Laporan Pertanggung Jawaban Cabang

Oleh Sandy Septiansyah

325,2 KB 5 tayangan 0 unduhan
 


Bagikan artikel

Transkrip Laporan Pertanggung Jawaban Cabang

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN EDUCATION LABORATORY (EDULAB) CABANG BENGAWAN BAB I PENDAHULUAN Education Laboratory (Edulab) adalah sebuah lembaga konsultan pendidikan yang mempunyai visi menjadi lembaga konsultan dan pengembangan pendidikan terbaik yang unggul dalam kinerja dan layanan. Untuk mewujudkan visi tersebut maka Edulab merumuskan 4 (empat) misi, yaitu: memberikan layanan terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan, pelopor pendidikan berkualitas dalam konten dan konteks, mencetak SDM yang handal dan unggul dalam kinerja, membentuk citra positif di masyarakat untuk mendapatkan kepercayaan dan kredibilitas yang tinggi. Divisi kecabangan merupakan garda terdepan Edulab yang berkewajiban untuk mengimplementasikan setiap kebijakan dan strategi perusahaan yang ditetapkan dalam rapat Manajemen atau kebijakan Divisi yang berkaitan dengan kecabangan. Divisi kecabangan dipimpin oleh seorang kepala cabang. Untuk menjalankan tugasnya, seorang kepala cabang dibantu oleh staf divisi cabang dengan rincian sebagai berikut: 1. Front Office 2. Admin Akademik Cabang 3. Finance&Accounting 4. Operasional Masing-masing lini mempunyai peran dan fungsi yang saling mendukung satu sama lain, sehingga dibutuhkan kerjasama dan koordinasi yang baik antara satu dengan lainnya. Divisi Front Office sebagai divisi terdepan yang berurusan langsung dengan costumer baik terkait dengan jasa ataupun dengan produk yang ditawarkan. Divisi Admin Akademik cabang sebagai lini yang mengatur proses kegiatan belajar dan mengajar dan pelayanan akademik lainnya. Divisi Finance&Accounting bertugas untuk mengatur cash flow pemasukan dan pengeluaran cabang. Begitupula dengan divisi operasional yang membantu semua lini dalam menjalankan tugas sehari-hari. Dalam laporan pertanggungjawaban Edulab ini, kami dari Cabang Bengawan akan menyampaikan laporan kegiatan yang sudah kami jalankan oleh setiap divisi dalam periode 1 (satu) semester dengan sistematika sebagai berikut: 1. Tanggung jawab dan program kerja 2. Realisasi program kerja 3. Evaluasi program kerja 4. Rekomendasi Demikian pendahuluan yang kami sampaikan, semoga laporan pertanggungjawaban ini menjadi acuan yang tepat dalam membuat rencana kerja semester 2 (dua) yang lebih baik lagi. Semoga Allah SWT meridhoi setiap langkah kerja kita. Amiin. DIVISI FRONT OFFICE LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN FRONT OFFICE DIVISI GENERAL SUPPORT BAB I TANGGUNGJAWAB DAN PROGRAM KERJA Tanggung jawab: 1. Melakukan pelayanan kantor, pendaftaran, dan pembayaran 2. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya tarjet kerja 3. Membuat perkiraan biaya berkaitan dengan administrasi kantor sebagai rekomendasi anggaran peralatan kantor 4. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor 5. Melakukan pelayanan informasi, permintaan dan keluhan konsumen yang berkaitan dengan kesiswaan dan melakukan tindak lanjut kepada divisi yang terkait Program kerja: 1. Melayani tamu yang datang ke EDULAB untuk keperluan pembayaran, pendaftaran maupun keperluan lainnya 2. Melayani pelanggan (siswa dan atau orangtua siswa) melalui telpon 3. