Akuntansi

Oleh Arif Ahmad

40 tayangan
Bagikan artikel

Transkrip Akuntansi

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
PENGERTIAN/DEFINISI
“Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk
mencapai tujuan bersama (White)”
Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan
perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian
tujuan organisasi.
Pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran
pencapaian tujuan organisasi.
Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan kata
ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,
mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha
kerjasama (Liang Gie).
TUJUAN
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi
manajemen.
FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :
1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
4. Sebagai alat komunikasi organisasi.
5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
6. Sentral teknologi transfer informasi.
Sebagai pusat dokumentasi atau master file
PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan
dengan baik adalah antara lain :
1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi
PENGERTIAN SURAT
Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk
menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi.
FUNGSI SURAT
Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi
5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

PRINSIP SURAT
Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka
diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :
1. Lengkap (Completeness)
2. Ringkas (Conciseness)
3. Pertimbangan (Consideration)
4. Konkrit (Concreteness)
5. Jelas (Clarity)
6. Sopan (Courtesy)
7. Benar (Corectness)
PRASYARAT SURAT
Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut :
1. Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.
2. Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
3. Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan
dan hormat.
4. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
5. Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.
6. Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.
7. Singkat, sederhana dan efisien
BAGIAN SURAT
Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :
1. Kepala (Kop) Surat
Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi
harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan
identitas organisasi, yaitu :
1. Nama Institusi atau Kepanitiaan.
2. Alamat atau sekretariat organisasi.
3. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email.
4. Lambang Institusi atau Kepanitiaan.
Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan untuk kepentingan
pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas kop haruslah mencoret terlebih dahulu
keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk menandakan surat itu tidak mewakili organisasi.
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk :
1. Memudahkan pengarsipan surat.
2. Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode tertentu.
3. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau
ditindaklanjuti.
Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya.
Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kebijaksanaan organisasi atau kepanitiaan tersebut.
Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal atau eksternal, bulan, dan tahun
pembuatan surat. Adapun contoh penomoran surat adalah sebagai berikut :
Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :
1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di bawah kepala surat.
2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.
3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali dengan nama kota,
karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau
divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.
4. Lampiran

Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan di bagian kiri atas,
dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat
disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut.
5. Hal atau Perihal
Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang biasanya ditulis
dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga
surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat permohonan, surat undangan, dan
surat edaran. Adapun beberapa ketentuan penulisan perihal, yaitu :
1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai untuk judul surat. Juga
berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul.
2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu spasi.
6. Alamat Tujuan
Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati atau
jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi
bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir
yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik.
7. Isi surat
1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)
2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)
3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)
8. Kaki atau Penutup Surat
1. Nama Jabatan Penandatangan.
2. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung buka dan tutup.
3. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan keberadaannya
sebagai identitas.
4. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan
5. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang, memerlukan atau berhubungan dengan isi surat.
yang kurang pengarsipan

PEMBUKUAN TRANSAKSI
Seorang pengusaha tidak boleh mengabaikan pencatatan transaksi, terutama masalah keuangan. Karena dengan
pencatatan keuangan dapat diketahui hak dan kewajibannya dan pada akhirnya dapat diketahui dengan pasti
keuntungan atau kerugian usahanya.

Transaksi Keuangan
Selama perusahaan beroperasi, akan terus terjadi berbagai macam perubahan baik menyangkut harta, utang dan
modal, disebabkan karena adanya transaksi. Pencatatan transaksi dilakukan pada berbagai buku, sesuai dengan
jenis transaksinya, misalnya : BUku Kas, Buku Persediaan, Buku Piutang, Buku UTang, Buku Inventaris dan lain2.
1. Buku Kas
Pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang dicatat dalam buku kas. Bentuk buku kas yang sederhana
berbentuk skontro yang terdiri dari 2 sisi yaitu sisi kiri disebut debet ( mencatat pemasukan uang) dan sisi
kanan yang disebut kredit ( mencatat pengeluaran uang).
Contoh

Catatlah dalam buku kas kejadian transaksi perusahaan berikut:
Tgl. 1 jan 2011 :
Tgl. 2 jan 2011 :
Tgl. 2 jan 2011 :
Tgl. 3 jan 2011 :
Tgl. 3 jan 2011 :
Tgl. 4 jan 2011 :
Tgl. 5 jan 2011 :
Tgl. 6 jan 2011 :

