldo persediaan.



Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem
akuntansi.

Perbedaan pengertian sistem dan
prosedur

Dalam definisi sistem, formulir merupakan salah satu unsur
sistem akuntansi. Formulir ini merupakan keluaran sistem lain
yang menjadi masukan sistem akuntansi. Sistem lain yang
menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem yang
diberi nama prosedur.



Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola
yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dala satu departemen atau lebih,
yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu
sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur
merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri
dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat
informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar:



a. Menulis (tanggal, kode barang, jenis, kuantitas, harga satuan,
harga total)
b. Menggandakan (dengan cara mengisi faktur tersebut lebih
satu lembar)
c. Menghitung (perkalian harga satuan dengan kuantitas)
d. Memberi kode (mencantumkan kode buku pada faktur)
e. Mendaftar
f. Memilih
g. Memindah
h. membandingkan

B. Sistem akuntansi pada perusahaan
manufaktur



Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari : desain dan
pengembangan produk, pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan
penjualan produk jadi kepada pembeli. Untuk menangani kegiatan pokok
perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Sistem akuntansi pokok
Sistem akuntansi piutang
Sistem akuntansi utang
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
Sistem akuntansi biaya
Sistem akuntansi kas
Sistem akuntansi persediaan
Sisten akuntansi aktiva tetap

Sistem akuntansi pokok. Sistem akuntansi pokok merupakan organisasi
formulir, catatan dan laporan. Sistem akuntansi dalam perusahaan
manufaktur terdiri atas formulirnataundokumen, jurnal, buku besar, buku
pembantu, dan laporan. Unsur-unsurbsistem akuntansi ini dirancang oleh
manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan
pengelolaan perusahaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada pihak
luar perusahaan.



Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber
pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu).
Dokumen pendukung adalah dokumen yang menguatkan data yang
dicantumkan didalam dokumen sumber.
Dokumen sumber dan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar
pencatatan dalam catatan akuntansi merupakan keluaran berbagai sistem
berikut ini: sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem
akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, dan sistem akuntansi aktiva
tetap.

Sistem akuntansi piutang.
Sistem akuntansi piutang dirancang untuk mencatat transasaksi
terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. Terjadinya piutang
berasal dari transaksi penjualan kredit dan berkurangnya piutang
berasal dari transaksi retur penjualan dan penerimaan kas dari
piutang.
Kegiatan penjualan kredit dimulai dengan diterimanya order pelanggan,
kemudian dilanjutkan dengan permintaan persetujuan pemberian
kredit, pengiriman barang, penagihan, pencatatan piutang, dan
berakhir dengan distribusi penjualan. Oleh karena itu sistem
akuntansi untuk mencatat terjadinya piutang terdiri dari jaringan
prosedur berikut ini:
 Prosedur order penjualan
 Prosedur persetujuan kredit
 Prosedur pengiriman barang
 Prosedur penagihan
 Prosedur pencatatan bertambahnya piutang
 Prosedur distribusi penjualan.



Kegiatan retur penjualan dimulai dengan diterimanya
pengembalian barang dari pelanggan, kemudian
dilanjutkan dengan permintaan persetujuan retur
penjualan,
penerimaan
barang,
pencatatan
berkurangnya piutang, dan berakhirnya dengan
distribusi penjualan. Oleh karena itu sistem akuntansi
untuk mencatat berkurangnya piutang terdiri dari
jaringan prosedur berikut ini :
 Prosedur penerimaan retur penjualan
 Prosedur pembuatan memo kredit
 Prosedur penerimaan barang
 Prosedur pencatatan retur penjualan
 Prosedur pencatatan berkyrangnya piutang
 Prosedur distribusi penjualan.



Sistem akuntansi utang.
Sistem akuntansi utang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya
utang dan berkurangnya utang. Terjadinya utang berasal transaksi
pembelian kredit dan berkurangnya utang berasal dari transaksi retur
pembelian dan pelunasan utang. Kegiatan pembelian kredit dimulai
dengan diajukannya permintaan pembelian barang ke fungsi
pembelian, kemudian dilanjutkan dengan permintaan penawaran harga
dan pemilihan pemasok, pengiriman order pembelian kepada pemasok
terpilih, penerimaan barang yang dibeli, pencatatan utang yang timbul
dari transaksi pembelian dan berakhir dengan distribusi pembelian.
Oleh karena itu sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya utang dari
transaksi pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
 Prosedur permintaan pembelian
 Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
 Prosedur order pembelian
 Prosedur penerimaan barang
 Prosedur pencatatan bartambahnya utang
 Prosedur distribusi pembelian



Kegiatan retur pembelian dimulai dengan pembuatan
memo debit oleh fungsi pembelian, kemudian
dilanjutkan dengan pengiriman barang kepada
pemasok, pencatatan berkurangnya utang karena
transaksi retur pembelian dan berakhir dengan
distribusi pembelian. Oleh karena itu sistem akuntansi
untuk mencatat berkurangnya utang karena retur
pembelian terdiri atas jaringan prosedur berikut ini :
 Prosedur pembuatan memo debit
 Prosedur pengiriman barang
 Prosedur pencatatan berkurangnya utang
 Prosedur distribusi pembelian.



Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang
untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah
karyawan dan pembayarannya. Sistem ini terdiri dari
jaringan prosedur berikut ini :
 Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja
 Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
 Prosedur pembayaran gaji dan upah
 Prosedur didtribusi biaya gaji dan upah



Sistem akuntansi biaya. Sistem akuntansi biaya dirancang
untuk
menangani
pengendalian
produksi
dan
pengendalian biaya. Sistem ini terdiri dari jaringan
prosedur berikut ini :
 Prosedur order produksi
 Prosedur pengumpulan biaya produksi dan nonproduksi



Sistem akuntansi kas.
Sistem akuntansi kas dirancang untuk menangani transaksi
penerimaan dan pengeluaran kas. Sistem ini terdiri dari
jaringan prosedur berikut ini :
 Prosedur penerimaan kas
 Prosedur pengeluaran kas
 Prosedur dana kas kecil

c. Tujuan umum pekerjaan dan
penyusunan sistem akuntansi



Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut :
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun
struktur organisasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern,
yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban
dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.

D. Tipe penugasan penyusunan sistem
akuntansi



Berdasarkan tujuan pengembangan sistem akuntansi
tersebut, penugasan pengembangan sistem akuntansi
dapat berbentuk berikut ini:
1. Pengembangan suatu sistem akuntansi baru yang
lengkap.
2. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai
untuk mencakup kegiatan bisnis yang baru.
3. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang
sekarang digunakan.

Pengembangan sistem akuntansi baru yang lengkap mencakup
pengembangan berbagai sistem berikut ini:
a. Sistem akuntansi pokok. Pengembangan sistem akuntansi
pokok ini terdiri dari perancangan klasifikasi dan kode
rekening buku besar, perancangan klasifikasi dan kode
rekening berbagai buku pembantu, perancangan berbagai
buku jurnal, perancangan berbagai laporan keuangan yang
dihasilkan oleh sistem akuntansi.
b. Sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi
biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, dan
sistem akuntansi aktiva tetap. Perancangan berbagai sistem
akuntansi ini mencakup berbagai jaringan prosedur yang
terdapat dalam setiap sistem tersebut, termasuk perancangan
berbagai formulir yang digunakan dalam setiap sistem
akuntansi.



Jika perusahaan membuka usaha baru yang mempunyai karakteristik
bisnis yang berbeda dengan yang sudah dijalankan sebelumnya,
timbullah suatu kebutuhan pengembangan sistem akuntansinbaru
untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pengelolaan usaha baru
tersebut. Jika misalnya sebelimnya perusahaan hanya menjual
produknya di pasar domestik, dan kemudian memperluas pasarnya
ke luar negeri, maka perusahaan ini perlu memperluas sistem
akuntansi penjualannya yang sekarang digunakan. Perusahaan ini
akan menugasi analisis sistem untuk merancang sistem ekspor.



Penugasan pengembangan sistem dapat berupa perbaikan berbagai
tahap prosedur dalam suatu sistem akuntansi yang sekarang
digunakan oleh perusahaan. Dengan perubahan lingkungan tempat
sistem akuntansi tersebut digunakan, sistem yang digunakan
sekarang kemungkinan tidak cocok lagi dengan lingkungan yang
telah berubah tersebut. Keadaan ini menuntut perbaikan terhadap
sebagian sistem akuntansi tanpa harus melakukan perombakan
terhadap keseluruhan unsur sistem tersebut.

A. Analisis Sistem

Pengembangan sistem akuntansi dilakukan oleh analis sistem melalui
tiga tahab: analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem.
Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang
dilalui oleh analisis sistem dalam mengembangkan sistem
informasi.
Dalam setiap tahap pengembangan sistem tersebut, analisis sistem
menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana
pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam pengembangan sistem
atau hasil pekerjaan pelaksanaan tahapnpengembangan sistem.
Dokumen tertulis tersebut diserahkan kepada pemakai informasi
sebagai media bagi analisis sistem untuk mengkomunikasikan
pekerjaannya kepada pemakai informasi.

Analisis Sistem.
Dalam yahap ini, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam
mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk
melaksanakan pekerjaannya. Analis sistem mewawancarai pemakai
informasi. Masalah yang sering dihadapi oleh analis sistem pada tahap
ini adalah membedakan
apa yang diminta, dengan apa yang
diinginkan, dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi.
Analis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya diperlukan
oleh pemakai informasi dalam tahap analis sistem ini, karena jenis
informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi inilah yang menjadi
dasar untuk melangkah ke tahap desain dan implementasi sistem.
Kegagalan analis sistem dalam mengidentifikasi jenis informasi yang
diperlukan oleh pemaki informasi akan mengakibatkan desain sistem
yang tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena itu tahap
analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam
keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.



Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:
1. Analisis Pendahuluan
2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem.
3. Pelaksanaan Analisis Sistem.
4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem.



Dalam analisis pendahuluan, analis sistem mengumpulkan berbagai informasi
umum untuk menyususn dokumen tertulis yang disebut Usulan
Pelaksanaan Analisis Sistem. Hasil analisis sistem dituangkan dalam
dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem.
Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem tersebut untuk
mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem
mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan
dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai
informasi. Isi dokumen “Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem” ini
kemudian disajikan oleh analisis sistem kepada pemakai informasi untuk
mempertemukan kebutuhan pemakai informasi dengan kebutuhan
pemakai menurut persepsi analis sistem.

Pelaksanaan Analisis Sistem. Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada rencana
kerja yang dituangkan dalam usulan pelaksanaan analisis sistem. Langkah –
langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan analisis sistem
adalah sebagai berikut:



 Analisis laporan yang dihasilkan sistem sekarang. Dalam tahap ini analis sistem
mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi yang
sekarang digunakan, untuk menemukan informasi yang diperlukan oleh
manajemen, namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang sekarang.
 Menganalisis transaksi. Analisis sistem kemudian melaksanakan analisis
terhadap setiap transaksi. Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap
formulir, catatan, dan prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan setiap
transaksi tersebut.
 Mempelajari catatan pertama. Sudah dijelaskan bahwa yang merupakan catatan
pertama dalam sistem akuntansi adalah jurnal. Analis sistem mempelajari jurnal
yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan
yang melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan
kembali jurnal yang sekarang digunakan, atau perancangan jurnal-jurnal baru.

 Mempelajari catatan terakhir. Buku besar dan buku pembantu merupakan
catatan terakhir dalam sistem akuntansi. Analis sistem mempelajari buku
besar dan berbagai buku pembantu yang digunakan oleh perusahaan
dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang melekat padanya dan
mempertimbangkan kemungkinan perancangan kembali buku besar dan
buku pembantu yang sekarang digunakan , atau perancangan buku
pembantu yang baru.

Unakan,


Sumber Informasi dalam Analisis Sistem. Dalam analisis sistem, sumber
informasi untuk pengembangan sistem akuntansi adalah (1) sistem
akuntansi yang sekarang digunakan, (2) sumber intern yang lain, (3)
sumber-sumber luar.
Manfaat utama dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi lama
adalah:
o Efektifitas Sistem Akuntansi yang Sekarang Digunakan. Analis sistem
memiliki kesempatan untuk menentukan apakah sistem yang sekarang
digunakan masih memenuhi kebutuhan pemakai informasi, memerlukan
perbaikan kecil, memerlukan perbaikan besar, atau harus diganti.

o Ide Rancangan. Analis sistem dapat menyerap ide rancangan
yang terdapat dalam sistem akuntansi yang lama, yang masih
bermanfaat untuk dipakai dalam sistem akuntansi yang baru.



o Identifikasi Sumber Daya. Analis sistem dapat mengidentifikasi
berbagai sumberdaya yang tersedia bagi sistem akuntansi yang
akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputi
keahlian manajemen, keahlian klerikal, dan ekuipmen yang
sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.
o Pengetahuan Konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru
diimplementasikan, analisis sistem perlu memiliki informasi
tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan sistem
yang lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem akuntansi
yang baru. Pengetahuan ini merupakan dasar bagi analisis sistem
dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang dirancang dalam
sistem akuntansi yang baru.

Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem. Dalam tahap analisis sistem,
pengumpulan informasi dilaksanakan analisis sistem dengan cara (1) wawancara,
(2) kuesioner (3) metode analisis kelompok, (4) pengamatan, (5) pengambilan
sampel dan pengumpulan dokumen.



Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem. Hasil akhir proses analisis sistem
disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang disebut Laporan Hasil
Analisis Sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh analis
sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi . Laporan ini berisi temuantemuan yang diperoleh analis sistem dalam analisis sistem. Isi Laporan Hasil
Analisis Sistem meliputi:
1. Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang
dilaksanakan oleh analis sistem.
2. Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.
3. Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai
informasi.
4. Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis sistem selama
melaksanakan analisis sistem.
5. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau
persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang diusulkan
tersebut.

B. Desain Sistem.
Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif
rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk
dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap:
1. Desain sistem secara garis besar. Dalam pembangunan sebuah sistem informasi, analisis
sistem telah memperoleh informasi berikut ini dari tahap analisis sistem yang
dilakukan:

Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang
melekat dalam informasi tersebut.

Luas sistem.

Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.



Berdasarkan informasi yang diperolehnya dalam tahap analisis tersebut, analisis sistem
kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem informasi
untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pemakai.
2. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar. Usulan desain sistem secara garis
besar disusun untuk mengkomunikasikan secara tertulis kepada pemakai informasi
bagaimana sistem informasi yang dirancang secara garis besar memenuhi kebutuhan
mereka akan informasi. Pemakai informasi mengajukankritik dan saran atas desain
sistem informasi secara garis besar yang disajikan oleh analis sistem.

3. Evaluasi sistem. Dalam tahap evaluasi sistem analis sistem
menentukan persyaratan yang harus dipenuhi.
4. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar.
Berdasarkan hasil diskusi antara pemakai informasi dengan
analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis besar
dan evaluasi sistem, analis sistem kemudian membuat “laporan
final desain sistem secara garis besar”.



5. Desain Sistem Secara Rinci. Analis sistem melakukan desain rinci
sistem informasi menjadi sistem informasi yang mampu
memenuhi kebutuhan informasi para pemakai.
6. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci. Hasil
desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem
dalam dokumen tertulis yang disebut “Laporan Final Desain
Sistem Secara Rinci”.

C. Implementasi Sistem.
Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan
koordinasi teknis yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan
pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah
dirancang menjadi dapat dilaksanakannya secara operasional. Puncak segala
kegiatan pengembangan dan perancangan sistem informasi adalah terletak pada
tahap implementasi.



Dalam tahap implementasi ini, analis sistem menyusun laporan final implementasi
sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana Implementasi dan Hasil Pelaksanaan
Implementasi.
Rencana implementasi disusun sebelum tahap pelaksanaan sistem dilaksanakan.
Bagian ini berisi rencana pengujian berbagai bangunan sistem informasi, dan
dicantumkan pula rencana
konversi sistem lama ke sistem baru. Selama
pelaksanaan sistem berlangsung, analis sistem melakukan dokumentasi
perubahan-perubahan yang dilakukan untuk menyempurnakan sistem, hasil-hasil
yang dicapai dalam pelaksanaan sistem, dan penerimaan sistem oleh para pemakai
informasi..hasil pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan Final
Implementasi Sistem.

D. Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Data
Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagian yang
penting dalam perancangan sistem informasi yang
kompleks dan pengembangan program komputer.
Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan
aliran data dan proses untuk mengolah data dalam
suatu sistem.



Pengolah
an data

Proses
Aliran material
Aliran



Penghubung

Aliran data
Halaman sama

halaman lain

Tempat penyimpanan data atau arsip

Sumber atau tujuan data

Masukan / keluaran

Ditunjuk oleh garis alir

E. Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen
Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen.
Berikut ini adalah simbol-simbol stsndar dengan maknanya masingmasing.



Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang
digunakan untuk merekam data terjadinya suatu
transaksi. Contoh: faktur penjualan, SOP, BKK, cek.

2
1Faktur

Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.

Surat muat
3
Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk
SOP 2
Fak.penjual
an 1



menggambarkan berbagai jenis dokumen yang
digabungkan bersama didalam satu paket.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data yang direkam
sebelumnya didalam dokumen atau formulir. Nama
catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi
yang digambarkan dengan simnbol ini adalah: jurnal, buku
pembantu, dan buku besar.

Penghubung pada halaman yang sama. Dalam
menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat
mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Karena
keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka
diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran
dokumen berhenti disuatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali
berjalan ke lokasi yang tercantum didalam simbol penghubung pada
halaman yang sama.



Penghubung pada halaman yang berbeda. Jika untuk
menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi
diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus
digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana
bagan alir terkait satu dengan lainnya.

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima
order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan,
memeriksa,dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.



Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan tempat penyimpanan dokumen.
Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan arsip
permanen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang
dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut dimasa yang akan
datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen
tersebut.
Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan arsip permanen yang merupakan
tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan
diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.

On-line computer process. Simbol ini
menggambarkan pengolahan data dengan komputer
secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.



On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip
komputer berbentuk on-line.

Pita magnetik. Simbol ini menggambarkan arsip
komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis
di dalam simbol.

Mulai/berakhir. Simbol ini menggmbarkan awal dan akhir
suatu sistem akuntansi.

ya
Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang
harus dibuat dalam proses pengolahan data.



Tidak

Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol

A. Definisi dan Manfaat Formulir


Definisi Formulir. Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk
diisi, serta berisi informasinyang telah tercetak, misalnya nomor urut formulir
dan nama formulir. Formulir sering pula disebut dengan dokumen.
Formulie Elektronik. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan
dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan
diolah dalam pengolahan data elektronik dan memilki berbagai manfaat
berikut ini:
1. Tidak Pernah Kehabisan Formulir.
2. Tidak Pernah Ketinggalan Jaman. Formulir elektronik mudah sekali
disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan.
3. Ketidakefisienan Formulir Dapat Dihindari. Penggunaan formulir
elektronik memungkinkan dilakukannya penyesuaian dengan perubahan
keadaan.

4.
5.

Kecepatan Pengisian Formulir. Kecepatan pengisian formulir
elektronik jauh melebihi kecepatan pengisian formulir kertas.
Tidak Ada Data Yang Mengambang. Dengan formulir elektronik,
data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain
secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang.



Manfaat Formulir. Formulir sangat penting artinya untuk
menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam
perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulirnuntuk
merekamnya.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk
a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis
perusahaan.
b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

c.
d.

Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di
dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.



Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Bisnis Perusahaan. Dalam
suatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari
pejabat yang memiliki wewenang untuk melaksanakan transaksi
tersebut.
Pelaksanaan
wewenang
tersebut
harus
dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan
formulir.
Untuk Merekam Data Transaksi Bisnis Perusahaan. Formulir
berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan
dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi
transaksi direkam pertama kali dalam formulir.

Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan
semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah transaksi perlu
ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan
kesalahan.



Untuk menyampaikan Informasi Pokok dari Orang Satu ke Orang
Lain di dalam Orgaisasi yang Sama atau ke Organisasi Lain. Formulir
berfungsi pula sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara
intern organisasi atau antar organisasi.

B. Penggolongan
Formulir

Golongan Formulir menurut Sumbernya.
Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan
menurut sumbernya. Menurut sumbernya, formulir dapat dibedakan
menjadi 3 golongan:
a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan.
c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
Formulir yang Dibuat dan Disimpan dalam Perusahaan. Formulir ini
dibuat perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan
dalam perusahaan. Contoh formulir ini adalah: surat permintaan
pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan
dan pengeluaran barang dari gudang.

Formulir yang Dibuat dan Dikirimkan Kepada Pihak Luar
Perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan
digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak
luar perusahaan. Contoh golongan formulir ini adalah:
faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, SOP, surat
permintaan penawaran harga, BKK, dan surat order
penjualan.



Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan.
Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari
transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar
tersebut. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur
pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang
yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank.

Golongan formulir Menurut Tujuan Penggunaa
Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan
penggunaannya:
a. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan.
b. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah
dilaksanakan.



Formulir yang Dibuat untuk Meminta Dilakukannya Suatu Tindakan.
Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi
untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk
kepentingan unit organisasi peminta. Sebagai contoh adalah formulir
surat permintaan pembelian. Formulir ini digunakan oleh bagian
gudang untuk meminta bagian pembelian melaksanakan transaksi
pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang dibagian
gudang. Contoh lain formulir yang termasuk golongan ini adalah:





Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang
Surat permintaan penawaran harga
Memo kredit dan memo debit.



Formulir yang Digunakan untuk Mencatat yang Telah Dilaksanakan.
Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data
transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir
laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh bagian
penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok.
Contoh formulir lain yang termasuk dalam golongan ini adalah:
• Faktur penjualan
• Faktur pembelian
• Kartu jam kerja
• Surat muat
• Pernyataan piutang.

Prinsip Dasar yang Mendasari Perancangan Formulir.
rsebut
Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi adakalanya
memenuhi beberapa fungsi sekaligur. Sebagai contoh dalam transaksi
penjualan, suatu perusahaan menggunakan suatu formulir yang
disebut surat order penjualan. Formulir ini diisi berbagai informasi
yang bersangkutan dengan transaksi penjualan, misalnya tanggal
penjualan, nama dan alamat pembeli, jumlah dan jenis barang yang
dijual, harga jual per satuan dan total harga jual. Surat order
penjualan dibuat 4 lembar sekaligus untuk mengurangi pekerjaan
klerikal. Lembar pertama berfungsi sebagai faktur penjualan yang
dikirim kepada pembeli; lembar kedua berfungsi sebagai permintaan
otorisasi penjualan kredit kepada Bagian Kredit; lembar ketiga
berfungsi sebagai perintah pengiriman kepada Bagian Pengiriman
untuk mengirim barang yang tersebut dalam formulir tersebut kepada
pembeli yang bersangkutan;



Lembar keempat berfungsi sebagai tembusan piutang yang dipakai
oleh Bagian Piutang untuk mencatat timbulnya piutang dari penjualan
kredit. Hanya dengan satu kali pekerjaan klerikal formulir surat order
penjualan ini memenuhi berbagai fungsi sekaligus.



Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu
diperhatikan:
1. Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang
akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.

6.
7.
8.

Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
Beri nomor untuk identifikasi formulir.
Cantumkan nomor urut tercetak.

Kapan Formulir Diperlukan ?



Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir? Ada 4 keadaan
yang mendasari perlunya penggunaan formulir:
9. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
10. Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan
formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
11. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan
dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang
cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus
digunakan.
12. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggungjawab terjadinya
transaksi, formulir perlu digunakan.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Merancang
Formulir.
1.

2.

3.



Siapa yang memerlukan atu akan mendapat informasi yang
dicatat di dalam formulir tersebut? Hal ini akan menentukan
berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang
digunakan berisi informasi yang sama? Jika ya, apakah ada
kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang
dirancang ini dengan formulir lain tersebut?
Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam
formulir telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini akan
mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian
formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan
formulir.

4.

5.

6.

Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan
tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal
ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau
hanya spasi saja.
Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin
ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang
lain? Hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan
digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk
memungkinkan pencatatan informasi.
Apakah formulir tersebut akan disimpan didalan suatu arsip? Hal
ini akan menentukan mutu kertas yang akan digunakan,dan
ukuran kertas.



C. Dokumen Sumber dan Dokumen

Pendukung

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir
digolongkan menjadi dua macam: dokumen sumber dan dokumen
pendukung.



Dokumen Sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan
kedalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung
adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya
transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
Sebagai contoh dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi
penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang merupakan dokumen sumber
sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang,
yang dilampiri dengan surat order pengiriman, laporan pengiriman
barang, dan surat muat sebagai dokumen pendukung faktur penjualan
tersebut.

Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya
transaksi penjualan yang direkam dalam faktur penjualan. Surat order
pengiriman membuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah
diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan, laporan pengiriman barang
membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada
pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order
pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya
barang kepada perusahaan angkutan umum dalam pelaksanaan
pengiriman barang kepada pembeli. Dengan dilampirkannya berbagai
dokumen pendukung tersebut, faktur penjualan sebagai dokumen
yang dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi
menjadi dapat diandalkan kesahihannya.



A. Jurnal


Setelah transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang
pertamakali dilakukan adalah dalam jurnal. Dibanding dengan catatan
akuntansi yang lain, pencatatan akuntansi di dalam jurnal ini biasanya lebih
lengkap dan lebih rinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi.
Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan
untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.
Karena jurnal merupakan catatan akuntansi yang pertama diselenggarakan
dalam proses akuntansi, maka dalam sistem akuntansi, jurnal harus dirancang
sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun yang tidak
dicatat, catatan yang dilakukan di dalamnya lengkap dengan penjelasan,
tanggal dan informasi lain, agar catatan tersebut mudah diusut kembali ke
dokumen sumbernya.

Jurnal Umum
Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua
kolom, debit dan kredit, sudah cukup memadai sebagai catatan akuntansi
pertama. Kolom-kolom dalam jurnal umum tersebut diisi data sebagai
berikut:
a. Kolom Tanggal. Kolom ini diisi dengan terjadinya transaksi yang diisi
secara berurutan sesuai dengan kronologi terjadinya transaksi.
b. Kolom Keterangan. Kolom ini diisi dengan keterangan lengkap
mengenai transaksi yang terjadi, seperti nama rekening yang didebit
dan dikredit, serta penjelasan ringkas tentang transasaksi yang
bersangkutan.
c. Kolom Nomor Bukti. Kolom ini digunakan untuk mencatat nomor
formulir yang dipakai sebagai dasar pencatatan data dalam jurnal
tersebut. Karena pencatatan dalam jurnal harus dapat diverifikasi
ketelitian dan kebenarannya, nomor ini diperlukan untuk pencarian
kembali dokumen sumber yang bersangkutan dengan transaksi, untuk
keperluan verifikasi terhadap transaksi yang terjadi.



d. Kolom Nomor Rekening. Kolom ini didisi dengan nomor
rekening yang didebit dan nomor rekening yang dikredit dengan
adanya transaksi. Pencantuman nomor rekening dalam kolom ini
digunakan untuk proses peringkasan secara periodik, biasanya
setiap bulan, transaksi keuangan yang terjadi dalam periode
tertentu. Pada akhir bulan misalnya, jurnal umum ini diringkas,
dan hasil ringkasannya dibukukan ke dalam rekening yang
bersangkutan dalam buku besar.
e. Kolom Debit dan Kredit. Kolom ini didisi dengan jumlah rupiah
transaksi. Jumlah-jumlah rupiah dalam kolom ini diringkas
menurut nomor rekening yang tercantum dalam kolom nomor
rekening. Hasil ringkasan menurut nomor rekening ini kemudian
secara periodik dibukukan ke dalam rekening yang bersangkutan
dalam buku besar.



Jurnal Khusus
Jika usaha bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih banyak,
jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung
berbagai transaksi yang timbul, frekuensi terjadinya semakin tinggi.
Dalam hal ini mulai diperlukan jurnal khusus,selain jurnal umum
tersebut, dan dibutuhkan lebih banyak karyawan untuk
menyelenggarakan berbagai jurnal khusus tersebut.



Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Jurnal
Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal
adalah sebagai berikut:
1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga
memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan
dalam mencatat dengan segera transaksi keuangan yang terjadi.

2.

3.

4.

5.

6.

Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi kedalam
penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas,
pengeluaran kas, penjualan dan pembelian.
Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harue
digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga
memungkinkan pembukuan jumlah per kolom ke dalam
rekening yang bersangkutan ke dalam buku besar.
Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening
yang bersangkutan dalam buku besar, yang akan menerima
jumlah yang akan dibukukan dari jurnal.
Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan
angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan
dalam buku besar.
Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa
sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya
dibuat sanagt minimum.



Jenis Jurnal
Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam erusahaan yang relatif besar
adalah sebagaai berikut:
1. Jurnal Penjualan. Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi
penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai. Dari jurnal
penjualan ini manajemen akan dapat memperoleh informasi
mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu,
urut secara kronologis.
2. Jurnal Pembelian. Jurnal pembelian ini digunakan untuk mencatat
transaksi pembelian kredit. Transaksi penjualan tunai dicatat dalam
jurnal pengeluaran kas.
3. Jurnal Penerimaan Kas. Jurnal penerimaan kas digunakan untuk
mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas
perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang.
Jika frekuensi transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini
digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal yang
disebut jurnal kas.



4.
5.

Jurnal Pengeluaran Kas. Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk
mencatat transaksi pengeluaran kas.
Jurnal Umum. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi
selain yang dicatat dalam jurnal khusus. Jika perusahaan hanya
menyelenggarakan 2 jurnal khusus; jurnal kas dan jurnal
penjualan, maka jurnal umum digunaka untuk mencatat transaksi
selain penerimaan dan pengeluaran kas serta transaksi penjualan.



B. Metode Pencatatan Data ke Dalam Jurnal


Jurnal pada umumnya berbentuk buku yang dijilid. Bentuk jurnal ini banyak
dijumpai di perusahaan yang menggunakan sistem manual di dalam
pembukuan. Jurnal dapat pula berbentuk lembaran-lembaran formulir lepas.
Bentuk ini digunakan terutama jika pembukuan menggunakan mesin
pembukuan. Dalam akuntansi dengan komputer, jurnal berbentuk arsip
transaksi dalam bentuk pita magnetik, yang setelah dicek kebenarannya dan
kesahihannya, digunakan untuk memutakhirkan (update) arsip induk.
Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam
jurnal:
1. Dengan pena
2. Dengan mesin pembukuan
3. Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal
4. Dengan komputer

Langkah Perancangan Jurnal
Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa ditempuh oleh ahli
sistem dalam merancang jurnal:



1.
2.
3.

Mengumpulkan informasi mengenai karakteristik tranaksi yang
terjadi dalam peusahaan.
Membuat jurnal standar untuk setiap jenis transaksi yang
frekuensi terjadinya tinggi.
Merancang jurnal berdasarkan jurnal standar tersebut.

A. Buku Besar


Karakteristik Buku Besar
Buku besar merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk
menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal. Rekening
adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi
dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan disebut kredit, sebagai
alat untuk mengklasifikasikan dan mencatat transaksi berdasar prinsip tata buku
berpasangan.
Proses sortasi dan pemindahan data ke dalam buku besar dan buku pembantu
disebut dengan pembukuan. Dalam sistem manual, kegiatan posting ini
memerlukan 4 tahap berikut ini:
1. Pembuatan rekapitulasi jurnal.
2. Penyortasian rekening yang akan diisi dengan data yang bersangkutan.
3. Pencatatan data rekapitulasi dalam rekening yang bersangkutan.
4. Pengembalian rekening ke dalam arsip pada urutannya semula.

Pembuatan rekapitul mengawali kegiatan posting. Jika perusahaan
mennyelenggarakan jurnal-jurnal khusus berkolom, kegiatan posting
diawali
dengan penjumlahan kolom-kolom, dan pembuatan
ringkasan data rupiah dari kolom lain-lain dalam jurnal tersebut.
Angka rupiah beserta nama dan nomor rekening hasil kegiatan
pembuatan rekapitulasi siap untuk ditransfer ke rekening yang
bersangkutan dalam buku besar.



Untuk mencatat hasil rekapitulasi tersebut, harus dilakukan
penyortasian terhadap rekening-rekening dalam buku besar, untuk
mencari rekening yang bersangkutan dengan yang tercantum dalam
hasil rekapitulasi. Setelah rekening yang dimaksud ditemukan,
kemudian diambil dari asip,, diletakkan dimeja untuk disiapkan
menerima posting informasi dari rekapitulasi jurnal.

Pencatatan data hasil rekapitulasi jurnal ke dalam rekening dilakukan
dengan mencatat tanggal, nama jurnal, halaman jurnal, dan jumlah
rupiah yang didebitkan atau dikreditkan ke dalam rekening tersebut.
Setelah kegiatan penctatan ini selesai dilaksanakan, rekening yang
bersangkutan harus dikembalikan kedalam arsip, pada tempatnya
semula, untuk memudahkan pencariannya kembali dalam kegiatan
posting yang lain.



Formulir Rekening Buku Besar
Sudah disebutkan bahwa rekening buku besar umumnya berbentuk T,
yang merupakan catatan akuntansi yang dibagidua secara vertikal,
sebelah kiri disebut debit, dan sebelah kanan disebut kredit. Ada
berbagai variasi bentuk formulir rekening buku besar:
1. Rekening dengan debit lebar
2. Rekening biasa
3. Rekening berkolom saldo di tengah
4. Rekening berkolom saldo

5. Rekening ganda berkolom saldo
6. Rekening dengan saldo lama dan saldo baru.



Gambar Rekening dengan Debit Lebar
Nama …………………….
Tgl

Keterangan

Fol ⋎

No. Rekening
Debit

Tgl

Ket.

Fol ⋎

Kredit

Gambar Rekening Biasa
Nama Rekening…………..

Tgl

keterang Fol ⋎
an

Debit

No. Rekening……………………….


Tgl

keterangan

Fol ⋎

Kredit

Gambar Rekening Berkolom Saldo di Tengah

Nama Rekening …………



Tgl Ket

Saldo

Fol ⋎ Debit

No. Rekening …………..
Kredit

Fol ⋎

Ket

Tgl

Susunan Rekening Buku Besar
Rekening –rekening yang dibentuk dalam buku besar harus
disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi yang akan disajikan
dalam laporan keuangan. Biasanya laporan keuangan yang dipakai
sebagai dasar pembentukan dan penyusunan rekening-rekening buku
besar adalah neraca dan laporan rugi laba.



Umumnya jenis dan susunan informasi yang disajikan dalam neraca
dan laporan rugi laba untuk jenis usaha tertentu telah mengikuti jenis
dan susunan standar yang lazim dalam menyajikan laporan keuangan
dalam jenis usaha tersebut. Sebagai contoh jenis dan susunan
informasi mengenai aktiva lancar di dalam naraca perusahaan
manufaktur umumnya adalah sebagai berikut:

Kas dan bank
Investasi sementara
Piutang
Cadangan kerugian piutang
Persediaan produk jadi
Persediaan Produk Dalam Proses
Persediaan bahan baku dan bahan penolong
Persekot biaya
Aktiva lancar lain



Jika jenis dan susunan informasi aktiva lancar seperti tersebut
diatas, maka dalam buku besar dibentuk jenis rekening-rekening
tersebut dengan susunan yang sama yang tersebut di atas.

B. Kode Rekening


Kode adalah suatu rerangka yang menggunakan angka atau huruf atau
kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi
yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan
pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi.
Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode
untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan, dan mengambil data
keuangan. Dalam mencatat transaksi pembelian bahan baku misalnya,
perusahaan pada imimnya tidak hanya menggunakan nama-nama
rekening Persediaan dan Utang dagang, namun mencantumkan pula
kode rekening (012 Persediaan Bahan Baku dan 100 Utang Dagang)
untuk memudahkan pencatatan, pengklasifikasian, penyimpanan, dan
pengambilan data akuntansi.

Tujuan Kode
Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode memenuhi berbagai
tujuan berikut ini:
1. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik.
Data akuntansi perlu diberi identifikasi secara unik agar dapat
dilakukan pencatatan, klasifikasi, penyimpanan, dan
pengambilan data tersebut dengan benar. Dengan kode angka,
misalnya masing-masing debitur memiliki identita yang unik,
yang menjadikan satu debitur berbeda dari debitur yang lainnya.



2. Meringkas data
Kode menjadikan data akuntansi lebih ringkas sehingga
menentukan lebih sedikit ruang dalam pencatatannya. Dalam pencatatan
transaksi penjualan misalnya, Bagian Akuntansi tidak perlu menuliskan
nama rekening Harga Pokok Penjualan dan Persediaan Produk Jadi,
namun cukup menuliskan kode rekening tersebut dalam jurnal umum.

3. Mengklasifikasi rekening atau transaksi
Dalam mengolah data akuntansi, kode digunakan untuk
menunjukkan ke dalam klasifikasi apa suatu rekening atau transaksi
dikelompokkan. Misalnya daerah pemasaran Yogyakarta diberi kode
15, maka semua faktur penjualan untuk transaksi penjualan yang
terjadi di Yogyakarta akan diberi kode 15, sehingga memudahkan
pengklasifikasian informasi penjualan menunjukkan daerah
pemasaran.