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor 4. Melakukan pelayanan informasi, konfirmasi, permintaan dan keluhan konsumen yang berkaitan dengan kesiswaan dan melakukan tindak lanjut kepada divisi terkait 5. Merekap pendaftaran siswa baru tahun ajaran 2011/2012 (dokumen online) 6. Merekap pendaftaran Intensif Pra SNMPTN (dokumen online) BAB II REALISASI PROGRAM KERJA Secara keseluruhan program kerja Front Office telah terlaksana dengan baik. Namum, hal ini tidak terlepas dari kendala-kendala yang timbul dari tiap program kerja tersebut, hanya saja kendala-kendala yang timbul tersebut masih dapat diatasi dengan baik karena adanya koordinasi dengan divisi-divisi terkait. Adapun realisasi program kerja Front Office dapat dilihat pada tabel 3.1 Tabel 3.1 Realisasi Program Kerja FO No Program Kerja . 1 Evaluasi Deskripsi Melakukan 1. Pelayanan tamu Realisasi 90% kegiatan Kendala-kendala 1. Beberapa pengajar 1. Absen pelayanan kantor, yang datang ke dapat terlaksana lupa untuk dilakukan 2 pendaftaran dan Edulab meliputi dengan baik mengabsen. kali pada awal pembayaran. layanan 2. Terkadang FO dan akhir pendaftaran kurang menguasai pembelajaran reguler, privat, tentang kejelasan agar tidak ada eduquest dan produk baru kesalahan intensif pra- contoh: harga, dalam snmptn ataupun fasilitas yang memberikan hanya sekedar didapatkan, dan info kepada memeberikan kemudahan cara orangtua. informasi- pembayaran informasi yang (cicilan). dibutuhkan konsumen. 3. FO tidak 2. Adakan pertemuan khusus para diberikan akses FO tentang keseluruhan produk baru mengenai yang sedang pembayaran dikeluarkan layanan transaksi cicilan (contoh : agar pembayaran Daily Report) mempermudah (pembayaran sehingga harus FO di dalam 2. Melakukan cicilan untuk selalu penyampaian regular). berkoordinasi informasi baik 3. Melakukan dengan bagian ke siswa pengkelasan keuangan, maupun ke (pengkelasan terkadang siswa orangtua siswa regular & pra ataupun orangtua intensif snmptn). siswa tidak 4. Update data membayar cicilan siswa sistem tepat tiap bulan dokumen online. namun beberapa 5. Memberikan disatukan di informasi terbaru bulan-bulan melalui berikutnya dan FO mading/jarkom, tidak mengetahui penerimaan apakah siswa atau telepon orangtua tersebut (pelayanan rutin membayar melalui telepon). cicilan per 6. Sms-gateway : memberikan info kepada orangtua bulannya atau tidak. 4. Tidak ada kendala siswa mengenai berarti dalam ketidakhadiran meng-update data siswa dalam siswa, database kegiatan belajar online mengajar yang mempermudah sudah FO dalam dijadwalkan. melakukan update data siswa. 5. sms gateway mempermudah FO dalam pemberian informasi baik untuk siswa maupun orangtua siswa, ketika smsgateway mengalami gangguan informasi dapat disampaikan melalui pengumuman di mading kelas. 