Teknik Dokumentasi Sia

Oleh Cornelia Linggasari

195 KB 7 tayangan 0 unduhan
 


Bagikan artikel

Transkrip Teknik Dokumentasi Sia

TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUTANSI Cornelia Linggasari – 43217120056 Fakultas Ekonomi dan Bisnis S1 Akuntansi PENDAHULUAN Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya. Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naaratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu : 1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja. 2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan. 3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi. Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian banyak kerumitan dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim yang mengembangkan proyek sistem informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru dalam tim, untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis tertarik untuk menulis makalah tentang pengguna –pengguna teknik sistem dan jenisjenis teknik mendokumentasikan sistem informasi serta petunjuk menggambarkan di agram alir. PEMBAHASAN Pengertian Dokumentasi sistem informasi Akuntansi Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah system. Dokumentasi menjelaskan bagaimana system informasi akuntansi beroperasi dan karena itu adalah bagian penting dari akuntansi setiap sistem. Misalnya, dokumentasi menjelaskan tugas untuk merekam data akuntansi, prosedur yang pengguna harus melakukan untuk mengoperasikan aplikasi komputer, langkah-langkah pengolahan yang AISs ikuti, dan arus logis dan fisik dari data akuntansi melalui sistem. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal). Penggunaan Teknik – Teknik Sistem 1. Penggunaan Teknik Sistem Dalam Auditing Lazimnya, audit dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen pertama biasanya disebut Audit Interim. Audit interim bertujuan untuk menaksir seerapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi. Komponen audit yang kedua adalah Audit Laporan Keuangan. Audit laporan keuangan melibatkan pengujian substantif. Pengujian subtantif merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung.  Evaluasi Pengendalian Internal Auditor membutuhkan teknik untuk memecah tugas antar personel atau departemen. Flowchart analistis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan oleh auditor untuk menganalisis distribusi dokumen dan disajikan dalam bentuk kolom-kolom untuk mengelompokan peran pemrosesan yang dijalankan oleh setiap entitas.  Pengujian Kepatuhan Seorang auditor menjalankan pengujian kepatuhan untuk mengkonfirmasi eksistensi, menilai efektivitas dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Oleh karena itu, auditor perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, table keputusan, dan metode matriks  Kertas Kerja Kertas Kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan penyajian yang dilakukan dalam proses audit, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan audit, dan simpulan yang ditarik dari hasil audit. Kertas kerja ini dibuat dan disimpan oleh auditor. 2. Penggunaan teknik sistem dalam pengembangan sistem Proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase yaitu analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem. Personel pengembangan sistem mencakup analisis sistem,perancangan sistem,dan programer. Implementasi sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, dokumentasi solusi, serta tinjauan terhadap sistem pada saat sistem mulai dioperasikan untuk memastikan bahwa sistem yang dirancang berfungsi sebagaimana mestinya.  Analisis Sistem Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.  Desain Sistem Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya mendokumentasikan perancangan sistem digunakan secara ekstensif untuk  Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan penerapan desain yang telah dibuat. aktivitas yang biasanya mencakup dalam implementasi adalah pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer dan infrastruktur, mendesain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujian sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem baru. Teknik-teknik Sistem beserta contoh simbol-simbol yang digunakan Flowchart merupakan teknik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan diagram symbol yang menunjukan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem. 1. Bagan Arus (Flowchart) Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun oleh personel sistem. Pemakaian yang meluas ini memicu perlunya keseragaman simbol dan konvensi yang digunakan Simbol-simbol ini terkait dengan fungsi dasar pemrosesan data. Symbol khusus dapatdigunakan untuk menggantikan simbol dasar guna memberikan informasi tambahan. – – – – Simbol input/output Simbol proses Simbol garis arus Simbol anotasi 2. Bagan Arus Analitik, Dokumen, dan Distribusi Formulir Flowchart analitik, Flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan untuk menganalisis distribusi dokumen dalam sebuah sistem. Diagram ini dikelompokan dalam kolom-kolom untuk mengelompokan fungsi yang dijalankan oleh setiap entitas. Flowchart analitik serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Alur proses ditandai dengan penggunaan symbol yag dihubugkan dengan garis. Flowchart dokumen serupa dengan format flowchart analitik, tetapi peran proses setiap entitas tidak disajikan secara