Presentasi Laporan Pertanggung Jawaban Cabang

Oleh Sandy Septiansyah

660,4 KB 6 tayangan 0 unduhan
 


Bagikan artikel

Transkrip Presentasi Laporan Pertanggung Jawaban Cabang

LAPORAN AKHIR SEMESTER 1 TAHUN AJARAN 2011/2012 EDULAB (EDUCATION LABORATORY) DIVISI : CABANG BENGAWAN STRUKTUR CABANG BENGAWAN • • • • • Kepala Cabang Bengawan : Aguntaran, S.T. Front Office : Diah Rahmadiarti, S.Pi Administrasi : Nargis Natalina Susan Finance&Accounting : Mulyadi, S.E. Koordinator Operasional : Pak Agus (Juli-Okt) Tofan Hariwijaya (Nov-skrg) SOP KECABANGAN (1) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Pelaksanaan Briefing Morning Pelaksanaan kegiatan office masing-masing divisi Persiapan pembelajaran reguler Pelaksanaan TO Penerimaan tamu Penerimaan telepon Pembayaran cicilan Penggunaan mesin EDC SOP KECABANGAN (2) 9. Pelayanan siswa privat 10. Pelayanan dating siswa 11. Handling komplain 12. Shifting pengajar 13. Pelaksanaan TO 14. Pengawasan TO reguler 15. Parkir dan sepatu 16. Pengadaan perlengkapan 17. Perbaikan dan (maintenance) peralatan SISTEM DOKUMEN ONLINE 1. AR Payment 2. Kas Harian Bengawan (Kas Besar dan Petty Cash) 3. Shifting Pengajar Reguler 4. Shifting Pengajar Privat 5. Pengeluaran beban operasional 6. Pendaftaran siswa EDULAB (reguler dan privat) 7. Database siswa Bengawan 8. Laporan handling komplain siswa Tabel 1. J umlah Siswa Bengawan per Sekolah Tahun Ajaran 2011-2012 SE K OLAH SMAN 1 SMAN 2 SMAN 4 SMAN 5 SMAN 6 SMAN 7 SMAN 8 SMAN 9 SMAN 10 SMAN 11 J UM LAH 21 20 16 2 1 4 2 3 8 4 SE K OLAH J UM LAH SISWA SMAN 14 SMAN 15 SMAN 16 SMAN 19 SMAN 20 SMAN 23 SMAN 24 SMA TARBAK SMA DH SMA PGII 1 SMA PRIBADI 19 1 2 2 34 3 3 7 1 3 10 TOTAL 166 SUMMARY • • • • Deluxe IPA: full Deluxe IPS : 2 orang Suite IPA : full Suite IPS : full DIVISI FRONT OFFICE • • • • • • Pelayanan tamu Pelayanan melalui telepon Pelayanan pembayaran Persiapan kegiatan pembelajaran Pendaftaran dan up date data siswa Info kesiswaan meliputi: keuangan dan info akademik (dalam bentuk roadshow, pengumuman via mading, SMS gateway, dll) REALISASI PROGRAM KERJA • Terlaksana dengan baik KENDALA FRONT OFFICE • Informasi terkait dengan produk baru harus lebih lengkap dan detail diberitahukan kepada FO sehingga menghindari distorsi penyampaian ke costumer / calon • Handling komplain yang cepat dan tanggap sehingga tidak membuat costumer menunggu terlalu lama langkah penyelesaian komplain REKOMENDASI • Sering diadakan koordinasi terpusat FO jika ada perubahan terkait dengan produk baru atau kebijakan lain yang berhubungan langsung dengan costumer DIVISI OPERASIONAL 1. Memberikan pelayanan prima kepada karyawan (manajemen&pengajar) dan siswa 2. Menjaga kebersihan lingkungan, kelayakan, dan ketersediaan fasilitas kerja agar nyaman 3. Menjaga keamanan di lingkungan kerja REALISASI PROGRAM KERJA • Semuanya terlaksana KENDALA OPERASIONAL 1. “Miss komunikasi” antara satu divisi dengan divisi yang lain. REKOMENDASI 1. Koordinasi yang teratur dan pembagian kerja yang baik DIVISI ADMIN AKADEMIK • Membuat dan menyediakan shifting selama 1 semester • Pengarsipan data-data shifting • Pengarsipan data-data akademik per masingmasing cabang • Melakukan rekapitulasi administrasi kesiswaan (absensi siswa) REALISASI PROGRAM KERJA (1) • Menyusun shifting program pembelajaran regular EDULAB disesuaikan dengan target jumlah sesi serta kesediaan pengajar. Shifting dibuat dalam 1 semester dengan menggunakan pola (contoh shifting terlampir) • Shifting dikirim ke masing-masing pengajar dalam bentuk email atau print out dan pemberitahuan melalui sms. • Membuat rekapitulasi jumlah sesi pengajaran setiap guru untuk diserahkan pada divisi