Sisa uang kas Rp. 2.500.000.,
Menerima pelunasan piutang dari Hadi Rp. 500.000.,
Melunasi utang ke took unyil sebesar Rp. 350.000.,
Diterima penjualan mesin tik yg tua Rp. 50.000.,
Dibayar sewa gedung Rp. 1.000.000.,
Diterima hasil penjualan tunai barang dagangan Rp. 3.000.000.,
Disetor uang penjualan tunai ke BSM sebagai tabungan Rp. 250.000.,
Dibeli barang dagangan sebesar Rp. 300.000.,

2. Buku pembantu persediaan barang dagangan
Yaitu buku untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran barang dagangan. Buku akan terkait dengan
buku kas bila terjadi pembelian tunai, atau buku utang bila pembelian kredit.
3. Buku besar piutang
Buku untuk mencatat semua tagihan perusahaan. Bentuknya skontro, debet untuk mencatat
bertambahnya piutang, dan kredit untuk mencatat pengurangan piutang.
4. Buku Inventaris
Buku untuk mencatat inventaris perusahaan baik yang bergerak atau tidak bergerak.
5. Buku besar utang
Buku yang mencatat semua transaksi yang menyebabkan terjadinya utang. Bentuknya skontro, debet
untuk mencatat bertambahnya utang, dan kredit untuk mencatat pengurangan utang.

NERACA
Neraca adalah suatu daftar yang memperlihatkan jumlah harta, utang dan modal. Daftar neraca terbagi
atas dua sisi, yaitu sisi debet (aktiva) dan sisi kredit (pasiva). Pada sisi debet berisi harta (daftar kekayaan
yang dimiliki), sedangkan sisi kredit berisi utang dan modal (sumber mendaftarkan harta).
Dalam neraca berisi komponen-komponen sebagai berikut:
1. Aktiva (daftar kekayaan perusahaan) terdiri dari:
a. Aktiva Lancar : adalah aktiva yang diharapkan dapat dicairkan dalam bentuk uang tunai dalam
waktu yang singkat, misalnya berupa uang kas, bank, deposito jangka pendek, piutang dagang,
persediaan barang dagangan, persediaan perlengkapan.
b. Aktiva tidak lancar : adalah kekayaan perusahaan yang tidak bisa dengan cepat dijadikan uang
tunai, misalnya investasi jangka panjang dan aktiva tetap (barang tak bergerak).
2. Kewajiban (liabilities) adalah kewajiban yang harus dibayarkan kepada pihak lain dalam waktu
tertentu. Kewajiban terdiri dari:
a. Kewajiban jangka pendek, yaitu utang yang pelunasannya kurang dari 1 tahu, misalnya utang
dagang, utang biaya.
b. Kewajiban jangka panjang, yaitu utang yang harus dilunasi dalam jangka waktu lebih dari 1 tahun.
Misalnya utang obliogasi, hipotik.
3. Modal yaitu kekayaan bersih yang dimiliki oleh perusahaan pada periode yang bersangkutan. Modal
berupa selisih antara aktiva dikurangi dengan utang
Harta = Utang + Modal
Contoh pencatatan neraca:
Pak sasa tgl 1 juli 2011 membuka usaha jualan baso keliling. Untuk itu dia membuat persiapan sebagai berikut:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Mengambil tabungan dari BSM sebesar Rp. 350.000., untuk modal usaha.
Membuat gerobak dorong senilai Rp. 300.000.,
Meminjam tambahan modal dari temannya sebesar Rp. 100.000.,
Membeli peralatan seperti kompor, panic, mangkuk, sendok & garpu, dll. Sebesar Rp. 75.000.,
Membeli bahan-bahan mie baso senilai Rp. 50.000.,
Sisa uangnya disimpan sebagai uang kas

Berdasarkan keterangan diatas dapat disusun neraca awal dari usaha tersebut sebagai berikut:+
Neraca Pak Sasa
1 Agustus 2011
Aktiva
1.1
1.2
1.3
1.4

