Tugas Mppk Makalah

Oleh Hendar 04

49,6 KB 6 tayangan 0 unduhan
 


Bagikan artikel

Transkrip Tugas Mppk Makalah

Makalah Mapel: menerapkan prinsip professional kerja Guru: Wening Sistha.L, S.E Nama kelompok:       Alvianti Anipah Anisa Sevia Indri Meta Tri Weny Sri Rahayu MENGELOLA INFORMASI A. Informasi 1. Pengertian informasi Saat ini informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam mendukung kelangsungan sebuah perusahaan. Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, oleh karenanya pelaku bisnis tidak bisa lepas dari arus informasi. Dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data, kenyataan, dan hasil pengolahan yang berguna untuk khususnya dalam pengambilan keputusan. 1. Karakteristik informasi Informasi yang baik memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut ini: a. Informasi harus berhubungan (information must be pertinent). Pernyataan informasi harus berhubungan dengan urusan dan masalah yang pentingbagi penerima informasi. b. Informasi harus akurat (information must be accurate). Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan. c. Harus ada ketika dibutuhkan (information must be timely). informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. d. Relevan (relevant). Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang yang satu dengan yang lainnya pasti berbeda. 2. a. Sistem informasi Pengertian sistem informasi Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output, baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan. Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti berikut ini: 1. Pemprosesan informasi yang efektif 2. Manajemen informasi yang efektif 3. Keluwesan 4. Kepuasan pemakai b. Sistem informasi perusahaan sistem informasi yang di terapkan disuatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lainnya karena beberapa faktor seperti ruang lingkup perusahaan dan sifat atau jenis perusahaan Dalam merancang sistem informasi perlu dilalui beberapa langkah berikut ini: 1. Tentukan dengan jelas jenis informasi yang di perlukan dan untuk apa informasi tersebut. 2. Buat penggolangan informasi sehingga terlihat klasifikasi pokok infomasi. 3. Rumuskan tujuna khusus atau manfaat sistem informasi yang ingin dicapai. 4. Tentukan pusat-pusat atau lokasi penting yang harus ada dalam jaringan lalu lintas informasi. 5. Rencanakan penyusunan pusat data yang bertugas menyimpan dan memelihara informasi. 6. Tetapkan informasi mana yang harus diproses secara ototmatis dan informasi mana yang masih harus diproses secara manual. A. MENGELOLA INFORMASI Mengelola informasi berarti suatu proses yang terdiri dari perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawsan terhadap data yang diorganisasi menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu guna mendukung manajmen dalam pengambilan keputusan dalam pencapaian tujuan perusahaan. dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan, maka informasi berfungsi untuk: 1. Menggambarkan (describe). 2. Menjelaskan/menerangkan (to explain) 3. Memperkirakan (to predict) 4. Mengevaluasi (to evaluate) 5. Mengadakan pembaharuan (to innovate) 1. Fungsi pengelolaan informasi Pengelolaan informasi memiliki 3 fungsi penting yaitu, a. Pengumpulan informasi Dalam pengumpulan informasi terdapat beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi yaitu, pengamatan langsung, wawancara, perkiraan, dan daftar pertanyaan. Fungsi utama dari pengellaan informasi adalah menentukan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan dan mengorganisasikannya kedalam database. Database adalah suatu kumpulan data terintegrasi yang disimpan dalam satu tempat untuk memudahkan mengakses dan memproses data. Data dapat siperoleh dari sumber-sumber yan berasal dari dalam maupun luar organisasi. Biasanya sebagian besar data yang dikumpulkan berasal dari: 1. Sumber internal seperti catatan perusahaan atau laporan dan informasi yang disusun oleh para manajer. 