Akuntansi

Oleh Arif Ahmad

61,6 KB 5 tayangan 0 unduhan
 
Bagikan artikel

Transkrip Akuntansi

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN PENGERTIAN/DEFINISI “Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White)” Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. Pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama (Liang Gie). TUJUAN Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain : 1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. 2. Mengamankan rahasia organisasi. 3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen. FUNGSI Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut : 1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen. 2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan. 3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi 4. Sebagai alat komunikasi organisasi. 5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi. 6. Sentral teknologi transfer informasi. Sebagai pusat dokumentasi atau master file PRINSIP Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain : 1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal. 2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis. 3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi. 4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan. 5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi PENGERTIAN SURAT Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. FUNGSI SURAT Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut : 1. Sebagai alat komunikasi tertulis. 2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan. 3. Duta perwakilan dari suatu organisasi. 4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi 5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi. PRINSIP SURAT Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu : 1. Lengkap (Completeness) 2. Ringkas (Conciseness) 3. Pertimbangan (Consideration) 4. Konkrit (Concreteness) 5. Jelas (Clarity) 6. Sopan (Courtesy) 7. Benar (Corectness) PRASYARAT SURAT Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut : 1. Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya. 2. Terang dan jelas apa maksud surat tersebut. 3. Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat. 4. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap. 5. Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim. 6. Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat. 7. Singkat, sederhana dan efisien BAGIAN SURAT Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut : 1. Kepala (Kop) Surat Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu : 1. Nama Institusi atau Kepanitiaan. 2. Alamat atau sekretariat organisasi. 3. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email. 4. Lambang Institusi atau Kepanitiaan. Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan untuk kepentingan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas kop haruslah mencoret terlebih dahulu keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk menandakan surat itu tidak mewakili organisasi. 2. Nomor Surat Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk : 1. Memudahkan pengarsipan surat. 2. Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode tertentu. 3. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kebijaksanaan organisasi atau kepanitiaan tersebut. Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal atau eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Adapun contoh penomoran surat adalah sebagai berikut : Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu : 1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di bawah kepala surat. 2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat. 3. Tanggal Surat Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka. 4. Lampiran Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut. 5. Hal atau Perihal Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat permohonan, surat undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan penulisan perihal, yaitu : 1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul. 2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik. 3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi. 6. Alamat Tujuan Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik. 7. Isi surat 1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas) 2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat) 3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat) 8. Kaki atau Penutup Surat 1. Nama Jabatan Penandatangan. 2. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung buka dan tutup. 3. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan keberadaannya sebagai identitas. 4. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan 5. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang, memerlukan atau berhubungan dengan isi surat. yang kurang pengarsipan PEMBUKUAN TRANSAKSI Seorang pengusaha tidak boleh mengabaikan pencatatan transaksi, terutama masalah keuangan. Karena dengan pencatatan keuangan dapat diketahui hak dan kewajibannya dan pada akhirnya dapat diketahui dengan pasti keuntungan atau kerugian usahanya. Transaksi Keuangan Selama perusahaan beroperasi, akan terus terjadi berbagai macam perubahan baik menyangkut harta, utang dan modal, disebabkan karena adanya transaksi. Pencatatan transaksi dilakukan pada berbagai buku, sesuai dengan jenis transaksinya, misalnya : BUku Kas, Buku Persediaan, Buku Piutang, Buku UTang, Buku Inventaris dan lain2. 1. Buku Kas Pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang dicatat dalam buku kas. Bentuk buku kas yang sederhana berbentuk skontro yang terdiri dari 2 sisi yaitu sisi kiri disebut debet ( mencatat pemasukan uang) dan sisi kanan yang disebut kredit ( mencatat pengeluaran uang). Contoh Catatlah dalam buku kas kejadian transaksi perusahaan berikut: Tgl. 1 jan 2011 : Tgl. 2 jan 2011 : Tgl. 2 jan 2011 : Tgl. 3 jan 2011 : Tgl. 3 jan 2011 : Tgl. 4 jan 2011 : Tgl. 5 jan 2011 : Tgl. 6 jan 2011 : Sisa uang kas Rp. 2.500.000., Menerima pelunasan piutang dari Hadi Rp. 500.000., Melunasi utang ke took unyil sebesar Rp. 350.000., Diterima penjualan mesin tik yg tua Rp. 50.000., Dibayar sewa gedung Rp. 1.000.000., Diterima hasil penjualan tunai barang dagangan Rp. 3.000.000., Disetor uang penjualan tunai ke BSM sebagai tabungan Rp. 250.000., Dibeli barang dagangan sebesar Rp. 300.000., 2. Buku pembantu persediaan barang dagangan Yaitu buku untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran barang dagangan. Buku akan terkait dengan buku kas bila terjadi pembelian tunai, atau buku utang bila pembelian kredit. 3. Buku besar piutang Buku untuk mencatat semua tagihan perusahaan. Bentuknya skontro, debet untuk mencatat bertambahnya piutang, dan kredit untuk mencatat pengurangan piutang. 4. Buku Inventaris Buku untuk mencatat inventaris perusahaan baik yang bergerak atau tidak bergerak. 5. Buku besar utang Buku yang mencatat semua transaksi yang menyebabkan terjadinya utang. Bentuknya skontro, debet untuk mencatat bertambahnya utang, dan kredit untuk mencatat pengurangan utang. NERACA Neraca adalah suatu daftar yang memperlihatkan jumlah harta, utang dan modal. Daftar neraca terbagi atas dua sisi, yaitu sisi debet (aktiva) dan sisi kredit (pasiva). Pada sisi debet berisi harta (daftar kekayaan yang dimiliki), sedangkan sisi kredit berisi utang dan modal (sumber mendaftarkan harta). Dalam neraca berisi komponen-komponen sebagai berikut: 1. Aktiva (daftar kekayaan perusahaan) terdiri dari: a. Aktiva Lancar : adalah aktiva yang diharapkan dapat dicairkan dalam bentuk uang tunai dalam waktu yang singkat, misalnya berupa uang kas, bank, deposito jangka pendek, piutang dagang, persediaan barang dagangan, persediaan perlengkapan. b. Aktiva tidak lancar : adalah kekayaan perusahaan yang tidak bisa dengan cepat dijadikan uang tunai, misalnya investasi jangka panjang dan aktiva tetap (barang tak bergerak). 2. Kewajiban (liabilities) adalah kewajiban yang harus dibayarkan kepada pihak lain dalam waktu tertentu. Kewajiban terdiri dari: a. Kewajiban jangka pendek, yaitu utang yang pelunasannya kurang dari 1 tahu, misalnya utang dagang, utang biaya. b. Kewajiban jangka panjang, yaitu utang yang harus dilunasi dalam jangka waktu lebih dari 1 tahun. Misalnya utang obliogasi, hipotik. 