4. Menyampaikan makna tertentu
Dengan kode kita dapat menyampaikan informasi yang bermakna
tertentu.

Metode Pemberian Kode Rekening
Pemberian kode rekening pada umumnya didasarkan pada rerangka
pemberian kode tertentu, sehingga memudahkan pemakai dalam
penggunaannya. Pemberian kode rekening tidak dimaksudkan agar
pemakai menghapalkan kode-kode rekening yang disusun, namun
untuk memudahkan pemakai mengikuti rerangka logika pemberian
kode rekening, sehingga dapat memudahkan rekening yang disusun
untuk pemberian identifikasi transaksi yang terjadi dalam
perusahaan. Ada 5 metode pemberian kode rekening:
1. Kode angka atau alfabet urut.
2. Kode angka blok
3. Kode angka kelompok
4. Kode angka desimal
5. Kode angka urut didahului dengan huruf



Kode angka atau alfabet urut. Dalam metode pemberian kode ini,
rekening buku besar diberi kode angka atau huruf yang berurutan.
Kelemahan kode angka atau Alfabet Urut ini adalah jika terjadi
perluasan jumlah rekening, hal ini akan mengakibatkan perubahan
menyeluruh terhadap kode rekening yang mempunyai kode angka
yang lebih besar. Contoh:
1. Kas dan bank
2. Investassi sementara
3. Piutang
4. Cadangan kerugianpiutang
5. Persediaan produk jadi
6. Persediaan produk dalam proses
7. Persediaan bhn baku dan bhn penolong
8. Persekot biaya
9. Investasi jangka panjang
10. Tanah, ….dst



c. Buku Pembantu

Buku Pembantu adalah suatu kelompok rekening yang
merupakan rincian rekening tertentu dalam buku besar,
yang dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat
penyusunan laporan keuangan. Umumnya perusahaan
manufaktur menyelenggarakan berbagai buku
pembantu berikut ini:
a. Buku pembantu persediaan
b. Buku pembantu piutang
c. Buku pembantu utang
d. Buku pembantu harga pokok produk
e. Buku pembantu biaya
f. Buku pembantu aktiva tetap



A. Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi,
metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk
menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.



Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut
dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian intern
akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian
intern administratif (internal administrative control).
Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari
sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi,
metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama
untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian

Dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi
yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor
dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan
menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.



Pengendalian intern administratif meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya
kebijakan manajemen.
Unsur Sistem Pengendalian Intern
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab
funfsional secara tegas.
2. Karyawan
yang
bermutu
sesuai
dengan
tanggungjawabnya.

3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang
memberikan perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, utang, dan pendapatan dan biaya.
4. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan
fungsi setiap unit organisasi.



B. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan
tindakan para pemilik dan manajer perusahaan
mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan.
Efektivitas unsur pengendalian intern sangat
ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan
pengendalian. Sebagai contoh, dalam suatu perusahaan
yang manajemen puncaknya menganggap anggaran
hanya sebagai alat untuk memenuhi kebutuhan pemilik
perusahaan, bukan sebagai alat manajemen untuk
perencanaan dan pengendalian kegiatan perusahaan,
lingkungan ini akan mengakibatkan manajemen
menengah dan karyawan tidak seriusndalam
melaksanakan anggaran perusahaan.



Lingkungan pengendalian harus diberi tekanan
perhatian, karena berdasarkan kenyataan, justru
lingkungan pengendalian ini mempunyai dampak
besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang
diterapkan didalam perusahaan.



Lingkungan pengendalian mempunyai empat unsur:
1. Filosofi dan gaya operasi
2. Berfungsinya dewan komisaris dan komite
pemeriksaan
3. Metode pengendalian manajemen
4. Kesadaran pengendalian

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi
parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Philosophy
merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang
seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan.



Berfungsinya
Dewan
Komisaris
dan
Komite
Pemeriksaan. Dalam perusahaan berbentuk perseroan
terbatas, jika penunjukkan akuntan publik dilakukan oleh
manajemen puncak, kebebasan akuntan publik dapat
tampak berkurang dipandang dari sudut pemegang
saham. Hal ini karena manajemen puncak adalah pihak
yang seharusnya dinilai kejujuran pertanggungjawaban
keuangannya oleh akuntan publik, padahal manajemen
puncak yang menentukan pemilihan akuntan publik yang
ditugasi dalam pemeriksaan laporan keuangan yang

Dipakai untuk pertanggungjawaban keuangan oleh
manajemen puncak. Oleh karena itu, untuk menciptakan
independensi akuntan publik, perusahaan-perusahaan yang
go public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukkan
akuntan publik dari tangan manajemen puncak ke tangan
dewan komisaris atau komite pemeriksaan.



Metode Pengendalian Manajemen, merupakan metode
perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya
perusahaan
dalam
mencapai
tujuan
perusahaan.
Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan
melalui empat tahap : (1) penyusunan program (rencana
jangka panjang), (2) penyusunan anggaran (rencana jangka
pendek), (3)pelaksanaan dan pengukuran, dan (4)pelaporan
dan analisis.

Proses manajemen perusahaan dimulai dengan perencanaan
strategik yang didalamnya terjadi pro penetapan tujuan
perusahaan dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan
tersebut. Setelah tujuan perusahaan ditetapkan dan strategi untuk
mencapai tujuan tersebut dipilih, proses manajemen perusahaan
kemudian diikuti dengan penyusunan program-program untuk
mencapaintujuan perusahaan yang ditetapkan dalam perencanaan
strategik.



Kesadaran Pengendalian, dapat tercermin dari reaksi yang
ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas
kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan itern atau
akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan tindakan
koreksi atas temuan kelemahan pengendalian yang dikemukakan
oleh akuntan publik, hal ini merupakan petunjuk adanya
komitmen
manajemen
terhadap
penciptaan
lingkungan
pengendalian yang baik.

A. Penjualan Kredit
Kegiatan penjualan kredit terdiri dari transaksi
penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun
secara tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika
order dari pelanggan telah dipenuhi dengan
pengiriaman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka
waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada
pelanggannya. Kegiatan penjualan kredit ini ditangani
perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa
baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika
perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan
penjualan tunai ini ditangani perusahaan melalui sistem
penjualan tunai.



Dalam transaksi penjualan, tidak semua penjualan
berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan.
Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah
dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian
barang oleh pembeli ini ditangani perusahaan melalui
sistem retur perusahaan.



Penjualan Kredit denagn Kartu Kredit Perusahaan.
Perusahaan dapat melakukan penjualan kredit dengan
kartu kredit yang dikeluarkan oleh perusahaan. Sistem
penjualan kredit dengan menggunakan kartu kreditbini
biasanya digunakan oleh toko pengecer. Kartu kredit
perusahaan ini diterbitkan oleh perusahaan tertentu
untuk para pelanggannya.

Pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan setelah
melalui seleksi berdasarkan kemampuan membayar dan
karakternya. Pelanggan dapat menggunakan kartu
kredit ini untuk membeli barang hanya ke perusahaan
yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir
bulan atau tanggal tertentu, perusahaan menagih jumlah
harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit
selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.



Fungsi yang terkait.
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit
dengan kartu kredit perusahaan adalah: (a) fungsi kredit
(b) fungsi penjualan (c) fungsi gudang (d) fungsi
pengiriman (d) fungsi akuntansi (e) fungsi penagihan.

Fungsi kredit, dalam transaksi penjualan kredit dengan
kartu kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas
pemberian kartu kredit kepada pelanggan terpilih.
Sebelum seorang pelanggan diberi kartu kredit, ia harus
mengajukan permintaan menjadi anggota kartu kredit
perusahaan dengan mengisi formulir permintaan
menjadi
anggota.
Fungsi
kredit
melakukan
pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan
calon anggota dengan meminta fotocopy rekening koran
bank, keterangan gaji atau sumber lain. Pelanggan yang
diberi kartu kredit adalah pelanggan yang telah
melewati tahap seleksi yang dilakukan oleh fungsi
kredit, sehingga kemungkinan tidak tertagihnya piutang
kepada pelanggan tersebut dapat dikurangi. Dalam
strutur organisasi, barada di tangan Bagian Kredit.



Fungsi Penjualan, bertanggungjawab melayani
kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan
mengisi faktur penjualan kartu kredit untuk
memingkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman
melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan.
Dalam struktur organisasi, berada di tangan Bagian
Order Penjualan.



Fungsi Gudang, fungsi ini menyediakan barang yang
diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang
tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu
kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Dalam
struktur organisasi, berada di tangan Bagian Gudang.

Fungsi Pengiriman, bertanggungjawab untuk menyerahkan
barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai
dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan
kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini
juga bertanggungjawab untuk memperolah tandatangan dari
pelanggan di atas faktur penjualan kartu kredit sebagai bukti
telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan. Dalam
strutur organisasi, berada di tangan Bagian Pengiriman.



Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab untuk mencatat
transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke dalam
kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang
diterima dari fungsi pengiriman. Disamping itu, fungsi
akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan transaksi
penjualan di dalam jurnal penjualan. Dalam struktur
organisasi, berada di tangan di Bagian Piutang.

Fungsi Penagihan, bertanggungjawab untuk membuat surat
tagihan secara periodik kepada pemegang kartu kredit. Dalam
struktur organisasi, berada di tangan Bagian Penagihan.



Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen.
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau
kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi
penjualan kredit.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka
waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.

Dokumen yang Digunakan
1. Faktur Penjualan Kartu Kredit
2. Surat Tagihan



Faktur Penjualan Kartu Kredit, dokumen ini digunakan untuk
merekam transaksi penjualan kredit dengan kartu kredit. Lembar
ke-1 dan ke-2 berfungsi sebagai dasar pembuatan surat tagihan
yang secara periodik dibuat oleh fungsi penagihan dan dikirimkan
kepada pelanggan. Oleh karena itu, fungsi pengiriman harus
mendapatkan tanda tangan di atas faktur penjualan kartu kredit
lembar ke-1 dan ke-2 pada saat fungsi tersebut menyerahkan
barang kepada pelanggan lembar ke-3 berfungsi sebagai perintah
kepada gudang untuk meyiapkan barang yang dibutuhkan oleh
pelanggan, dan lembar ke-4 berfungsi sebagai perintah pengiriman
barang kepada fungsi pengiriman. Lembar ke-2 tetap disimpan di
dalam arsip fungsi akuntansi, dan lembar ke-1 dilampirkan pada
surat tagihan yang dikirimkan secara periodik kepada pelanggan.

Surat Tagihan, berisi dua bagian; bagian atas merupakan
dokumen yang harus disobek dan dikembalikan bersama
cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian
bawahbberisi rincian transaksi pembelian yang dilakukan
pelanggan dalam periode tertentu.



Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Jurnal Penjualan
2. Kartu Piutang
3. Kartu gudang
Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun
kredit.

Kartu Piutang, catatan akuntansi ini merupakan buku
pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan
kepada tiap-tiap debiturnya.



Kartu Gudang, catatan ini sebenarnya bukan termasuk dalam
golongan catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan oleh
fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang
disimpan di gudang beserta mutasinya.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
1. Prosedur order penjualan
2. Prosedur pengiriman barang
3. Prosedur pencatatan piutang
4. Prosedur penagihan’
5. Prosedur pencatatan penjualan

Prosedur order penjualan, fungsi penjualan menerima order
dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada
surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian
membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirimkannya
kepada berbagai fungsi lain untuk memungkinkan fungsi
tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari
pembeli.



Prosedur Pengiriman, fungsi gudang menyiapkan barang
yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman
mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan
informasi yang tercantum dalam faktur penjualan kartu
kredit yang diterima dari fungsi gudang. Pada saat
penyerahan
barang,
fungsi
pengiriman
meminta
tandatangan penerimaan barang dari pemegang kartu kredit
di atas faktur penjualan.

Prosedur pencatatan piutang, fungsi akuntansi
mencatat tembusan faktur penjualan kartu kredit ke
dalam kartu piutang.



Prosedur penagihan, fungsi penagihan menerima
faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya
menurut abjad. Secara periodik fungsi penagihan
membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada
pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan
faktur penjualan kartu kredit.
Prosedur pencatatan penjualan, fungsi akuntansi
mencatat transaksi penjualan kartu kredit ke dalam
jurnal penjualan.

