Sistem Informasi Administrasi Pada Panti Asuhan Putra Borneo Sampit Berbasis Desktop

Oleh Ni' Mah

527,1 KB 7 tayangan 0 unduhan
 
Bagikan artikel

Transkrip Sistem Informasi Administrasi Pada Panti Asuhan Putra Borneo Sampit Berbasis Desktop

1 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA PANTI ASUHAN PUTRA BORNEO SAMPIT BERBASIS DESKTOP Ni’mah, Depi Ruda, Catur Hermawan Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Darwan Ali. Sampit, 74322 Email : nixmahjr@gmail.com Abstraksi- Pengolahan data administrasi pada panti asuhan putra borneo merupakan salah satu jenis pekerjaan yang senantiasa dikerjakan dalam melakukan pendaataan administrasi. Dengan banyaknya penyumbang, pengadopsi, tersebut pihak panti asuhan khususnya pengurus mengalami kesulitan dalam mengolah data-data tersebut. Hal ini disebabkan karena media pengolahan datanya tidak efesien. Sehinggga dalam setiap prosesnya membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Untuk menanggulangi masalah tersebut, dirancanglah sebuah sistem baru berbasis komputer (terprogram) yang difungsikan sebagai media pengolahan data, baik data penyumbang maupun data administrasi dan data transaksi. Dengan dibuatnya program pengolahan data ini, maka kesulitan-kesulitan yang sering terjadi dapat ditangani. Adapun langkah-langkah utama dalam perancangan sistem tersebut adalah sebgai berikut : Dalam pembangunan program aplikasinya, digunakan perangkat lunak Borland® Delphi 7 sebagai media pemrograman dan sebagai basis data digunakan SQL Server 2005, sedangkan sistem operasinya adalah Windows 7. Adapun pertimbangan dalam memilih perangkat lunak ini didasarkan pada : Dengan sistem operasi Windows 7, maka pihak panti asuhan bisa lebih mudah dalam pengoperasianya dengan sistem operasi yang sudah lama dikenal. Dengan bahasa pemrograman Borland® Delphi 7, maka interaksi antara pemakai dengan program aplikasi akan lebih komunikatif dan lebih terkontrol Dengan basis data SQL Server 2005, karena koneksi database SQL Server 2005 lebih mudah dilakukan dalam Delphi. Kelebihan yang dimiliki oleh sistem dan program aplikasi ini adalah selain dapat mengolah data dengan cepat, tepat dan akurat, juga dapat proses penyusunan laporan dari setiap transaksi, dapat kapan saja dilihat (Preview) dan disajikan, baik dalam bentuk visual maupun secara fisik dalam sebuah media output (di layar monitor atau kertas). (Kata Kunci : Administrasi, Borland® Delphi 7, SQL Server 2005) I. PENDAHULUAN Panti Asuhan Putra Borneo merupakan salah satu lembaga yayasan yang berada di kelurahan Ketepang Kecamatan Mentawa Baru Ketapang Kabupaten Kotawaringin Timur Provinsi Kalimantan Tengah. Pada sekarang ini sistem pengolahan data administrasinya masih menggunakan aplikasi perkantoran sebagai media pengolahan datanya. Memproses data seperti ini tentulah akan menyulitkan dalam hal pengolahan data dan penyajian laporan, hal ini juga menyebabkan masih dibutuhkan waktu yang tidak sedikit dalam proses pencarian data, serta kesulitan dalam pembuatan laporan untuk jangka waktu yang singkat, sehingga sering terjadi kesalahan-kesalahan dan keterlambatan dalam penyajian laporan. Berdasarkan latar belakang dan pentingnya fungsifungsi administrasi tersebut, maka dirancang sebuah program yang berfungsi melakukan pencatatan administrasi pada Panti Asuhan Putra Borneao. Dan mengimplementsikannya kedalam sebuah