detail. Tujuan flowchart semacam ini adalah untuk mengetahui setiap dokumen yang digunakan dalam setiap sistem aplikasi dan mengidentifikasi titik awal dokumen, distribusi dokumen, serta titik akhir setiap dokumen. Diagram distribusi formulir menggambarkan distribusi setiap salinan formulir dalam sebuah organisasi. Formulir dapat digambarkan bentuk simbol atau deskripsi katakata. Formulir digambarkan pada sisi kiri dari diagram dan akan bergerak secara horizontal keberbagai kolom untuk menggambarkan alokasi formulir ke berbagai unit organisasi 3. Bagan Arus Sistem Dan Program Bagan arus sistem digunakan baik oleh auditor maupun ahli sistem. Bagan arus sistem mengidentifikasikan keseluruhan atau garis besar aliran operasi dalam sistem. Dalam bagan arus sistem penekanannya adalah pada media dan fungsi pemrosesan, bukan pada fungsi pemrosesan yang rinci. Bagan arus program digunakan oleh staf atau ahli pengembangan sistem. Bagan arus program atau bagan arus blok menguraikan fungsi pemrosesan lebih rinci dibandingkan bagan arus sistem. Bagan arus sistem berhubungan dengan fase analisis dalam proyek sistem, sedangkan bagan arus program berkaitan dengan fase perancangan. Data Flow Diagram Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan sumber, tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi mereka sebelum mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram. Tipe dalam Data Flow Diagram Konteks diagram Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang menggambarkan aliran data ke dan dari entitas eksternal. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram konteks. Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem. Batas adalah perbatasan antara “sistem dalam minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem didefinisikan. Sebagai contoh, hanya konsumen dan bank berada dalam lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber pembayaran untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan mencakup “masa penggunaan” kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan pembayaran sewa. Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah aliran menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di “pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem (yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka. Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah sistem yang menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data ke dan dari entitas ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya, departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data. Oleh karena itu, fisik DFD menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah proses sistem dicapai. Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang dicapai. Sebagai contoh, kita melihat bahwa “pelayan toko” menerima uang tunai dari “pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang tunai pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data diambil (yaitu menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan. Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata benda dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari 66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal. Diagram IPO dan HIPO Diagram IPO dan HIPO digunakan oleh personel pengembangan sistem untuk membedakan level rincian sistem yang digambarkan dalam Flowchart. Bagan IPO menyajikan sangat sedikit rincian yang berkaitan dengan fungsi pemrosesan, tetapi bagan itu merupakan teknik yang bermanfaat untuk menganalisia keseluruhan kebutuhan informasi. Rincian tambahan atas tambahan proses dituangkan dalam bagan hierarki masukanproses-keluaran atau bagan HIPO. HIPO terdiri dari sekumpulan bagan yang menggambarkan sistem yang berjenjang tingkat kedetailannya, dimana tingkat kedetailan tersebut tergantumng pada tingkat pemakaian pemakai. Bagan HIPO (hierarchy plus input-proses-output) memuat dua segmen: bagan herarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan kedalam berbagai modul atau sub-tugas dan pada bagian IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan-proses-keluaran dari setiap modul. Bagan herarkis menguraikan keseluruhan sistem dan menyediakan “daftar isi” dari bagian IPO yang rinci, biasanya melalui skema penomoran. PENUTUP Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknikteknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan yaitu. 1.Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. 3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru. Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem.Tingkatan atau derajat pemahaman dokumentasi, meliputi mampu memahami, mengevaluasi, dan menyiapkan/membuat Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini. DAFTAR PUSTAKA Putra, Y. M., (2018). Teknik dan Dokumentasi Sistem Informasi Akuntansi. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta". http://aseepsolehudin.blogspot.co.id/2013/11/penggunaan-teknik-teknik-sistem.html http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html http://blogakuntansi.blogspot.com/2011/11/teknik-dokumentasi-sistem.html http://akuntansi-keuangan-rochmahndo.blogspot.co.id/2015/01/teknik-dokumentasi-danpenyusunan-sistem.html http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sistem-informasi-akuntansi/ pengembangan-sistem-dan-teknik-dokumentasi/

Judul: Teknik Dokumentasi Sia

Oleh: Cornelia Linggasari


Ikuti kami