HCGA REALISASI PROGRAM KERJA (2) • Melakukan rekapitulasi absensi siswa • Kegiatan pembelajaran reguler kelas XII untuk tahun ajaran 2011-2012 dimulai tanggal 14 Juli 2011 • Pelaksanaan jam standby • Pelaksanaan kegiatan TO (try out) pada semester 1 tahun ajaran 2011-2012 dilaksanakan sebanyak 5 kali untuk kelas XII di EDULAB cabang Bengawan REALISASI PROGRAM KERJA (3) • Berakhirnya pembelajaran Reguler semester 1 tahun ajaran 2011-2012 pada tanggal 02 Desember 2011 • Pelaksanaan guru standby UAS dalam pekan UAS yang dimulai pada tanggal 01 Desember 2011 – 17 Desember 2011 yang disesuaikan dengan jadwal UAS masing-masing sekolah • Berakhirnya kegiatan Standby dan jam tambahan pada tanggal 17 Desember 2011 Kehadiran Try Out Cabang Bengawan Hari/ Tanggal Jumlah Siswa Hadir Suite Deluxe total Try Out ke 1 Minggu, 7 Agustus 2011 29 106 135 Try Out ke 2 Minggu, 18 September 2011 32 114 146 Try Out ke 3 Minggu, 16 Oktober 2011 32 112 144 Try Out ke 4 Minggu, 13 November 2011 32 113 145 Try out ke 5 Minggu, 27 November 2011 30 111 141 Jumlah keseluruhan siswa suite : 35 orang Jumlah keseluruhan siswa deluxe : 130 orang Grafik kehadiran TO Bengawan 120 100 80 60 suite deluxe 40 20 0 Minggu, 7 Agustus 2011 TRY OUT KE 1 Minggu, 18 September 2011 TRY OUT KE 2 Minggu, 16 Oktober 2011 TRY OUT KE 3 Minggu, 13 November Minggu, 27 November 2011 2011 TRY OUT KE 4 TRY OUT KE 5 EVALUASI PROGRAM KERJA • Keberjalanan shifting di lapangan tidak sepenuhnya sesuai dengan jadwal dikarenakan masalah teknis • Ketersediaan jumlah pengajar yang standby tidak sesuai dengan jumlah siswa yang meminta tambahan • Dalam pelaksanaannya, kesediaan waktu mengajar para pengajar honorer sering berubah-ubah tidak sesuai dengan Form kesediaan mengajar yang diberikan saat awal kegiatan pembelajaran REKOMENDASI • Tersedianya guru khusus untuk melayani standby • Ketegasan dalam hal perizinan pengajar yang berpengaruh terhadap keberjalanan shifting • Adanya sosialisasi dengan para pengajar berkaitan dengan hal-hal yang menyangkut akademik DIVISI FINANCE&ACCOUNTING • Finance ▫ ▫ ▫ ▫ Menyediakan informasi keuangan cabang yang akurat. Mengatur setiap penerimaan dan pengeluaran cabang secara efektif. Pengawasan keuangan sehingga menjamin efisiensi penggunaan dana Memastikan ketersediaan dana yang memadai dan pengadaan dana pada waktu yang tepat • Accounting ▫ Mencatat seluruh transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran kas cabang. ▫ Membuat laporan keuangan. ▫ Membuat prosedur untuk mencatat, menggolongkan dan memasukan secara singkat transaksi-transaksi perusahaan REALISASI PROGRAM KERJA (1) • KAS BESAR ▫ Penerimaan Kas Besar  Account Receivable  Pendapatan Lainnya (denda) ▫ Pengeluaran Kas Besar  Biaya Overhead Operasional  Pengeluaran Budget PC/SA REALISASI PROGRAM KERJA (2) • KAS KECIL (Petty Cash) ▫ Biaya rutinitas Operasional ▫ Biaya rutinitas Front Office Pencapaian (1) • Finance ▫ Pengeluaran Kas Cabang terkendali dengan baik, sehingga efisiensi cabang selalu terkontrol ▫ Pengeluaran operasional sejalan dengan anggaran dan tidak mengalami over budget ▫ SOP Financial berjalan dengan baik ▫ Invoice, tepat sasaran sehingga mempermudah kolektivitas AR ▫ Analisis Efisiensi Beban Cabang dan Analisis Pengeluaran Operasional Pencapaian (2) • Accounting ▫ Mencatat dan membukukan seluruh transaksi dan bukti transaksi ▫ Membuat Resume AR Cabang ▫ Membuat History Kas Besar dan History Petty Cash/semester ▫ Membuat laporan keuangan Cabang per bulan, berupa Pengeluaran dan Efisiensi ▫ Membuat laporan Pembagian JasProd Cabang ▫ Menggunakan Software Zahir untuk Laporan Keuangan ▫ Menggunakan Software Zahir untuk membuat Laporan