program aplikasi berbasis GUI (Grafihc User Interface) serta akan dijadikan sebagai suatu topik penulisan tugas akhir, serta membantu pihak panti asuhan agar dapat mengatasi permasalahan yang ada sehingga memberikan hasil yang maksimal. I. TINJAUAN PUSTAKA A. Profil Panti Asuhan Yayasan Yatim Piatu Putra Borneo Kabupaten Kotawaringin Timur dalam perjalanan sejarahnya mengalami pertumbuhan beberapa tahapan sebagai berikut : 1. Yayasan Yatim Piatu Putra Borneo Kabupaten Kotawaringin Timur didirikan oleh KH. Muhammad Yusuf Al-Hudromy, MA pada hari Kamis Tanggal 16 Februari 1998 di kelurahan Ketepang Kecematan Mentawa Baru Ketapang Kabupaten Kotawaringin Timur Provinsi Kalimantan Tengah. 2. Ijin Operasional Organisasi Sosial/Lembaga Swakarya Masyarakat diterbitkan oleh kepala Kantor Wilayah Departemen Sosial Provinsi Kalimantan Tengah Nomor 2081/ORSOS.1/7/1999, tanggal 20 November 1999, yang dilanjutkan dengan bukti pendaftaran Organisasi Sosial Nomor : 446.3/445/ORSOS/VII/2008, pada Dinas Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat Kab.Kotim, tanggal 29 Juli 2006. Sesuai Sk. Tim Formatur Nomor : 01/YPAPBahagia/IX/2008, tanggal 18 September 2011. Tentang Penetapan dan Pengangkatan Pengurus Yayasan Yatim Piatu “Putra Borneo” Kabupaten Kotawaringin Timur Periode 2011-2015. B. Pengertian Sistem Menurut Jerry FitzGerald, dkk. , sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan 2 suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu [1]. 1. C. Pengertian Informasi Menurut Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolalaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan [5]. 2. D. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan." [2] 3. 4. 5. E. Pengertian Panti Asuhan Panti asuhan adalah suatu lembaga usaha kesejahteraan sosial pada anak terlantar dengan melaksanakan penyantuanan dan pengatasan anak terlantar, memberikan pelayanan pengganti orang tua/wali anak dalam memenuhi kebutuhan fisik, mental dan sosial kepada anak asuh sehingga memperoleh kesempatan yang luas, tepat dan memadai bagi pengembangan kepribadiannya sesuai dengan yang diharapkan sebagai bagian dari generasi penerus cita-cita bangsa dan sebagai insan yang akan turut serta aktif dalam bidang pembanguan nasiaonal. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa panti asuhan merupakan salah satu lembaga perlindungan anak yang berfungsi memberikan perlindungan terhadap hak anak-anak sebagai wakil orang tua dalam memenuhi kebutuhan mental dan sosial pada anak asuh agar mereka memiliki kesempatan untuk mengembangkan diri sampai mencapai tingkat kedewasaan yang matang serta mampu melaksanakan perannya sebagai individu dan warga negara dalam kehidupan bermasyarakat [1]. F. Delphi Borland Delphi atau biasa disebut Delphi merupakan perangkat lunak pengembangan aplikasi yang sangat populer di lingkungan windows. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk membuat aplikasi apa saja, dari permainan (games) hingga ke aplikasi basis data [12]. Pada dasarnya Integrated Development Environment (IDE) memiliki Delphi dibagi menjadi enam bagian utama, yaitu Menu, Speed Bar, Component Pallete, Form Disigner, Code Editor, dan Object Inspector [13] : Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut. Gambar 1 IDE Delphi 7 6. 7. 