3. Modal yaitu kekayaan bersih yang dimiliki oleh perusahaan pada periode yang bersangkutan. Modal berupa selisih antara aktiva dikurangi dengan utang Harta = Utang + Modal Contoh pencatatan neraca: Pak sasa tgl 1 juli 2011 membuka usaha jualan baso keliling. Untuk itu dia membuat persiapan sebagai berikut: a. b. c. d. e. f. Mengambil tabungan dari BSM sebesar Rp. 350.000., untuk modal usaha. Membuat gerobak dorong senilai Rp. 300.000., Meminjam tambahan modal dari temannya sebesar Rp. 100.000., Membeli peralatan seperti kompor, panic, mangkuk, sendok & garpu, dll. Sebesar Rp. 75.000., Membeli bahan-bahan mie baso senilai Rp. 50.000., Sisa uangnya disimpan sebagai uang kas Berdasarkan keterangan diatas dapat disusun neraca awal dari usaha tersebut sebagai berikut:+ Neraca Pak Sasa 1 Agustus 2011 Aktiva 1.1 1.2 1.3 1.4 Pasiva kas barang dagangan peralatan gerobak baso 25.000 2.1 Utang 50.000 3.1 Modal 75.000 300.000 100.000 350.000 jumlah 450.000 Jumlah 450.000 LAPORAN RUGI LABA Lembar Informasi Laporan rugi laba adalah suatu laporan yang memperlihatkan rugi atau laba suatu perusahaan pada periode tahun berjalalan. Dalam lporan ini disajikan semua pendapatan atau penjualan-penjualan yang terjadi dan semua beban dalam operasional perusahaan selama tahun berjalan. Pendapatan adalah semua perubahan atas aktiva dan pasiva baik berupa penambahan atau pengurangan yang disebabkan oleh penjualan ataupun aktivitas lainnya. Beban adalah pengorbanan langsung dan tidak langsung yang secara ekonomis telah dimanfaatkan dalam usaha untuk memperoleh pendapatan atau akan menghasilan manfaat ekonomi pada masa berikutnya. Bentuk laporan rugi laba terdiri dari single step dan multiple step. 1. Single step Bentuk laporan R/L ini banyak digunakan oleh usaha jasa yang memperlihatkan jumlah pendapatan dan semua beban yang terjadi selama periode tertentu. Karena dalam hal ini perusahaan sulit untuk menghitung harga pokok dari jasa yang dijualnya. Bila terjadi penjualan aktiva tetap, maka perkiraan ini ditempatkan setelah terlihat rugi / laba atas usaha pokok. Contoh bagan single step sbb: Nama Perusahaan LAPORAN RUGI LABA Per………………………… PENDAPATAN Pendapatan service Pendapatan Bunga Pendapatan Jasa Pendapatan Sewa Jumlah Pendapatan Rp………………………… Rp………………………… Rp………………………… Rp………………………… + Rp………………………… BEBAN OPERASI Beban Gaji Rp………………………… Beban Telepon Rp………………………… Beban Listrik Rp………………………… Beban Air Rp………………………… Beban Lain2 Rp………………………… + Jumlah Beban Operasi Rp………………………… Jumlah Laba/Rugi Kotor Rp………………………… Penjualan aktiva tetap Rp………………………… + Rugi Laba sebelum pajak Rp………………………… Pajak Rp………………………… Rugi/Laba setelah pajak Rp………………………… Contoh: Pak sobandi mempunyai usaha menjahit “Pantas”. Pada akhir 2011 menunjukkan catatan pendapatan dan pengeluaran biaya sebagai berikut: Beban gaji Beban listrik Beban telepon Beban sewa kios Rp. 2.400.000 Rp. 600.000 Rp. 720.000 Rp. 2.000.000 Beban pemakaian perlengkapan Beban penyusutan mesin Pendapatan Penjualan inventaris mesin obras Rp. 500.000 Rp. 150.000 Rp. 10.000.000 Rp. 750.000 Berdasarkan keterangan diatas susunlah laporan Rugi/Laba dalam bentuk single step! 2. Bentuk multiple step Bentuk laporan R/L ini pada umumnya dipakai pada perusahaan dagang, dan jika perusahaan memperoleh suatu pendapatan maka pendapatan tersebut akan jelas terlihat pada perkiraan rugi atau laba usaha pokok. Nama Perusahaan LAPORAN RUGI LABA Per………………………… Penjualan Retur penjualan Potongan penjualan Pengurangan penjualan Penjualan bersih Harga pokok penjualan Persediaan awal Pembelian Beban angkut pembelian Jumlah pembelian Retur pembelian Potongan pembelian Pengurangan pembelian Pembelian bersih Tersedia untuk dijual Persediaan akhir Harga pokok penjualan Laba/Rugi kotor Beban Operasi 1. Beban penjualan 2. Beban umum /adm 3. Beban lain2 Jumlah beban operasi Laba/Rugi usaha Pendapatan lain-lain Pendapatan bunga Pendapatan sewa Pendapatan jasa Jumlah pendapatan Laba/Rugi sebelum pajak Pajak Laba bersih setelah pajak Rp………….. Rp………….. Rp………….. + Rp………….. – Rp………….. Rp………….. Rp………….. + Rp………….. Rp………….. Rp………….. Rp………….. + Rp………….. - Rp………….. + Rp………….. Rp………….. Rp………….. – Rp………….. Rp………….. Rp………….. Rp………….. + Rp………….. – Rp………….. Rp………….. Rp………….. Rp………….. Rp………….. + Rp………….. Rp………….. – Rp…………..

Judul: Akuntansi

Oleh: Arif Ahmad

Ikuti kami