B. Sistem Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahan dengan cara
mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari
pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai
tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak
tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada
seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat
atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.



Fungsi yang Terkait
1. Fungsi Penjualan
2. Fungsi Kredit
3. Fungsi Gudang
4. Fungsi Pengiriman
5. Fungsi Penagihan
6. Fungsi Akuntansi

Fungsi Penjualan, bertanggungjawab untuk menerima
order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk
menambahkan informasi yang belum ada pada surat order
tesebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal
pengiriman, mengisi surat order pengiriman.



Fungsi Kredit, fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan
yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggungjawab
untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan
otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
Fungsi Gudang, dalam transaksi kredit, fungsi ini
bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta
menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

Fungsi Pengiriman, dalam transaksi penjualan kredit,
fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan
barang atas dasar surat order pengiriman yang
diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini
bertanggungjawab untuk menjamin bahwa tidak ada
barang yang keluarvdari perusahaan tanpa adanya
otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat
berupa
surat
order
pengiriman
yang
telah
ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang
ditandatangani oleh fungsinpembelian untuk barang
yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur
pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi
mengenai penjualan/pembuangan aktiva tetap yang
sudah tidak dipakai lagi.



Fungsi Penagihan, dalam transaksi penjualan kredit, fungsi
bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur
penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy
fakturbbagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh
fungsi akuntansi.



Fungsi akuntansi, fungsin ini bertanggungjawab untuk
mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit
dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada
para debitur, serta membuat laporan penjualan. Disamping
itu, fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok
persediaan yang dijual kendalam kartu persediaan. Fungsi ini
berada ditangan Bagian Piutang (sebagai penyelenggara kartu
piutang), Bagian Jurnal (sebagai penyelenggara jurnal
penjualan dan pembuatan laporan penjualan), dan Bagian
Kartu Persediaan (sebagai penyelenggara kartu persediaan).

Unsur Pengendalian Intern
Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang
diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok
pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem
otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.
ORGANISASI
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
Pemisahan keduan fungsi ini dimaksudkan untuk
menciptakan pengecekan intern terhadap transaksi penjualan
kredit. Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan
mempunyai kecenderungan untuk menjual barang sebanyakbanyaknya, yang seringkali mengabaikan dapat ditagih atau
tidaknya piutang yang timbul dari transaksi tersebut. Oleh
karena itu diperlukan pengecekan intern terhadap status
kredit pembeli sebelum transaksi penjualan kredit
dilaksanakan.



Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada
seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat pelunasan piutang
yang dilakukan oleh pembeli tersebut dimasa yang lalu. Dengan
dipisahkan fungsi penjualan dari fungsi kredit, resiko tidak tertagihnya
piutang dapat dikurangi.



2. Fungsin Akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi
kredit.
Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan
pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi.
Dalam sistem penjualan kredit, fungsi akuntansi yang melaksanakan
pencatatan piutang harus di[pisahkan dari fungsi operasi yang
melaksanakan transaksi penjualan dan dari fungsi kredit yang mengecek
kemampuan pembeli dalam melunasi kewajibannnya. Dalam struktur
organisasi , fungsi pemberi otorisasi kreditvini berada ditangan bagian
kredit yang berada di bawah departemen keuangan. Departemen
keuangan adalah pemegang fungsi penyimpanan. Dengan dipisahkannya
tiga fungsinpokok tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitiannya
dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin
keamanannya (piutang dapat ditagih).

3. Fungsin Akuntansi harus dipisah dari fungsi kas.
Berdasar unsur pengendalian yang baik, fungsi akuntansi
harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain: fungsi
operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan
untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin
ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dengan kata lain,
suatu sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan
kedua fungsi pokok yang lain: fungsi operasi dan fungsi
penyimpanan akan membuka kesempatan bagi karyawan
perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan
mengubah catatan akuantansi utnuk menutupi kecurangan
yang dilakukannya. Dalam struktur organisasi, fungsi
akuntansi yang bertanggungjawab atas pencatatan piutang
berada di tangan bagian piutang dan fungsi kas yang
bertanggungjawab atas penerimaan kas yang berasal dari
pelunasan piutang berada di tangan bagian kasa.



4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang
atau lebih dari satu fungsi.
Dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan, harus diperhatikan unsur pokok sistem
pengendalian intern bahwa: setiap transaksi harus dilaksanakan
dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari
satu fungsi. Dengan menggunakan unsur pengendalian intern
tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta
internal check yang mengakibatkan peke rjaan karyawan yang
satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang
lain. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan kredit harus
dirancang unsur pengendalian intern berikut ini: “transaksi
penjualan kredit harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi
kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi
akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kreditnyang
dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut”.



SISTEM OTORISASI dan PROSEDUR PENCATATAN
Dalam organisasi, setiap transaksi keuangan terjadi melalui
sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satu pun transaksi yang
terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang
untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan
membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki
wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau dokumen
pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam
catatan akuntansi melalui prosedurbpencatatan tertentu.
Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan
otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur
pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan
terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat
terjamin ketelitian dan keandalannya.



1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi
penjualan dengan menggunakan formulir surat order
pengiriman.
Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order dari
pembeli. Sebagai awal kegiatan penjualan, fungsi penjualan
mengisi
formulir surat
order
pengirimn untuk
memungkinkan berbagai pihak (fungsi pemberi otorisasi
kredit, fungsi penyimpanan barang, fungsi pengiriman, dan
fungsi pencatatan penagihan) melaksanakan pemenuhan
order yang
diterima dari pembeli.
Persetujuan
dimulainyankegiatan penjualan dieujudkan dalam bentuk
tanda tangan otorisasindari fungsi penjualan pada formulir
surat order pengiriman. Dengan demikian fungsi penjualan
ini bertanggungjawab atas perintah pengiriman yang
ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan
ordervyang diterimanya dari pembeli.



Leh

2. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan
membubuhkan tandatangan pada kredit copy
(tembusan surat
order pengiriman).
Untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang, transaksi penjualan
kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang
dikirimkan kepada pembeli. Otorisasi ini berupa tandatangan kepala
bagian kredit dalam dokumen credit copy, yang merupakan tembusan
surat order pengiriman.



3. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi
pengiriman dengan cara menandatanganindan membubuhkan cap
“sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
Sebagai bukti dilaksanakannya pengiriman barang, fungsi pengiriman
membubuhkan tandatangan otorisasi dan cap “sudah dikirim” pada copy
surat order pengiriman. Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi pengiriman
ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilaksanakannya pengiriman
barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh
fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan
pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen penagihan piutang.

4.Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di
dasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri
dengan dokumen pendukung yang lengkap.
Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal
dari dokumen sumber yang sahih (valid), dengan
dibuktikan
dengan
dilampirkannya
dokumen
pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh
pejabat berwenang. Dalam sistem penjualan kredit,
pencatatan mutasi piutang harus didasarkan pada
dokumen sumber dan dokumen pendukung berikut ini;
‘pencatatan terjadinya piutang didasarkan atas
fakturnpenjualan yang didukung dengan surat order
pengiriman dan suratbmuat.”



PRAKTIK YANG SEHAT
1. Penggunaan formulirnbernomor urut cetak. Dalam
organisasi setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika
telah mendapat otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi
dari yang berwenang tersebut diwujudkan dalam bentuk
tanda tangan pada formulir. Dengan demikian unruk
mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam
perusahaan
dapat
dilakukan
dengan
mengawasi
penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk
otorisasi terjadinya transaksi tersebut. Salah satu cara
pengendalian formulir adalah dengan merancang formulir
yang bernomor urut cetak. Oleh karena itu dalam sistem
penjualan formulir pokok surat ordercpengiriman dan
faktur penjualan harus bernomor urut cetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang
bersangkutan.



2. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim
pernayataan piutang kepada setiap debitur untuk
menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan
oleh fungsi tersebut. Praktek yang sehat dapat diciptakan
dengan cara pengecekan secara periodik ketelitian catatan
akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan
catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar
yang bebas. Untuk mengecek ketelitian catatan piutang
perusahaan, secara periodik fungsi akuntansi diharuskan
membuat pernyataan piutang dan mengirimkannya
kepada debitur yang bersangkutan. Dengan cara ini data
yang dicatat dalam kartu piutang di cek ketelitiannya oleh
debitur yang bersangkutan, sehingga pengiriman secara
periodik pernyataan piutang ini akan menjamin ketelitian
data akuntansi yang dicatat oleh perusahaan.



c. Sistem retur penjualan

Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan
menerima pengembalian barang dari pelanggan.
Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi
oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi
penerimaan.



Fungsi yang Terkait
1. Fungsi Penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab atas
penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian
barang yang telah dibeli oleh pembeli. Otorisasi
penerimaan kembali barang yang telah dijual
tersebut dilakukan dengan cara membuat memo
kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan.

2. Fungsi Penerimaan. Fungsi ini bertanggungjawab atas
penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam
memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.



3. Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggungjawab atas
penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan
setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang
yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh
fungsi gudang dalam kartu gudang.
4. Fungsi Akuntansi. Dalam transaksi retur penjualan, fungsi ini
bertanggungjawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke
dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan
berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur
penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. Disamping
itu, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengirimkan memo
kredit kepada pembeli yang bersangkutan.

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen
1. Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk
atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah bverkurangnya piutang karena retur
penjualan.
3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh
pembeli.
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produknyang dikembalikan oleh pembeli
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan produk
yang dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasinpejabat yang berwenang.



Dokumen yang Digunakan
1. Memo kredit. Dalam pencatatan transaksi retur penjualan,
memo kredit merupakan dokumen sumber sebagai dasar
pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan
jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini
dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah
kepada fungsi oenerimaan untuk menerima barang yang
dikembalikan oleh pembeli.



2. Laporan Penerimaan Barang. Dalam transaksi retur
penjualan, laporan penerimaan barang merupakan
dokumen pendukung yang melampiri memo kredit.
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai
laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang
diterima dari pembeli.

Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Jurnal umum dan/ jurnal retur penjualan,
berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang
dagang akibat dari transaksi retur penjualan dicatat
dalam jurnal umum, atau jika perusahaan menggunakan
jurnal khusus, dicatat dalam jurnal retur penjualan.
Berkurangnya
harga
pokok
penjualan
dan
bertambahnya harga pokok persediaan produk jadi
akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal
umum.
2. Kartu piutang, catatan akuntansi ini merupakan buku
pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan
digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang
kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut.



3. Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku
pembantu persediaan yang dalam transaksiretur penjualan
digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan
produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut.
4. Kartu Gudang, catatan ini diselenggarakan oleh bagian
gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan
produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.



Jaringan Prosedur dalam Sistem Retur Penjualan
1. Prosedur pembuatan memo kredit, berdasarkan
pemberitahuan retur penjualan dari pembeli, dalam prosedur
ini fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan
perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang
dari pembeli tersebut kepada fungsi akuntansi untuk mencatat
pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan.

2. Prosedur Penerimaan Barang, dalam prosedur ini fungsi
penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah
dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan
membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri
memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan Retur Penjualan, dalam prosedur
ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan
pendapatan penjualan akibat darintransaksi retur
penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal
umum dan jurnal retur penjualan dan ke dalam buku
pembantu piutang. Dalam porsedur ini pula berkurangnya
harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok
persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal
umum dan dalam buku pembantu persediaan.



A. Sistem Akuntansi Piutang
Prosedur Pencatatan Piutang
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat
mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi
piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan
kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan
penghapusan piutang.



Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap
debitur.
2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh
setiap debitur
3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat
tertentu.

Dokumen
1. Faktur Penjualan, dalam pencatatan piutang dokumen ini
digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang
dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri
dengan surat muat (bill of lading) dan surat order
pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat
transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk, dalam pencatatan piutang dokumen ini
digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya
piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
3. Memo Kredit, dalam pencatatan piutang dokumen ini
digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan.
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan dan
jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang
dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan dokumen
sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan.



Catatan Akuntansi
1. Jurnal Penjualan, dalam prosedur pencatatan piutang
catatan ini digunakan untuk mencatattimbulnya piutang
dari transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan, dalam prosedur pencatatan
piutang catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
3. Jurnal Umum, dalam prosedur pencatatan piutang
catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan
piutang yang tidak dapat lagi ditagih.
4. Jurnal Penerimaan Kas, dalam prosedur pencatatan
piutang catatan akuntansi digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas
dari debitur.