8. Main Menu Menu utama pada Delphi memiliki kegunaan yang sama seperti fungsi program aplikasi Windows lainnya. Toolbar Delphi memiliki beberapa toolbar yang masing-masing memiliki perbedaan fungsi dan setiap tombol pada toolbar berfungsi sebagai pengganti suatu menu perintah yang sering digunakan. Component Palette Component Palette berisi kumpulan icon yang melambangkan komponen-komponen yang terdapat pada VCL (Visual Component Library). Form Designer Form Designer merupakan suatu objek yang dapat dipakai sebagai tempat untuk merancang program aplikasi. Objek Inspector Objek Inspector digunakan untuk mengubah properti atau karakteristik dari sebuah komponen. Objek Inspector terdiri dari dua tab, yaitu Properties dan Events. Code Editor Code Editor adalah tempat dimana anda meletakkan atau menuliskan kode program dari program aplikasi yang anda buat, Code Editor dinamakan juga Unit. Code Explorer Digunakan juga untuk memudahkan pemakai berpindah antar file unit yang terdapat di dalam jendela Code Editor. Object Tree View Object Tree View menampilkan diagram pohon dari komponen yang bersifat visual maupun non visual yang terdapat dalam form. G. SQL Server 2005 SQL Server adalah DBMS bertipe relasional yang memiliki rentang dari laptop dan komputer meja (desktop) hingga server perusahaan besar. SQL Server pertama kali dikembangkan lebih lanjut untuk bekerja di sistem operasi windows NT. Sejak 1994 Microsoft mengembangkan rilis SQL Server yang mandiri dari sybase. SQL Server menyediakan sekumpulan perkakas yang bermamfaat untuk pengembangan basis data, permohonan, perbaikan kinerja (tuning), serta administrasi [3]. H. Mengenal ODBC Open Database Conectivity (ODBC)merupakan Aplication Programming Inteterface (API) database yang khusus digunakan untuk mengakses database relasional. ODBC terdapat dalam setiap komputer yang menggunakan Windows sebagai Sistem Operasinya karena ODBC merupakan bagian dari Windows Open System Architecture (WOSA) [14]. Gambar 2 Diagram Aplikasi Database Client/Server dan 3 Dalam ODBC disediakan berbagai Aplication Programming Inteterface (API) yang berguna untuk menyederhanakan dan memberikan standar bagi berbagai kegiatan pemrograman. Keuntungan utama mempergunakan ODBC ini adalah fleksibilitas. Fleksibel disini artinya mengubah jenis database yang dipergunakan oleh sebuah aplikasi tidak akan mempengaruhi kode program aplikasi tersebut. Selain itu prosesnya cepat namun kompleks dan memiliki sebuah kurva belajar yang tajam. ODBC terdapat dalam Control Panel Windows, yang ditunjukkan dengan icon Data Sources (ODBC). Hanya saja tempat tampilan ODBC dari menu taskbar tidak sama untuk beberapa system operasi Windows. Hal ini tergantung dari versi Windows itu sendiri. Pada ODBC terdapat 2 hal penting yang berkaitan dengan koneksi ke database yaitu : a) Database Driver Yang sesuai dengan driver tersebut. Setiap database memiliki driver spesifik, sehingga dalam sebuah ODBC dapat berisi lebih dari 1 database driver. b) Data Source Name (DSN) Data Source Name (DSN) adalah nama/alias dari database yang digunakan oleh program, yang koneksinya melalui ODBC. Dalam ODBC terdapat beberapa jenis Data Source Name yang akan menentukan otoritas pemakai database. c) User DSN User DSN bersifat Private bagi user pembuatnya, artinya DSN jenis ini hanya dapat di pergunakan/tampak oleh user yang membuatnya (atau user logi dengan user name pembuat DSN tersebut) Catatan : sifat User DSN diatas hanya berjalan pada