2 Membuat rencana Terlaksana Tidak ada kendala Peningkatan dan mengvaluasi dengan baik yang berarti, rencana koordinasi dengan kerja harian dan kerja dibuat tiap divisi terkait. bulanan minggu (pada saat untuk memastikan Briefing Morning), tercapainya laporannya kualitas kerja target yang dilakukan tiap minggu dan dipersyaratkan langsung di email- dan sebagai bahan kan ke Kepala informasi kepada Cabang. atasan Membuat Melakukan perkiraan biaya pengecekan berkaitan dengan kebutuhan administrasi kantor 3 90% terpenuhi Tidak ada kendala pengadaan yang berarti. peralatan kantor. peralatan kantor sebagai dan melakukan rekomendasi pengadaan anggaran peralatan kantor peralatan kantor yang diajukan kepada bagian operasional dan bagian keuangan. 4 Mengawasi Tidak kendala yang Telah pelaksanaan berarti. terkoordinasikan kebersihan dan dengan kenyamanan operasional ruang kantor dan dengan baik. keamanan kantor 5. bagian Melakukan FO sebagai pusat Kegiatan ini pelayanan penerima informasi dapat terlaksana informasi, dari siswa dan dengan baik. permintaan dan pemberi informasi Info-info terbaru keluhan kepada siswa dan yang konsumen yang orangtua siswa. berhubungan berkaitan dengan dengan siswa kesiswaan dan ataupun divisi melakukan tindak terkait dapat lanjut kepada disampaikan divisi yang terkait dengan baik. BAB III EVALUASI PROGRAM KERJA FO sebagai pusat informasi dan penampung complain 1. Sebagai pusat informasi : harus lebih sering diadakan pertemuan khusus FO terkait dengan info-info terbaru yang akan disampaikan kepada siswa ataupun orangtua siswa baik itu mengenai produk baru, harga baru dan fasilitas-fasilitas yang akan didapatkan 2. Sebagai penampung complain : meningkatkan koordinasi dengan divisi terkait perihal adanya complain yang ditujukan kepada divisi bersangkutan. BAB IV REKOMENDASI 1. Sistem kesiswaan yang meyeluruh. 2. Sosialisasi mengenai produk baru ataupun perubahan-perubahan harga. DIVISI ADMIN AKADEMIK LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN FRONT OFFICE DIVISI ADMIN AKADEMIK CABANG BAB I TANGGUNGJAWAB DAN PROGRAM KERJA Admin Akademik mempunyai beberapa program kerja, diantaranya: 1. Membuat dan menyediakan shifting selama 1 semester 2. Pengarsipan data-data shifting 3. Pengarsipan data-data akademik per masing-masing cabang 4. Melakukan rekapitulasi administrasi kesiswaan (absensi siswa) BAB II REALISASI PROGRAM KERJA Dalam kurun waktu 1 semester yang telah berjalan ini hal-hal yang sudah terealisasi adalah: 1. Menyusun shifting program pembelajaran regular EDULAB disesuaikan dengan target jumlah sesi serta kesediaan pengajar. Shifting dibuat dalam 1 semester dengan menggunakan pola (contoh shifting terlampir) 2. Shifting dikirim ke masing-masing pengajar dalam bentuk email atau print out dan pemberitahuan melalui sms. 3. Membuat rekapitulasi jumlah sesi pengajaran setiap guru untuk diserahkan pada divisi HCGA 4. Melakukan rekapitulasi absensi siswa 5. Kegiatan pembelajaran reguler kelas XII untuk tahun ajaran 2011-2012 dimulai tanggal 14 Juli 2011 6. Pelaksanaan jam standby 7. Pelaksanaan kegiatan TO (try out) pada semester 1 tahun ajaran 2011-2012 dilaksanakan sebanyak 5 kali untuk kelas XII di EDULAB cabang Bengawan, yaitu :  TO 1 : Minggu, 7 Agustus 2011  TO 2 : Minggu, 18 September 2011  TO 3 : Minggu, 16 Oktober 2011  TO 4 : Minggu, 13 November 2011  TO 5 : Minggu, 27 November 2011 KEHADIRAN TRY OUT BENGAWAN Hari/Tanggal Jumlah Siswa Total delux suite e TRY OUT KE 1 Minggu, 7 Agustus 2011 29 106 135 TRY OUT KE 2 Minggu, 18 September 2011 