Keuangan dan Analisis Rasio Strategi Usaha Cabang • • • • Pelayanan yang ramah & profesional Fasilitas yang cukup baik Data informasi yang rapih Memberikan diskon harga untuk siswa berprestasi, dan atau aktif di organisasi • Memberikan diskon harga untuk siswa yang dapat membawa rekannya untuk bergabung menjadi siswa edulab (rekrutmen agen) Resume Penerimaan Cabang RESUME TOTAL PENERIMAAN BENGAWAN BANK MANDIRI BNI MERCHANT MANDIRI BCA Total July Agustus September Oktober November Desember 271,803,000 97,019,000 73,088,555 74,393,900 62,772,900 36,206,000 19,117,500 390,000 2,908,000 3,720,000 3,425,000 265,000 17,977,500 9,320,000 1,245,000 9,045,000 9,655,000 5,735,000 7,175,000 2,280,000 2,220,000 1,725,000 84,416,555 89,438,900 78,072,900 3,500,000 312,398,000 106,729,000 43,931,000 Resume Penerimaan Cabang Bengawan 350.000.000 300.000.000 250.000.000 200.000.000 Total Penerimaan 150.000.000 100.000.000 50.000.000 - JULY AGST SEP OKT NOV DES Resume Efisiensi Cabang EFISIENSI CABANG BENGAWAN Pengeluaran July Agustus September Oktober November Desember Beban Listrik 1,152,900 765,300 1,267,000 367,200 1,284,360 1,171,900 Beban Telp 1 935,800 833,900 670,200 476,000 478,239 642,700 Beban Telp 2 267,200 217,400 250,200 273,900 243,479 227,600 Beban Air 687,300 700,000 357,670 150,400 500,000 449,500 Beban Internet 637,800 715,900 714,400 715,000 714,400 714,400 Beban TV Kabel 219,000 230,500 229,000 230,000 224,000 154,000 100,000 - Tinta Printer Opr - - - - Total Beban 3,900,000 3,463,000 3,488,470 2,212,500 3,422,678 3,360,100 Efisiensi Kas Besar 1,100,000 1,537,000 1,511,530 2,787,500 1,577,322 1,639,900 Pengeluaran Petty Cash 1,002,250 1,411,300 672,700 1,829,700 1,563,400 752,100 Reimburse Privat Total Efisiensi 97,750 125,700 838,830 10,000 54,000 967,800 67,922 887,800 Resume Efisiensi Cabang Bengawan 1.200.000 1.000.000 800.000 600.000 EFISIENSI 400.000 200.000 - JULY AGST SEP OKT NOV DES Kolektifitas Account Receivable KELAS Deluxe AR Collect 890,150,000 130 Suite 385,000,000 36 AR Payment AR Outstanding 725,157,055 164,472,945 81.51% 18.49% 300,639,000 78.09% 84,361,000 21.91% DELUXE SUITE Kolektifitas AR Kolektifitas AR 18.49% AR Payment AR Outstanding 81.51% 21.91% 78.09% AR Payment AR Outstanding Ketercapaian Perjanjian Siswa 33.74% Sudah 66.26% Belum Kendala Cabang • Untuk pembayaran transfer sering kali siswa tidak membawa bukti transfer • Orang tua siswa melakukan pembayaran angsuran melalui mesin ATM sehingga sering kali No Name, atau melakukan pembayaran dengan menggunakan nomor rekening selain atas nama orang tua siswa yang tertera di database siswa edulab • Masih ada beberapa siswa yang melakukan pembayaran ke rekening owner • Kesulitan dalam melakukan rekonsiliasi, antara catatan bank dengan system keuangan edulab (software zahir) Solusi • EDULAB harus membuat sistem keuangan terintegrasi seperti halnya kampus Contoh kasus: jika kita adalah mahasiswa dari kampus X, ketika kita ingin melakukan pembayaran maka tinggal memasukkan NIK sehingga sudah terdetect oleh kampus bahwa kita sudah membayar. RENCANA KERJA CABANG SEMESTER 2 • Peningkatan pelayanan akademik Shifting reguler Shifting stand by Shifting pra-intensif SNMPTN Informasi lengkap dan detail tentang informasi akademik Perwalian intensif RENCANA KERJA CABANG SEMESTER 2 • Peningkatan pelayanan Front Office • Peningkatan pelayanan Finance&Accounting • Peningkatan dan perbaikan fasilitas (operasional) Pergantian karpet Pengecatan Perbaikan AC Perbaikan bank soal (feat akademik&operasional pusat) Pelayanan dating Pelayanan kantin

Judul: Presentasi Laporan Pertanggung Jawaban Cabang

Oleh: Sandy Septiansyah


Ikuti kami