5. Kartu Piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat mutasi dan saldo piutang kepada debitur.



Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah:
1. Transaksi Penjualan Kredit,
2. Transaksi Retur Penjualan
3. Transaksi Penerimaan kas dan Piutang
4. Tansaksi Penghapusan Piutang

B. Prosedur Pernyatan Piutang
Pernyataan piutang adalah formulir yang menyajikan
jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan
disertai dengan rinciannya. Pernyataan piutang dapat
berbentuk berikut ini:
1. Pernyatan saldo akhir bulan
2. Pernyatan satuan
3. Pernyatan faktur yang belum dilunasi.



Distribusi Penjualan
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang
tercantum dalam media dan pengumpulan total
ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan.

Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan
untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Transaksi pembelian dapat digolonngkan menjadi dua:
pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian
dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian
dari pemasok luar negeri.



Fungsi yang Terkait
1. Fungsi Gudang, bertanggungjawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang
ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah
diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang
langsung dipakai (tidak diselenggarakanpersediaan barang di
gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

A

2. Fungsi Pembelian, bertanggungjawab untuk memperolah
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluaran order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan, bertanggungjawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang
berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi, fungsi akuntansi yang terkait dalam
transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi
pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansinpembelian, fungsi
pencatat utang bertanggungjawa untuk mencatat transaksi
pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk
mengarsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi
sebagai



catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai
buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian,
fungsi pencatat persediaan bertanggungjawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke
dalam kartu persediaan. Dalam struktur organisasi, fungsi
pencatat utang berada ditangan bagian utang sedangkan
fungsi pencatat persediaan berada di tangan bagian kartu
persediaan.



Secara garis besar transaksi pembelian mencakup
prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke
fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari
berbagai pemasok.

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari
berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang
yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima
kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang
kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari
pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut,
fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.



Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
1. Jenis persediaan yang telah mencapai tititk pemesanan
kembali (reorder point)
2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dan
pembelian



Dokumen yang Digunakan
7. Surat Permintaan Pembelian, merupakan formulir yang diisi
oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang
dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam
surat tersebut.

Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap
permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya
untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga, dokumen ini digunakan untuk
meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak
bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah
pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian, dokumen ini digunakan untuk memesan
barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari
berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
a. Surat Order Pemnbelian, merupakan lembar pertama surat order
pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang
dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok, tembusan order pembelian ini
dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tandatangan dari pemasok
tersebut dan dikirimkan kembali ke perusahaan sebagai bukti telah
diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan
pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti dalam dokumen
tersebut.



un

 C. Tembusan bagi Unit Barang, tembusan ini dikirimkan
kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa yang
dimintanya telah dipesan.
 D. Arsip Tanggal Penerimaan, tembusan surat order
pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut
tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar
untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang
tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
 E. Arsip Pemasok, tembusan surat order pembelian ini
disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok,
sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
 F. Tembusan Fungsi Penerimaan, tembusan surat order
pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai
otorisasi untuk menerima barang yang jenis,spesifikasi,
mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum
dalam dokumen tersebut.



 G. Tembusan Fungsi Akuntansi, tembusan surat agai
salah pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai
salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul
dari transaksi pembelian.



4. Laporan Penerimaan Barang,dokumen ini dibuat oleh
fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang
yang diterima oleh pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum
dalam surat order pembelian.
5. Perubahan Order Pembelian, kadangkala diperlukan
perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat
berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan desain atau bisnis.

 6. Bukti Kas Keluar, dokumen ini dibuat oleh fungsi
akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai
perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang
kepada pemasok dan yang se berfungsi sebagai surat
pemberitahuan kepada kredit sekaligusberfungsi
sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran.



Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Register bukti kas keluar,
2. Jurnal Pembelian,
3. Kartu utang
4. Kartu persediaan

Unsur Pengendalian Intern
Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi
yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur
pokok sistem pengendalian intern yang terdiri dari
organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan
praktik yang sehat.



Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terprisah dari fungsi penerimaan.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penerimaan
barang
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,
fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi.
Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara
lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
5. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi
gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang,
atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang
langsung dipakai.
6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi
pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan barang
8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau
pejabat yang lebih tinggi
9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas
keluar yang didukung dengan surat order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.



10. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.



Prakti yang Sehat
11. Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
12. Surat order pembelian bernomor urut cetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan
oleh
fungsi
penerimaan.
14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga
bersaing dari berbagai pemasok.
15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan
jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian
dari fungsi pembelian.

16. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya
dengan tembusan surat order pembelian.
17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian,
dan ketelitian perkalian dari pemasok sebelum faktur
tersebut diproses untuk dibayar.
18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang
secara periodik direkonsiliasi dalam rekening kontrol
utang dalam buku besar.
19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai
dengan syara pembayaran guna mencegah hilangnya
kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap
“lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek
dikirimkan kepada pemasok.



A. Sistem Akuntansi Utang
Sebelum diraikan sistem akuntansi utang, diuraikan terlebih
dahulu retur pembelian, yang merupakan sistem
akuntansi yang digunakan untuk melaksanakan transaksi
pengembalian barang kepada pemasok dan pencatatan
pengurangan utang.



Sistem Retur Pembelian
Barang dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang
yang dipesan menurut order pembelian. Ketidaksesuaian
tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima
tidak cocok dengan spesifikaasi yang tercantum dalam
surat order pembelian, barng mengalami kerusakan dalam
pengiriman, atau barang diterima melewati tanggal
pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.

Fungsi yang Terkait
1. Fungsi gudang, dalam sistem retur pembelian , fungsi ini
bertanggungjawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit
yang diterima dari fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengeluarkan
memo debit untuk retur pembelian.
3. Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengirimkan
kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur
pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat:
a. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau
jurnal umum
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian
dalam kartu persediaan
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian
dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu
utang.



Dokumen yang Digunakan
1. Memo Debit, merupakan formulir yang diisi oleh
fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi
fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali
barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi
fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utang
karena transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang, dokumen ini dibuat
oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan
kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada
pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian
dalam memo debit dari fungsi pembelian.



Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum,
digunakan untuk mencatat tran saksi retur
penjualan yang mengurangi jumlah persediaan
utang dagang.
2. Kartu Persediaan, digunakan untuk mencataty
berkurangnya harga pokok persediaan karena
dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada
pemasoknya.
3. Kartu
Utang,
digunakan
untuk
mencatat
berkurangnya utang kepada debitur akibat
pengembalian barang kepadanya.



Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian
1. Prosedur perintah retur pembelian, retur pembelian terjadi atas
perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan kembali barang yang telah dietrima oleh fungsi
penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen
yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan
fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah
memo debit.
2. Prosedur Pengiriman Barang, fungsi pengiriman mengirimkan
barang ke pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian
yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan
pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.
3. Prosedur Pencatatan Utang, fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan retur pembelian (memo
debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan
pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau
mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.



Unsur Pengendalian Intern
Unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari organisasi,
sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat
dirinci lebih lanjut :
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi.
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi
akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang
dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi pengiriman.



Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pembelian.
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi
oleh fungsi pengiriman.

5. Pencatatan berkurangnya utang karena retur
pembelian didasarkan pada memo yang didukung
dengan laporan pengiriman barang.
6. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotrisasi oleh
fungsi akuntansi.



Praktik yang Sehat
7.
Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut
tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi pembelian.
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu
utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening
kontrol utang dalam buku besar.

B. Prosedur Pencatatan Utang
Ada dua metode pencatatan utang: account payable
procedure dan voucher payable procedure. Dalam
account payable procedure, catatan utang adalah
berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap
kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai
nomor faktur dri pemasok, jumlah yang terutang,
jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam
voucher payable procedures, tidak diselenggarakan
kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti
kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut
abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip
bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.



Sistem Akuntansi Penggajian dan
Pengupahan



Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepad
karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan:
gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan
oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan
manajer, sedangkan upah umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan
oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji
dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah
dibayarkan berdsarkan hari kerja, jam kerja, atau
jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh
karyawan.

an
penggajian dan

Sistem akuntansi
pengupahan dalam
perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian,
fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi
kepegawaian bertanggungjawab dalam pengangkatan
karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan
upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi
karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya,
dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan
karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.
Fungsi keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan
pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan
kesejahteraan
karyawan.
Fungsi
akuntansi
bertanggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja
dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan
perhitungan harga pokok produk dan penyediaan
informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.



Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban
perusahaan selama periode akuntansi tetentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban
setiap pusat pertanggungjawaban selama periode
akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap
karyawan selama periode akuntansi tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi
beban
perusahaan
dan
setiap
pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi
tertentu.



Dokumen yang Digunakan
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah,
dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh
fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan
yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan
pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat,
pemindahan, dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi
pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap
karyawan di perusahaan.
3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk
mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja
langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.



4. Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi jumlah gaji dan
upah bruto setelah dikurangi potongan-potongan berupa Pph
21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain
sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, dokumen ini
merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang
dibuat berdasafrkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya
tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan
dasar rekap daftar dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan
daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai
catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah
yang diterima setiap karyawan beserta potongan yang menjadi
beban setiap karyawan.



7. Amplop gaji dan upah, uang gaji dan upah
karyawan diserahkan kepada setiap karyawan
dalam amplop gaji dan upah. Halaman depan
amplop g aji dan upah setiap karyawan berisi
informasi mengenai nama karyawan, nomor
identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang
diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah
pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi
kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi
dalam daftar gaji dan upah yang diterima dan fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.



Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Jurnal Umum, dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal
umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya
tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam
perusahaan.
2. Kartu Harga Pokok Produk, catatan ini digunakan
untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya, catatan ini digunakan untuk mencatat
biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja
nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan.
4. Kartu Penghasilan Karyawan, digunakan untuk
mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang
diterima oleh setiap karyawan.



Fungsi yang Terkait

I

1. Fungsi Kepegawaian, bertanggungjawab untuk mencari
karyawan
baru,
menyeleksi
karyawan,
memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif
gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji,
mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi
Pencatat
Waktu,
bertanggungjawab
untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik
mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak
boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat
daftar gaji dan upah.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah, bertanggungjawab
untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan
bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjad
beban setaip karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji
dan upah.



Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi
akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang
dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan
upah kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab untuk
mencatat
kewajiban
yang
timbul
dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah
karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan,
utang pajak, utang dana pensiun).
5. Fungsi Keuangan, bertanggungjawab untuk mengisi
cek guna pembayaran gaji dan upah dan
menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai
tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop
gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya
dibagikan kepada karyawan yang berhak.



Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari
fungsi keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
operasi.
Sistem Otorisasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan
upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai
karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur
Utama.
4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga
harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan
gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.



6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi
pencatat waktu.
7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala
departemen karyawan yang bersangkutan.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi
personalia.
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah
harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Prosedur Pencatatan
10.Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan
direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah
karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja
diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.



Praktek yang Sehat
12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu
jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai
sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat
waktu yang diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi
kebenarannya dan ketelitiannya perhitungannya oleh
fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
15. Penghitungan pajak penghasilan karyawan
direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.



A. Sistem Penawasan Produksi
Sistem akuntansi biaya dalam perusahaan manufaktur
erat hubungannya dengan sistem pengawasan
produkksi, karena sebagian besar kegiatan perusahaan
manufaktur berada didalam fungsi produksi.
Sistem pengawasan produksi terdiri dari jaringan
prosedur untuk mengawasi order produksi yang
dikeluarkan agar terjadi koordinasi antara kegiatan
penjualan, penyediaan bahan baku, fasilitas pabrik, dan
penyediaan tenaga kerja guna memenuhi order
tersebut.
Sistem akuntansi biaya terdiri dari jaringan prosedur
untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan data biaya
produksi dan biaya nonproduksi untuk menyajikan
informasi biaya bagi kebutuhan manajemen.



Sistem Pengawasan Produksi
Sistem pengawasan produksi ditujukan untuk mengawasi
pelaksanaan order produksi yang dikeluarkan oleh fungsi
produksi. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan
pesanan dari pembeli, order produksi erat hubungannya
dengan order yang diterima oleh fungsi penjualan dan
pembeli.



Dokumen yang Digunakan
1. Surat Order Produksi, merupakan surat perintah yang
dikeluarkan oleh departemen produksi, yang ditujukan
kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan
produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan
spesifikasi, cara produksi, fasilitas produksi, dan jangka
waktu seperti yang tercantum dalam surat order produksi
tersebut.