32 114 146 TRY OUT KE 3 Minggu, 16 Oktober 2011 32 112 144 TRY OUT KE 4 Minggu, 13 November 2011 32 113 145 TRY OUT KE 5 Minggu, 27 November 2011 30 111 141 Jumlah seluruh siswa suite : 35 orang Jumlah seluruh siswa deluxe : 130 orang Jumlah seluruh siswa Edulab Bengawan : 165 orang 120 100 80 60 40 20 Minggu, 27 November 2011 Minggu, 13 November 2011 Minggu, 16 Oktober 2011 Minggu, 18 September 2011 Minggu, 7 Agustus 2011 0 suite deluxe TRY OUT TRY OUT TRY OUT TRY OUT TRY OUT KE 1 KE 2 KE 3 KE 4 KE 5 8. Berakhirnya pembelajaran Reguler semester 1 tahun ajaran 2011-2012 pada tanggal 02 Desember 2011 9. Pelaksanaan guru standby UAS dalam pekan UAS yang dimulai pada tanggal 01 Desember 2011 – 17 Desember 2011 yang disesuaikan dengan jadwal UAS masing-masing sekolah 10. Berakhirnya kegiatan Standby dan jam tambahan pada tanggal 17 Desember 2011 BAB III EVALUASI 1. Keberjalanan shifting di lapangan tidak sepenuhnya sesuai dengan jadwal dikarenakan masalah teknis 2. Ketersediaan jumlah pengajar yang standby tidak sesuai dengan jumlah siswa yang meminta tambahan 3. Dalam pelaksanaannya, kesediaan waktu mengajar para pengajar honorer sering berubah-ubah tidak sesuai dengan form kesediaan mengajar yang diberikan saat awal kegiatan pembelajaran BAB IV REKOMENDASI 1. Tersedianya guru khusus untuk melayani standby 2. Ketegasan dalam hal perizinan pengajar yang berpengaruh terhadap keberjalanan shifting 3. Adanya sosialisasi dengan para pengajar berkaitan dengan hal-hal yang menyangkut akademik DIVISI FINANCE & ACCOUNTING LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN FRONT OFFICE DIVISI FINANCE&ACCOUNTING BAB I TANGGUNGJAWAB DAN PROGRAM KERJA TANGGUNGJAWAB FINANCE ▫ Menyediakan informasi keuangan cabang yang akurat. ▫ Mengatur setiap penerimaan dan pengeluaran cabang secara efektif. ▫ Pengawasan keuangan sehingga menjamin efisiensi penggunaan dana ▫ Memastikan ketersediaan dana yang memadai dan pengadaan dana pada waktu yang tepat ACCOUNTING ▫ Mencatat seluruh transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran kas cabang. ▫ Membuat laporan keuangan. ▫ Membuat prosedur untuk mencatat, menggolongkan dan memasukan secara singkat transaksi-transaksi perusahaan Adapun program kerja untuk kegiatan Office Finance berkaitan dengan Kas Besar dan Kas Kecil meliputi : • KAS BESAR ▫ ▫ • Penerimaan Kas Besar  Account Receivable  Pendapatan Lainnya (denda) Pengeluaran Kas Besar  Biaya Overhead Operasional  Pengeluaran Budget Akademik (Rapor TO) KAS KECIL (Petty Cash) ▫ Biaya rutinitas Operasional ▫ Biaya rutinitas Front Office BAB II REALISASI PROGRAM KERJA • FINANCE ▫ Pengeluaran Kas Cabang terkendali dengan baik, sehingga efisiensi cabang selalu terkontrol . ▫ Pengeluaran operasional sejalan dengan anggaran dan tidak mengalami over budget. ▫ SOP Financial berjalan dengan baik . ▫ Invoice, tepat sasaran sehingga mempermudah kolektivitas Account Receivable. ▫ Melakukan Analisis Efisiensi Beban Cabang dan Analisis Pengeluaran Operasional secara berkala tiap bulannya. • ACCOUNTING ▫ Mencatat dan membukukan seluruh transaksi dan bukti transaksi ▫ Membuat Resume AR Cabang ▫ Membuat History Kas Besar dan History Petty Cash/semester ▫ Membuat laporan keuangan Cabang