Windows NT. d) System DSN System DSN bersifat Publik dalam sebuah komputer, artinya semua user yang mempergunakan komputer dimana system DSN diinstall dapat mempergunakannya walaupun bukan pembuatnya. e) File DSN File DSN adalah satu-satunya DSN yang bias di share dan dapat dipergunakan komputer lain yang memiliki driver database yang sama, dengan demikian setting untuk koneksi ke database cukup dilakukan pada satu komputer saja dan komputer yang lain cukup me-load-nya saja. File DSN umumnya dipergunakan untuk aplikasi multi user pada suatu LAN. Setting Data Saurce Name pada setiap jenis database senantiasa berbeda. Setting koneksi ODBC, dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahanya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan. A. Diagram Konteks Yayasan Yayasan Data keperluan rumah tangga 0 Data penyumbang, Data sumbangan uang, Data sumbangan barang, Bukti keperluan anak SISTEM INFORMASI Penyumbang Penyumbang Kwitansi sumbangan uang, Kwitansi sumbangan barang, Data pegawai Anak Anak Asuh Asuh Data anak asuh, Data Keperluan anak, Data pengadopsi Data Anak Akses Pegawai Data Admin Pegawai Pegawai Admin Admin Pengadopsi Pengadopsi Gambar 3 Diagram Konteks B. Diagram Berjenjang 00 Sistem Informasi Administrasi Pada Panti Asuhan Putra Borneo 1.1 1.1 Data Penyumbang 11 22 33 Master Transaksi Laporan 2.1 2.1 Transaksi Adobsi Anak 1.2 1.2 2.2 2.2 Data Anak Asuh Transaksi Sumbangan Barang 1.3 1.3 2.3 2.3 Data Pegawai 1.4 1.4 II. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Analisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Hasil dari analisa sistem adalah laporan yang Laporan data anak asuh, Laporan data adobsi, Laporan data penyumbang, Laporan data pegawai, Laporan data sumbangan uang, Laporan data sumbangan barang, Laporan keperluan anak asuh, Laporan keperluan rumah tangga, Data Admin Transaksi Sumbangan Uang 2.4 2.4 Transaksi Keperluan Anak 2.5 2.5 Transaksi Keperluan Rumah Tangga 3.1 3.1 3.2 3.2 Laporan Sumbangan Uang Laporan Sumbangan Barang 3.3 3.3 3.4 3.4 Laporan Data Pegawai Laporan Data Anak Asuh 3.5 3.5 3.6 3.6 Laporan Data Penyumbang Laporan Keperluan Rumah Tangga 3.7 3.7 3.8 3.8 Laoran Keperluan Anak Laporan Adobsi Anak Gambar 4 Diagram Berjenjang 4 1. Akses : Login, Logout, dan Exit. 2. Menu Master submenu : Data Penyumbang, Data C. Data Flow Diagram Anak Asuh, Data Pegawai, Data Admin. 3. Menu Transaksi submenu : Tranksaksi Adopsi Data keperluan anak Data anak asuh Anak Asuh 1 Daftar pegawai, Daftar anak asuh, Daftar adobsi anak, Daftar penyumbang, Daftar sumbangan uang, Daftar sumbangan barang, Daftar keperluan anak, Daftar Keperluan rumah tangga, Data Master Yayasan 3 Laporan Data keperluan rumah tangga 2 Data akses pegawai Data Transaksi Data sumbangan uang Data pegawai Pegawai Data penyumbang 4. Anak, Transaksi Sumbangan Uang, Transaksi Sumbangan Barang, Transaksi Keperluan Anak, Transaksi Keperluan Rumah Tangga. Menu Laporan submenu : Laporan Sumbangan Uang, Laporan Sumbangan Barang, Laporan Data Pegawai, Laporan Data Anak Asuh, Laporan Data Penyumbang, Laporan Keperluan Rumah Tangga, Laporan Keperluan Anak Asuh, Laporan Data Adopsi. B. Menu Master Pada menu master terdapat beberapa submenu, yaitu data penyumbang, data anak asuh, data pegawai, data admin seperti gambar berikut ini : Kwitansi sumbangan uang Penyumbang Data sumbangan barang Kwitansi sumbangan barang