Pasiva

kas
barang dagangan
peralatan
gerobak baso

25.000 2.1 Utang
50.000 3.1 Modal
75.000
300.000

100.000
350.000

jumlah

450.000 Jumlah

450.000

LAPORAN RUGI LABA
Lembar Informasi
Laporan rugi laba adalah suatu laporan yang memperlihatkan rugi atau laba suatu perusahaan pada periode
tahun berjalalan. Dalam lporan ini disajikan semua pendapatan atau penjualan-penjualan yang terjadi dan semua
beban dalam operasional perusahaan selama tahun berjalan.
Pendapatan adalah semua perubahan atas aktiva dan pasiva baik berupa penambahan atau pengurangan yang
disebabkan oleh penjualan ataupun aktivitas lainnya.
Beban adalah pengorbanan langsung dan tidak langsung yang secara ekonomis telah dimanfaatkan dalam usaha
untuk memperoleh pendapatan atau akan menghasilan manfaat ekonomi pada masa berikutnya.
Bentuk laporan rugi laba terdiri dari single step dan multiple step.
1. Single step
Bentuk laporan R/L ini banyak digunakan oleh usaha jasa yang memperlihatkan jumlah pendapatan dan
semua beban yang terjadi selama periode tertentu. Karena dalam hal ini perusahaan sulit untuk
menghitung harga pokok dari jasa yang dijualnya. Bila terjadi penjualan aktiva tetap, maka perkiraan ini
ditempatkan setelah terlihat rugi / laba atas usaha pokok.
Contoh bagan single step sbb:
Nama Perusahaan
LAPORAN RUGI LABA
Per…………………………
PENDAPATAN
Pendapatan service
Pendapatan Bunga
Pendapatan Jasa
Pendapatan Sewa
Jumlah Pendapatan

Rp…………………………
Rp…………………………
Rp…………………………
Rp………………………… +
Rp…………………………

BEBAN OPERASI
Beban Gaji
Rp…………………………
Beban Telepon
Rp…………………………
Beban Listrik
Rp…………………………
Beban Air
Rp…………………………
Beban Lain2
Rp………………………… +
Jumlah Beban Operasi
Rp………………………… Jumlah Laba/Rugi Kotor
Rp…………………………
Penjualan aktiva tetap
Rp………………………… +
Rugi Laba sebelum pajak
Rp…………………………
Pajak
Rp………………………… Rugi/Laba setelah pajak
Rp…………………………
Contoh:
Pak sobandi mempunyai usaha menjahit “Pantas”. Pada akhir 2011 menunjukkan catatan pendapatan
dan pengeluaran biaya sebagai berikut:
Beban gaji
Beban listrik
Beban telepon
Beban sewa kios

Rp. 2.400.000
Rp.
600.000
Rp.
720.000
Rp. 2.000.000

Beban pemakaian perlengkapan
Beban penyusutan mesin
Pendapatan
Penjualan inventaris mesin obras

Rp.
500.000
Rp.
150.000
Rp. 10.000.000
Rp.
750.000

Berdasarkan keterangan diatas susunlah laporan Rugi/Laba dalam bentuk single step!
2. Bentuk multiple step
Bentuk laporan R/L ini pada umumnya dipakai pada perusahaan dagang, dan jika perusahaan
memperoleh suatu pendapatan maka pendapatan tersebut akan jelas terlihat pada perkiraan rugi atau
laba usaha pokok.
Nama Perusahaan
LAPORAN RUGI LABA
Per…………………………

Penjualan
Retur penjualan
Potongan penjualan
Pengurangan penjualan
Penjualan bersih
Harga pokok penjualan
Persediaan awal
Pembelian
Beban angkut pembelian
Jumlah pembelian
Retur pembelian
Potongan pembelian
Pengurangan pembelian
Pembelian bersih
Tersedia untuk dijual
Persediaan akhir
Harga pokok penjualan
Laba/Rugi kotor
Beban Operasi
1. Beban penjualan
2. Beban umum /adm
3. Beban lain2
Jumlah beban operasi
Laba/Rugi usaha
Pendapatan lain-lain
Pendapatan bunga
Pendapatan sewa
Pendapatan jasa
Jumlah pendapatan
Laba/Rugi sebelum pajak
Pajak
Laba bersih setelah pajak

Rp…………..
Rp…………..
Rp………….. +
Rp………….. –
Rp…………..

Rp…………..
Rp………….. +

Rp…………..
Rp…………..

Rp…………..
Rp………….. +
Rp………….. -

Rp………….. +
Rp…………..
Rp………….. Rp………….. –
Rp…………..

Rp…………..
Rp…………..
Rp………….. +

Rp………….. –
Rp…………..

Rp…………..
Rp…………..
Rp…………..
Rp………….. +
Rp…………..
Rp………….. –
Rp…………..

Judul: Akuntansi

Oleh: Arif Ahmad


Ikuti kami