2. Daftar Kebutuhan Bahan, dokumen ini merupakan daftar jenis
dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi
produk seperti yang tercantum dalam surat order produksi.
3. Daftar Kegiatan Produksi, merupakan daftar urutan jenis
kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk
memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat order
produksi.
4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang,
merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk
meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi
produk yang tercantum dalam surat order produksi. Dokumen
ini juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang.
5. Bukti Pengembalian Barang Gudang, merupakan formulir yang
digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan bahan
baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian ini
disebabkan adanya sisa bahan baku dan bahan penolong yang
tidak dipakai.



6. Kartu Jam Kerja, merupakan kartu untuk mencatat jam
kerja tenaga kerja langsung yang dikonsumsi untuk
memproduksi produk yang tercantum dalam surat order
produksi.
7. Laporan Produk Selesai, dibuat oleh fungsi produksi
untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan
tertentu kepada fungsi perencanaan dan pengawasan
produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi
akuntansi persediaan dan fungsi akuntansi biaya.



Fungsi yang Terkait
8. Fungsi penjualan, dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan dari pembeli, fungsi penjualan
bertanggungjawab atas penerimaan order dari langganan
dan meneruskan order tersebut ke fungsi produksi.

Dalam perusahaan yang berproduksinya secara massa,
order produksi biasanya ditentukan bersama dalam rapat
bulanan antara fungsi pemasaran dan fungsi produksi.
Fungsi penjualan melayani order dari pelanggan
berdasarkan persediaan produk jadi yang ada di gudang.
2. Fungsi perencanaan dan pengawasan produk,
merupakan fungsi staff yang membantu fungsi produksi
dalam merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi.
Perencanaan produksi diwujudkan dalam perhitungan
rencana kebutuhan bahan dan peralatan yang akan
digunaka untuk memproduksi pesanan yang diterima
dari fungsi penjualan. Rencana produksi dituangkan oleh
fungsi ini dlam dokumen daftar kebutuhan bahan dan
daftar kegiatan produksi.
3. Fungsi produksi, bertanggungjawab atas pembuatan
perintah produksi.



4. Fungsi gudang, bertanggungjawab atas pelayanan
permintaan bahan baku, bahan penolong, dan
barang lain yang digudangkan. Fungsi ini juga
bertanggungjawab untuk menerima produk jadi
yang diserahkan oleh fungsi produksi.
5. Fungsi akuntansi biaya, bertanggungjawab untuk
mencatat konsumsi berbagai sumber daya yang
digunakan untuk memproduksi pesanan. Pencatatan
biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan
biaya overhead pabrik untuk pesanan tertentu
dilakukan oleh fungsi ini dalam kartu harga pokok
produk. Biaya overhead pabrik yang sesungguhnya
terjadi dicatat oleh fungsi ini dalam kartu biaya.



B. Sisten Akuntansi Biaya
Sistem akuntansi biaya adalah jaringan prosedur yang digunakan
untuk mengumpulkan dan menyajikan laporan biaya. Dalam
perusahaan manufaktur, sistem akuntansi biaya merupakan
jaringan prosedur untuk mengumpulkan dan menyajikan
biaya produksi, biaya pemasaran, dan biaya administrasi
umum.



Dokumen yang Digunakan
1. Surat Order Produksi,
2. Daftar Kebutuhan Bahan
3. Daftar Kegiatan Produksi
4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
5. Bukti Pengembalian barang Gudang
6. Kartu Jam Kerja

7. Laporan Produk Selesai
8. Bukti Memorial, digunakan sebagai dasar pencatatan
depresiasi aktiva tetap berwujud, amortisasi sewa dan aktiva
tidak berwujud dan pembebanan biaya overhead pabrik
kepada produk berdasarkan tarif yang ditentukan di muka.
9. Bukti Kas Keluar, digunakan untuk mencatat biaya-biaya yang
dibayar lewat kas.



Catatan Akuntansi yang Digunakan
10. Jurnal Pemakainan Bahan Baku, merupakan jurnal khusus
yang digunakan untuk mencatat harga pokok bahan baku yang
digunakan dalam produksi.
11. Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi
pembayaran gaji dan upah, depresiasi aktiva tetap, amortisasi
aktiva tidak berwujud, dan terpakainya persekot biaya.

3. Register Bukti Kas Keluar, digunakan untuk
mencatat biaya overhead pabrik, biaya administrasi
dan umum, dan biaya pemasaran yang berupa
pengeluaran kas.
4. Kartu Harga Pokok Produk, merupakan buku
pembantu yang merinci biaya produksi (biaya bahan
baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biya overhead
pabrik) yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
Kartu harga pokok produk merupakan rincian
rekening kontrol barang dalam proses dalam buku
besar.
5. Kartu Biaya, merupakan buku pembantu yang
merinci biaya overhead pabrik, biaya adminintrasi
dan umum, dan biaya pemasaran.



Fungsi yang Terkait
1.
2.
3.
4.
5.

Fungsi Penjualan
Fungsi Produksi
Fungsi Perencanaan dan Pengawasan Produksi
Fungsi Gudang
Fungsi Akuntansi Biaya, dalam sistem pengawasan produksi
dan sistem akuntansi biaya, fungsi ini bertanggungjawab atas
pencatatan mutasi setiap jenis persediaan dan atas pencatatan
biaya produksi langsung, biaya produksi tidak langsung
langsung, dan biaya nonproduksi ke dalam kartu biaya.
Disamping itu, fungsi akuntansi biaya bertanggungjawab atas
pencatat transaksi terjadinya biaya bahan baku, biaya tenaga
kerja, biaya overhead pabrik, dan biaya nonproduksi ke dalam
jurnal pemakaian bahan baku dan jurnal umum serta posting
ringkasan jurnal tersebut ke rekening yang bersangkutan
dalam buku besar.



Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
1. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi produksi
2. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi yang
menganggarkan biaya.
3. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi
4. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi akuntansi.



Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
5. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi
produksi.
6. Bukti permintaan dan pengeluaran barang dalam gudang
diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang bersangkutan.

7. Bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi
keuangan.
8. Daftar kebutuhan bahan dibuat oleh fungsi perencanaan
dan pengawasan produksi dan diotorisasi oleh kepala
fungsi produksi.
9. Daftar kegiatan produksi dibuat oleh fungsi perencanaan
dan pengawasan produksi dan diotorisasi oleh kepala
fungsi produksi.
10. Kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang
bersangkutan.



Praktik yang Sehat
11. Surat order produksi, bukti permintaan dan pengeluaran
barang gudang, bukti kas keluar, bukti memorial, bernomor
urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan.

12. Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu biaya
dengan rekening kontrol biaya dalam buku besar.
13. Secara
periodik
dilakukan
pewnghitungan
persediaan yang ada di gudang untuk dicocokkan
dengan kartu persediaan.



A. SISTEM
TUNAI

PENERIMAAN

KAS



DARI

PENJUALAN

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara
mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang
lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan
kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan,
barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi
penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan
dagang, seperti toko buku, berasal dari transaksi penjualan
tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik,
sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke
bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak
lain selain kasir untuk melakukan internal check.

2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui
transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit
kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.



Sistem peneriamaan kas dari penjualan tunai dibagi
menjadi tiga prosedur berikut ini:
3. Prosedur Penerimaan Kas dari Over-the- Coubter
Sales, pembeli langsung datang ke perusahaan,
melakukan pemilihan barang atau produk yang akan
dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian
menerima barang yang dibeli. Perusahaan menerima
uang tunai, cek pribadi, atau pembayaran langsung dari
pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan
kepada pembeli.

Penerimaan kas dari over-the-counter sales
dilaksanakan melalui prosedur berikut ini:
(1) Pembeli memesan barang langsung kepada
wiraniaga di Bagian Penjualan.
(2) Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli,
yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi atau
kartu kredit.
(3) Bagian
Penjualan
memerintahkan
Bagian
Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada
pembeli.
(4) Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada
pembeli.
(5) Bagian Kasa menyerahkan kas yang diterima ke
bank.



(6). Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan
dalam jurnal penjualan.
(7). Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari
penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas



2. Prosedur Penerimaan Kas dari Cash-on-Delivery Sales,
COD-Sales adalah transaksi penjualan yang melibatkan
kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan
sendiri dalam menyerahkan dan penerimaan kas dari
hasil penjualan, COD sales merupakan sarana untuk
memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan
jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan
penerimaan kas bagi perusahaan penjual. COD sales
melalui pos belum merupakan sistem penjualan yang
umum berlaku di Indonesia.

3. Prosedur Penerimaan Kas dari Credit Card Sales,
sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe
penjualan namun merupakan salah satu cara
pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi
penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi
pembeli meupun penjual.
Kartu kredit dapat
digolongkan menjadi tiga kelompok:
a. Kartu kredit bank (bank cards), diterbitkan oleh bank
atau lembaga keuangan yang lain.
b. Kartu kredit perusahaan (company cards), diterbitkan
oleh perusahaan tertentu untuk pelanggannya.
Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk
membeli barang ke perusahaan yang menerbitkan kartu
kredit tersebut. Pada akhir bulan perusahaan menagih
jumlah harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu
kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat.



c. Kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and
entertaintment cards),

Fungsi yang Terkait



1. Fungsi Penjualan, bertanggungjawab untuk menerima
order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan
menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk
kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.
2. Fungsi kas, bartanggungjawab sebagai penerima kas
dari pembeli.
3. Fungsi Gudang, bertanggungjawab untuk menyiapkan
barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan
barang tersebut ke fungsi pengiriman.

4. Fungsi Pengiriman, bertanggungjawab untuk membungkus
barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya
kepada pembeli.
5. Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab sebagai pencatat
transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan
penjualan.



Dokumen yang Digunakan
6. Faktur Penjualan Tunai, dokumen ini digunakan untuk
merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh
manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur
penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi
sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi
penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini
dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman
sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli yang
telah melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

2. Pita register kas, dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan
cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini
merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi
kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan
tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
3. Credit card sales slip, dokumen ini dicetak oleh credit card
center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan
kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi
perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi
oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang
tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk
transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang
kartu kredit.
4. Bill of lading, dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang
dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan
umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam
penjualan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh
perusahaan angkutan umum.



5. Faktur penjualan COD, dokumen ini digunakan untuk merekam
penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan
kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor
pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan
tandatangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti
telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan faktur
penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas
yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang
yang dipesan oleh pelanggan.
6. Bukti setor bank, dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti
penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan
diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran
kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar tembusannya
diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh
bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank
diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai
oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan
transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal
penerimaan kas.



7. Rekapitulasi harga pokok penjualan., dokumen ini
dipergunakan oleh fungsi akuntansi untuk
meringkas harga pokok produk yang dijual selama
satu periode. Dokumen ini digunakan fungsi
akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi
pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga
pokok produk yang dijual.



Catatan Akuntansi yang Digunakan
8. Jurnal penjualan, digunakan oleh fungsi akuntansi
untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
9. Jurnal penerimaan kas, digunakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari
berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.

3. Jurnal umum, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual.
4. Jurnal persediaan, digunakan oleh fungsi akuntansi
untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk
yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di
fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan
persediaan barang yang disimpan di gudang.
5. Kartu gudang, catatan ini tidak termasuk sebagai
catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas
persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini
diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat
mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam
gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu
gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya
kuantitas produk yang dijual.



Unsur Pengendalian Intern
Organisasi



1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh
fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan
fungsi akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

4. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh
fungsi penjualan dengan menggunakan formulir
faktur penjualan tunai.

5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan
cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur
penjualan tunai dan penempelan pita register kas
pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului
dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit
kartu kredit.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi
pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah
diserahkan” pada faktur penjualan tunai.
8. Pencatatan kedalam buku jurnal diotorisasi oleh
fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda
pada faktur penjualan tunai.



Praktik yang Sehat

9. Faktur penjualan tunai bernomor urut terceta dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
penjualan.
10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama
dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja
berikutnya.
11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi
kas secara periodik dan secara mendadak oleh
fungsi pemeriksa intern.



B. SISTEM PENERIMAAN KAS DARI
PIUTANG
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur
biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena
sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui
penjualan kredit. Dalam perusahaan tersebut penerimaan kas
dari penjualan tunai biasanya merupakan sumber
penerimaan kas yang relatif kecil.
Dalam perusahaan dagang, seperti toko pengecer, sumber
penerimaan kas terbesar berasal dari transaksi penjualan
tunai. Berdasrkan sistem pengendalian intern yang baik,
sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin
diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh
karyawan yang tidak berhak menerimanya. Untuk menjamin
diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas
dari piutang menghararuskan:



1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau
dengan cara pemindah bukuan melalui rekening bank
(giro bilyet).
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur
harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.



Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui
berbagai cara: (1) melalui penagih perusahaan, (2)
melalui pos, dan (3) melalui lock-box collection plan.
Diantara berbagai cara penagihan piutang tersebut,
penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan
debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan
cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama
perusahaan yang berhak menerima pembayaran atas cek.

Fungsi yang Terkait
1. Fungsi sekretariat, bertanggungjawab dalam penerimaan cek
dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur
perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar
surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang
diterima bersama cek dari para debitur.
2. Fungsi penagihan, jika perusahaan melakukan penagihan
piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan,
fungsi penagihan bertanggungjawab untuk melakukan
penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar
piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi kas, bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi
sekretariat atau dari fungsi penagihan. Fungsi kas
bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari
berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.



4. Fungsi
akuntansi,
bertanggungjawab
dalam
pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam
jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke
dalam kartu piutang.
5. Fungsi
pemeriksaan
intern,
dalam
sistem
penerimaan kas dari piutang, sistem pemeriksaan
intern bertanggungjawab dalam melaksanakan
penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas
secara periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa
intern
bertanggungjawab
dalam
melakukan
rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan
kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.



Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi
penagihan dan fungsi penerimaan kas.
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi
akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam
bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah
bukuan.
4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas
dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat
oleh fungsi akuntansi.



5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh
fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat
pemberitahuan yang berasal dari debitur.
Praktik yang Sehat
6. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita
cara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank
dengan segera.
7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan
8. Kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan
Bagian Kasa maupun di tangan penagih
perusahaan) harus diasuransikan.



SISTEM AKUNTANSI
PENGELUARAN KAS
A. SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
DENGAN CEK



Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan
dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang dapat
dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya
relatif kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang
diselenggarakan dengan salah satu di antara dua
sistem:fluctuating-fund-balance system dan imprest
system. Pengeluaran kas denga cek memiliki kebaikan
ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:

1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran cek
akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai
dengan yang ditulis pada formulir cek. Dengan demikian
pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek
tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak
pembayar.
2. Dilibatkannya pihak luar: dalam hal ini adalah bank,
dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan.
Dengan digunakannya cek dalam setiap pengeluaran kas
perusahaan, transaksi pengeluaran kas direkam juga oleh
bank, yang secara periodik mengirimkan rekening koran
bank kepada perusahaan nasabahnya. Rekening koran
bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan
untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas
perusahaan yang direkam di dalam jurnal penerimaan
dan pengeluaran kas.



Dokumen yang Digunakan
1. Bukti kas keluar, berfungsi sebagai perintah pengeluaran
kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam
dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi
sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada
kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber
bagi pencatatan berkurangnya utang.
2. Cek, merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah
uang kepada orang atau organisasi yang namanya
tercantum pada cek.
3. Permintaan cek, berfungsi sebagai permintaan dari
fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi
akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.



Fungsi yang Terkait
1. Fungsi yang memerlukan pengelauaran kas, jika suatu
fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang
bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi
akuntansi. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan
dari kepala fungsi yang bersangkutan.
2. Fungsi kas, bertanggungjawab dalam mengisi cek,
memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada
kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada
kreditur.
3. Fungsi akuntansi, bertanggungjawab: pencatatan pengeluaran
kas yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan
transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau
register cek, pembuatan bukti kas keluar yang memberikan
otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar
yang tercantum dalam dokumen tersebut.



4. Fungsi pemeiksaan intern, bertanggungjawab untuk melakukan
penghitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil
penghitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi.

Unsur Pengendalian Intern



Sistem pengendalian intern yang baik dalam sistem kas
mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam
mengawasi kas perusahaan dengan cara sebagai berikut:
5. Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari
yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja
berikutnya.
6. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek.
7. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek
dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan
imprest system.

Organisasi
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi
akuntansi.
2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai
akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat
yang berwenang.
4. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus
mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus
didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat
otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.



Praktik yang Sehat
6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari
kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak
semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi
pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian
kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
8. Penggunaan rekening koran bank yang merupakan
informasi dari pihak ketiga untuk mengecek ketelitian
catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang
merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan
dan penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek
atas nama perusahaan penerima pembayaran atau
dengan pemindah bukuan.



10. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang
kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi
pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang
akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.
11. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas
yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan
akuntansi.
12. Kas yang ada ditangan dan kas yang ada diperjalanan
diasuransikan dari kerugian.
13. Kasir diasuransikan.
14. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah
terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan
(misalnya: mesin register kas, almari besi)
15. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh
bagian kasa.



B. Sistem Dana Kas Kecil
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan
pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan
dengan dua cara:
1. Sistem Saldo Berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil
dilakukan denganprosedur sebagai berikut:
 Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit
rekening Dana Kas Kecil,
 Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit
rekening Danan Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo
rekening ini berfluktuasi,
 Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah
sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit
rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini saldo rekening
Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.



2. Imprest System, penyelenggaraan dana kas kecil
dilakukan sebagai berikut:
 Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan
dicatat dengan dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
Saldo rekening Danan Kas Kecil ini tidak boleh berubah
dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo
yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
 Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.
Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja
dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh
pemegang dana kas kecil.
 Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah yang
tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil.
Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek
dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan
mengkredit rekening kas.



 Rekening Dana Kas Kecil tidak terpengaruh dengan
pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan
terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu secara
periodik atau secara mendadak menghitung dana kas kecil.
Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan
pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan
dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan
saldo rekening Dana Kas Kecil yang tercantum dalam buku
besar.



Dokumen yang Digunakan
1. Bukti kas keluar, berfungsi sebagainperintah pengeluaran kas
dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas
kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana
kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek

3. Permintaan pengeluaran kas kecil, dokumen ini digunakan
oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke
pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil,
dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya
kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang
dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil.
4. Bukti pengeluaran kas kecil, dokumen ini dibuat oleh
pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan
pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan
bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh
pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system, bukti
pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen
pendukungnya disimpan dalam arsip sementara oleh
pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian
kembali dana kas kecil.



Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan bukti
pengeluaran kas kecil dalam catatan akuntansi.
Dalam fluctuating-fund-balance system, bukti pengeluaran kas
kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan
oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk
dicatat dalam jurnal pengelauaran dana kas kecil.



5. Permintaan pengisian kembali kas kecil, dokumen ini
dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta
kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna
pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem dana kas
kecil dengan imprest system, jumlah yang diminta untuk
pengisian kembali dana kas kecil adalah sebesar jumlah
uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum
dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan
dalam arsip pemegang dana kas kecil.

 Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating –
fund-balance-system, pengisian kembali dana kas
kecil tidak didasarkan pada jumlah uang tunai yang
telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluaran
kas kecil, namun sesuai dengan kebutuhan
pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh
pemegang dana kas kecil. Dengan demikian jumlah
pengisian kembali dana kas kecil dalam fluctuatingfund-balance-system dapat lebih besar atau lebih
kecil daripada jumlah dana kas kecil yang telah
dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang tercantum
dalam bukti pengeluaran kas kecil.



Catatan Akuntansi yang Digunakan
1. Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk mencatat
pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil
dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen
sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam
jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang
telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.
2. Register cek, catatan akuntansi yang digunakan untuk
mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil, untuk mencatat
transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal
khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat
distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat
pengeluaran dana kas kecil.



Fungsi yang Terkait
1. Fungsi kas, bertanggungjawab dalam mengisi cek,
memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek
kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan
dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas
kecil.
2. Fungsi akuntansi, bertanggungjawab atas: (a) pencatatan
pengelauaran kas kecil yang menyangkut biaya dan
persediaan (b) pencatatan transaksi pembentukan dana kas
kecil (c) pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam
jurnal pengeluaran kas atau register cek (d) pencatatan
pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana
kas kecil (e) pembuatan bukti kas keluar yang memberikan
otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek
sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.



3. Fungsi
pemegang
dana
kas
kecil,
bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas
kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai otorisasi
dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan
pengisian kembali dana kas kecil.
4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai,
5. Fungsi pemeriksa intern, bertanggungjawab atas
penghitungan dana kas kecil secara periodik dan
pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan
kas.
Fungsi
ini
bertanggungjaawab
atas
pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana
kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas
kecil.



SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN
Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri
dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam
proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan
penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik,
persediaan suku cadang.
Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri
dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan,
yang merupakan barang yang dubeli untuk tujuan
dijual kembali.



Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam metode pencatatan persediaan:
metode mutasi persediaan dan metode persediaan fisik.

Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi
persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode
persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari
pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi
berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat
dalam kartu persediaan.
Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang
dipakai atau dijual, harus dilakukan dengan penghitungan
fisik sisa persediaan yang masih ada digudang pada akhir
periode akuntansi. Harga pokok persediaan awal periode
ditambah dengan harga pokok persediaan yang dibeli
selama periode dikurangi dengan harga pokok persediaan
akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang
dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan.



Metode persediaan fisik adalah cocok digunakan dalam
penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga
pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok
proses. Metode mutasi persediaan adalah cocok digunakan
dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang
harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga
pokok pesanan.



Sistem dan Prosedur yang Bersangkutan dengan Sistem
Akuntansi Persediaan
1. Prosedur Pencatatan Produk Jadi
2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
3. Prosedur pencatan harga pokok produk jadi yang
diterima kembali dari pembeli

4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian
kembali harga pokok persediaan produk dalam
prosedur.
5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang
dibeli
6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang
dikembalikan kepada pemasok.
7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang
gudang.
8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok
persediaan karna pengembalian barang gudang.
9. Sistem penghitungan fisik persediaan.



Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu
panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu
penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi
pengecek.
2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain
karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan,
karena karyawan di kedua fungsi inilah yang justru
dievaluasi tanggungjawabnya atas persediaan.



Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani
oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan.

4. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas
kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh
pemegang kartu penghitungan fisik.
5. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil
penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang
bersangkutan.



Praktik yang Sehat
6. Kartu penghitungan fisik bernomor urut tercetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang
kartu penghitungan fisik.
7. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali
secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua
oleh pengecek.
8. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan
menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya.

SISTEM AKUNTANSI AKTIVA TETAP
Aktiva tetap adalah kekayaan perusahaan yang
memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih
dari satu tahun, dan diperoleh perusahaan untuk
melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual
kembali. Karena kekayaan ini mempunyai wujud,
seringkali aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap
berwujud.



Karakteristik Transaksi Aktiva Tetap
1. Frekuensi terjadinya transaksi yang mengubah aktiva
tetap relatif sedikit dibandingkan dengan transaksi
yang mengubah aktiva lancar, namun umumnya
menyangkut jumlah rupiah yang besar.

2. Pengendalian aktiva tetap dilaksanakan pada saat
perencanaan perolehan aktiva tetap, sehingga sistem
otorisasi perolehan aktiva tetap diterapkan pada saat
perencanaan perolehan dan pada saat pelaksanaan
rencana perolehan aktiva tetap.



Penggolongan Aktiva Tetap
Aktiva tetap dalam perusahaan manufaktur umumnya
digolongkan sebagai berikut:
3. Tanah dan perbaikan tanah
4. Gedung dan perbaikan gedung
5. Mesin
6. Mebel
7. Kendaraan

Unsur Pengendalian Intern
Organisasi
1. Fungsi pemakai harus terpisah dari fungsi akuntansi
aktiva tetap.
2. Transaksi perolehan, penjualan, dan penghentian
pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh lebih
dari unit organisasi yang bekerja secara independen.
Sistem Otorisasi
3. Anggaran investasi diotorisasi oleh rapat umum
pemegang saham.
4. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan.
5. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi



Prosedur Pencatatan
6. Perubahan kartu aktiva tetap harus didasarkan pada
bukti kas keluar.



Praktik yang Sehat
7. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik aktiva
tetap dengan kartu kativa tetap.
8. Penutupan asuransi aktiva tetap terhadap kerugian.
9. Penggunaan anggaran investasi sebagai alat
pengendalian investasi dalam aktiva tetap.

Judul: Sistem Akuntansi

Oleh: Titi Erwin


Ikuti kami