Data admin Data pengadobsi Admin Pengadobsi Data anak asuh Gambar 5 DFD Sistem Informasi Administrasi III. IMPLEMENTASI Implementasi Sistem merupakan cara menerapkan sistem dan menjalankan sistem agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Implementasi sistem dilengkapi dengan penjelasan-penjelasan agar pemakai mudah dalam memahami bagaimana program aplikasi dijalankan. Proses pertama saat program ini dijalankan akan tampil sebuah form seperti pada gambar berikut ini : A. Tampilan Menu Utama Gambar 7 Menu Master C. Submenu Master Anak Asuh Submenu ini akan menampilkan form master anak asuh seperti pada gambar berikut ini : Gambar 8 Form Master Anak Asuh Form input ini data anak asuh ini digunakan untuk menginput data anak asuh, adapun form ini berisi sebagai berikut : 1. Nama anak, tempat lahir anak, tanggal lahir anak, jenis kelamin anak, tanggal masuk anak, status anak, keadaan orang tua, pengsuh utama, alasan penitipan, nama ayah, alamat orang tua Gambar 6 Menu Utama 2. Tombol Simpan untuk proses penyimpanan data Pada form terdapat beberapa menu yang berfungsi untuk 3. Tombol Rubah untuk proses perubahan data apabila mengendalikan program aplikasi sesuai dengan keinginan user, terjadi kesalahan dalam pengisian data Menu dan submenu tersebut adalah sebagai berikut : 5 4. Tombol Hapus untuk proses penghapusan data yang sudah disimpan 5. Tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form D. Menu Transaksi Pada menu transaksi terdapat beberapa submenu, yaitu transaksi sumbangan uang, transaksi sumbangan barang, transaksi keperluan anak asuh, tranksaksi keperluan rumah tangga, transaksi adopsi anak asuh seperti gambar berikut ini : Gambar 11 Menu Laporan H. Laporan Submenu Daftar Anak Asuh Submenu ini menampilkan semua daftar anak asuh dan mencetak data yang sudah diinput. Gambar 9 Form Transaksi E. Submenu Tranksaksi Data Sumbangan Uang Submenu ini akan menampilkan form transaksi data sumbangan uang seperti pada gambar berikut ini : Gambar 12 Form Laporan Daftar Anak Asuh Dengan mengklik tombol Lihat maka akan menampilkan semua daftar anak asuh untuk menampilkan print out yang siap dicetak ke mesin percetakan (priter). Dengan mengklik tombol Print, media tersebut sudah diatur sedemikian rupa, sehingga bentuk dan ukurannya disesuaikan dengan bentuk dan ukuran media keluarannya (Output). Bentuk form laporan daftar anak asuh seperti gambar berikut ini : Gambar 10 Form Transaksi Sumbangan Uang Form transaksi sumbangan uang digunakan untuk bertransaksi atau melakukan donasi sumbangan, adapun form ini berisi sebagai berikut : 1. Nama penyumbang diambil dari tabel penyumbang, tanggal sumbangan uang, jumlah sumbangan uang 2. Tombol untuk menambahkan kode penyumbang yang diambil dari tabel penyumbang 3. Tombol Print Nota untuk mencetak kwitansi sumbangan uang 4. Tombol Simpan untuk proses penyimpanan data 5. Tombol Rubah untuk proses perubahan data apabila terjadi kesalahan dalam pengisian data transaksi sumbangan uang 6. Tombol Hapus untuk proses penghapusan data yang sudah disimpan 7. Tombol Keluar berfungsi untuk keluar dari form transaksi sumbangan uang Gambar 12 Print Out Laporan Daftar Anak Asuh A. KESIMPULAN 1. Dari keseluruhan pembahasan yang terdapat dalam setiap bab sebelumnya, dapat dirangkum dalam beberapa kesimpulan berikut : 6 2. 3. 4. 5. 6. 