2. Sumber eksternal seperti publikasi, perdagangan dan konsultan. b. 1. Penyimpanan dan pengolahan informasi Penyimpanan informasi Untuk memudahkan pengaksesan oleh pemakainya data biasanya disimpan dalam flashdisk, cd atau harddisk komputer. Data yang disimpan haruslah data terbaru, oleh karena itu database perlu diperbaharui. Untuk mengelola database secara baik perlu diterapkan sistem manajemen database (SMDB), yaitu sebuah program perangkat lunak yang membantu perusahaan untuk mengelola file-file, mengubah informasi yang disimpan dalam file, menambah informasi baru dan menghapus informasi yang sudah tidak diperlukan, menggabungkan file-file, serta memproses data serta mencetak laporan. a) Pentaan berkas data Penataan berkas data adalah pengaturan secara sistematis keseluruhan data sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali. Dalam penataan berkas data perlu adanya keseragaman dalam proses dan prosedur. Penataan berkas yang masih akan dibutuhkan kembali (arsif aktif) umumnyandisimpan pada masing-masing unit pengolah dengan menggunakan sistem distributed data processing (DDP) atas sistem lainnya , sedangkan penataan berkas yang sudah tidak aktif dipusatkan dibagian arsip. b) Penataan arsip Penataan arsip ada dilakukan terhadap 2 enis arsip yaitu: 1. Penataan arsip aktif (yang masih digunakan) Dalam penataan arsip aktif, arsip-arsip yang masalahnya sama, ditata menjadi satu file dan dimasukan kedalam satu folder ataupun beberapa folder. Untuk masalah yang berbeda dipisahkan oleh sekat penunjuk (guide) yang sekaligus merupakan penujuk subyek atau masalah. File (folder beserta penyekat) ditempatkan dalam filing cabinet. 2. Penataan arsip tidak aktif (yang tidak digunakan) Arsip yang sudah tidak aktif disimpan dipusat arsip (sentralisasi) dan ditata menurut pola klasifikasi tanpa kartu kendali. Untuk lebih memudahkan penemuannya, arsip-arsip yang sudah tidak aktif sebaiknya digolongkan menurut tahun. c. Penyimpanan arsip Sistem penyimpanan arsip berbeda-beda, antara lain tergantung tujuan organisasinya, volume pekerjaan, jenis peralatan yang digunakan, tersedianya ahli kearsipan masing-masing organisasi, dan kondisi fisik masing-masing organisasi. Penyimpanan arsip secara sistematis akan bermanfaat untuk penemuan kembali dengan mudah dan cepat, pengambilannya mudah tanpa mengacaukan penyimpanan dan pengambilannya juga dengan mudah. d. Perlindungan arsip Perlindungan arsip dapat diartika sebagai berikut: 1. Penjagaan tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman. 2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip dan menjaga arsip yang dihasilkan. 3. Menjaga arsip supaya selamat,terhindar dari bahaya,kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Dengan adanya perlindungan arsip diharapkan agar arsip: 1. Tidak hilang 2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab/orang yang tidak berhak atas arsip tersebut. 3. Tidak di salahgunakan untuk kepentingan atau kepentingan pribadi. 4. Tidak mudah rusak atau terbakar. E. Faktor penyabab kerusakan arsip Faktor-faktor yang menyababkan arsip rusak terdiri dari faktor internal dan faktor eksternal.faktor internal antara lain kertas yang tidak bagus kualitasnya,tinta yang mudah luntur untuk jangka lama,sedangkan faktor eksternal yang menyebabkan kerusakan arsip,yaitu kelembapan udara,sinar matahari,debu,jamur dan rayap atau ngengat. F. Perawatan arsip Usaha untuk merawat arsip dapat berupa melindungi,mengatasi,mencegah dan mengambil tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut informasinya (isinya) dari kehilangan,kerusakan dan lain-lain.pemeliharaan arsip dapat dapat di lakukan dengan: 1. Pengatur ruang arsip ruangan jangan terlalu lembap.suhu udara sebaiknya sekitar 26 derajat celcius.kelembapannya jangan melebihi 65%.sebaiknya gunakan AC jika tida diberi ventilasi yang cukup untuk mengatur peredaran udara dalam ruang. 2. Kebersihan 3. Perawatan tempat penyimpanan arsip 4. Rak arsip sebaiknya dari logam. 5. Lemari arsip harus sering dibuka. 6. Susunlah arsip dalam lemari agar renggang;agar mudan mengambilan dan tidak mudah lembab. 7. Taruhlah kapur barus untuk pembasmi ngengat dan rayap. 2.melakukan pengaman arsip segi fisiknya a) Restorasi arsip Restorasi berarti memperbaiki arsip yang yang telah rusak dan sulit digunakan. b) Laminasi arsip Dengan menggunakan plastic. c) Mikrofilm Arsip penting / vital yang sulit direstorasi dan dilaminasi,diatasi dengan pemotretan mikro film.hanya saja menggunakan microfilm itu mahal dan sulit pengoperasiannya. 