7. Dalam penyusunan data master data penyubang, data anak asuh, data pegawai, sudah dapat terdata dengan baik. Dalam proses transaksi keperluan anak asuh dan keperluan rumah tangga sudah dapat dibuat dengan baik dan otomatis tetapi dalam pencatatan realisasinya masih belum terbuat. Dalam proses transaksi sumbangan barang sudah dapat dilakukan secara otomatis tetapi dalam proses penyaluaran sumbangan barang kepada anak asuh masih belum terealisasi. Dalam proses transaksi adopsi anak asuh sudah dapat dibuat dengan baik, sehingga dalam pengolahan data laporan dari setiap transaksi menjadi cepat dan akurat. Dalam proses penyusunan laporan dari setiap transaksi, dapat kapan saja dilihat (Preview) dan disajikan, baik dalam bentuk visual maupun secara fisik dalam sebuah media output (di layar monitor atau kertas). perusahaan, sehingga kapan pun laporan-laporan tersebut dapat disajikan secara cepat. B. SARAN Dengan melihat hasil dari kesimpulan diatas, maka dapat diberikan saran-saran sebagai berikut : 1. Transaksi keperluan anak asuh dan transaksi keperluan rumah tangga hanya mencatat permintaan keperluan anak asuh dan keperluan rumah tangga, diharapkan bagi peneliti selanjutnya dapat mencatat realisasi permintaan keperluan tersebut. 2. Transaksi sumbangan barang juga hanya mencatat sumbangan barang diharapkan kedepannya dapat melakukan pencatatan penyaluran sumbangan barang kepada anak asuh serta melihat stok dan sisa sumbangan barang. 3. Laporan keuangan yang dibuat sekarang masih dalam bentuk yang sangat standar atau sederhana, kedepannya agar laporan keuangannya dapat dibuat lebih rinci lagi. 4. Diharapkan untuk kedepannya, sistem informasi administrasi pada panti asuhan ini agar bisa dibuat berbasis web, untuk lebih mudah dalam melakukan transaksi penyumbangan dan melihat kegiatan seputar panti asuhan. http://www.republika.co.id/berita/nasional/umum/15/06/13/ npup9u-ini-tata-cara-mengadopsi-anak-sesuai-undangundang. [Diakses Rabu Oktober 2015]. [4] [Online]. Available: httpdigilib.uinsuka.ac.id31391BAB%20I%2C%20IV%2C%20DAFTAR% 20PUSTAKA.pdf. [Diakses Jumat Januari 2016]. [5] H. Jogiyanto, Analisis & Desain Informasi, Yogyakarta: Andi, 1999. [6] J. HM, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi, 2005. [7] K. &. Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, Edisi Kelima-Jilid 1 penyunt., Jakarta: PT Indeks, 2010. [8] Indrijani, Perancangan Basis Data dalam Allin1, Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2011. [9] K. E. Kendall dan J. E. Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem, Jakarta: PT Indeks, 2006. [10] Kristanto, Konsep dan Perancangan Database, Yogyakarta: ANDI, 2004. [11] A. Nugroho, Sistem Basis Data, Yogyakarta: Andi Offset, 2011. [12] A. Kadir, Dasar Aplikasi Database MySql Delphi, Yogyakarta: Andi, 2004. [13] P. Antony, Pemrograman Borland Delphi, Edisi 3 penyunt., Yogyakarta: Andi, 2000. [14] M. Fauzi Amin, Pemrograman Database Visual Basic 6 dan SQL Server 2000, Yogyakarta: Andi, 2002. DAFTAR PUSTAKA [1] [Online]. Available: http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2012-2-00163DI%20Bab2001.pdf. [Diakses 18 Desember 2015]. [2] [Online]. Available: http://www.almuzakki.com/pengertian-anakyatim-dan-kedudukannya-dalam-islam.html . [Diakses Selasa Januari 2016]. [3] [Online]. Available:

Judul: Sistem Informasi Administrasi Pada Panti Asuhan Putra Borneo Sampit Berbasis Desktop

Oleh: Ni' Mah


Ikuti kami