2.PENGOLAHAAN DATA Pengolahan data merupakan masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data untuk menjadi suatu informasi yang bermanfaat.prosedur pengolahan data yang dilakukan secara manual meliputi kegiatan pengumpulan data,melakukan pengolahan, pengurutan,penghitungan,yang pada akhirnya menyusunanya dalam sejumlah bentuk laporan,penangganan informasi atau pengolahan data sebagai serangkaian pekerjaan yang terencana terhadap informasi,supaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan,terbagi dalam dari enam unsur. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pengamatan Pengumpulan Pengolahan Penyajian Pengiriman / transmisi Penyimpanan c.ENYAJIAN INFORMASI c. penyajian informasi Data yang telah diproses harus dimasukkan ke dalam suatu bentuk yang bermanfaat bagi manajer dan pemimpin perusahaan.informasi verbal dapat di sajikan dengan format teks dalam bentuk laporan,garis besar,artikel,atau buku.informasi angka dapat disajikan dalam bentuk label atau grafik.Grafik yang biasa digunakan adalah diagram batang,diagram lingkungan,diagram grafis. Hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan baku dan barang jadi,dengan kata lain,sistem pengolahan data memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi seseorang mungkin dianggap bahan mentah bagi orang lain,sebagaimana barang jadi sebuah divisi manufaktur menjadi bahan baku bagi divisi lainnya. beberapa hal yang harus diwaspadai dalam penyajian informasi,yaitu sebagai berikut. 1) Kesalahan dalam pengumpulan data pengukurannya. 2) Kesalahan dalam prosedur pengolahan data. 3) Ada data yang hilang. 4) Kesalahan dalam pencatatan data. 5) Penggunaan dokumen yang salah. 6) Kesalahan dalam pengolahan. 7) Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja. Agar informasi yang disampaikan sungguh-sungguh bermanfaat bagi manajemen dalam mengambil keputusan,penanganan yang teliti dan matang harus dilakukan.penanganan yang teliti dan matang berarti: 1. Tidak melupakan bahwa sistem informasi yang dikembangkan untuk mempermudah tercapainya tujuan. 2. Bahwa sistem informasi yang dikembangkan di maksudkan untuk mempertinggi kemampuan organisasi mengemban misinya. 3. Memperhatikan bahwa informasi akan digunakan untuk mengambil keputusan. 4. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang dapat dan harus diolah. 5. Melakukan penanganan informasi yang terdiri dari langkahlangkah,pengumpulan data,klasifikasi data menurut sumber,fungsi dan sifatnya,pengelolahan data,analisis data,interpretasi data,serta penyimpanan data. 2.KOMPUTERISASI PENGELOLAAN INFORMASI Komputer merupakan alat yang sifatnya netral.artinya komputer sangat tergantung kepada siapa yang memakaianya.sebagai alat yang netral komputer: a. Selain dapat digunakan untuk tujuan yang baik,komputer dapat juga digunakan untuk maksud jahat. b. Apabila diketahui cara kerjanya,komputer dapat digunakan untuk tujuan yang tidak baik mengingat komputer tidak dapat berpikir rasional seperti manusia. c. Komputer tidak dapat mengambil keputusan sendiri,tetapi hanya mampu menyajiakan data atau informasi bagi seseorang untuk mengambil keputusan. d. Komputer hanya dapat mengolah data yang dapat diangkakan ( kuantitatifnya ).untuk data kualitatif tidak dapat dilakukan dengan komputer. e. Komputer baru dapat digunakan dengan efisien apabila data kuantitatifnya berjumlah cukup banyak dan kompleks.apabila jumlahnya hanya sedikit dan perhitungannya sederhana,penggunaan komputer merupakan pemborosan. A.PENEMPATAN UNIT INFORMASI KOMPUTERISASI Dalam suatu perusahaan,komputer dapat disentlisasikan oleh unit pusat atau didesentralisasikan ke dalam unit-unit yang lebih kecil.antara pusan dan unit-unit terjadi komunikasi timbal-balik dengan saling memberi dan menerima masukan dan hasil.unit informasi pusat ( untuk perusahaan besar ) merupakan unit koordinasiinformasi,yang siap untuk memberikan informasi yang dibutuhkan pimpinan,dan unit lain yang membutuhkannya. B.POLA KLASIFIKASI DATA KOMPUTERISASI Database ( dbase ) merupakan file ( arsip ) komputerisasi pusat yang berisi informasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga memungkinkan digunakan untuk tujuan berbagai tujuan.database terdiri dari file data ( data files ).data file berisi serangkaian arsip ( sets of records ).dengan kata lain file adalah kumpulan arsip ( records ) .setiap arsip data berisi data individual.dengan demikian,urutannya adalah data base,data files,sets of records,dan individual data elements.

Judul: Tugas Mppk Makalah

Oleh: Hendar 04


Ikuti kami