per bulan, berupa Pengeluaran dan Efisiensi ▫ Membuat laporan Pembagian JasProd Cabang ▫ Menggunakan Software Zahir untuk membuat Laporan Keuangan dan Analisis Rasio 1. RESUME PENERIMAAN CABANG RESUME TOTAL PENERIMAAN BENGAWAN BANK MANDIRI July Agustus September Oktober 271,803,000 97,019,000 73,088,555 74,393,900 November Desember 62,772,900 36,206,000 BNI 19,117,500 390,000 2,908,000 3,720,000 3,425,000 265,000 MERCHANT MANDIRI 17,977,500 9,320,000 1,245,000 9,045,000 9,655,000 5,735,000 3,500,000 - 7,175,000 2,280,000 2,220,000 1,725,000 312,398,000 106,729,000 84,416,555 89,438,900 78,072,900 43,931,000 BCA Total Resume Penerimaan Cabang Bengawan 350.000.000 300.000.000 250.000.000 200.000.000 150.000.000 100.000.000 Total Penerimaan 50.000.000 JULY AGST SEP OKT 2. RESUME EFISIENSI CABANG NOV DES Pengeluaran Ju 1,1 Beban Listrik 9 Beban Telp 1 2 Beban Telp 2 6 Beban Air 6 Beban Internet 2 Beban TV Kabel Tinta Printer Opr 3,9 Total Beban Efisiensi Kas Besar Pengeluaran Petty Cash Reimburse Privat Total Efisiensi Resume Efisiensi Cabang Bengawan 1.200.000 1.000.000 800.000 600.000 EFISIENSI 400.000 200.000 JULY AGST SEP OKT NOV DES 1,1 1,0 3. KOLEKTIFITAS ACCOUNT RECEIVABLE KELAS AR Collect Deluxe AR Payment 890,150,000 720,369,055 169,780,945 81.51% 18.49% 296,239,000 82,761,000 78.09% 21.91% 130 Suite 379,000,000 36 Kolektifitas AR DELUXE Kolektifitas AR SUITE AR Payment AR Outstanding 19,03% 4. KETERCAPAIAN PERJANJIAN SISWA Ketercapaian Perjanjian Siswa 66,26% 21,91% 78,09% 80,97% 33,74% AR Outstanding Sudah Belum AR Payment AR Outstanding BAB III EVALUASI 1. Untuk pembayaran transfer sering kali siswa tidak membawa bukti transfer 2. Orang tua siswa melakukan pembayaran angsuran melalui mesin ATM sehingga sering kali No Name, atau melakukan pembayaran dengan menggunakan nomor rekening selain atas nama orang tua siswa yang tertera di database siswa Edulab 3. Masih ada beberapa siswa yang melakukan pembayaran ke rekening owner 4. Kesulitan dalam melakukan rekonsiliasi, antara catatan bank dengan system keuangan Edulab (software zahir) STRATEGI USAHA CABANG  Pelayanan yang ramah & profesional  Fasilitas yang cukup baik  Data informasi yang rapih  Memberikan diskon harga untuk siswa berprestasi, dan atau aktif di organisasi  Memberikan diskon harga / cashback untuk siswa yang dapat membawa rekannya untuk bergabung menjadi siswa Edulab BAB IV REKOMENDASI  Membuat sistem keuangan yang terintegrasi OPERASIONAL LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN FRONT OFFICE DIVISI OPERASIONAL BAB I TANGGUNGJAWAB DAN PROGRAM KERJA 1. Koordinasi antara Koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional 2. Memberikan pelayanan prima kepada karyawan (pengajar dan management) dan siswa 3. Menjaga kebersihan lingkungan, kelayakan dan, ketersediaan fasilitas kerja agar nyaman, bersih, dan teratur 4. Menjaga keamanan di lingkungan kerja dengan adanya Shifting diantara Staff Operasional BAB II REALISASI PROGRAM KERJA 1. Koordinasi antara koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional. a. Tujuan : Untuk memperlancar informasi baik yang bersifat teknis maupun nonteknis b. Sasaran : Koordinator Staff Operasional dan Staff Opersional c. Waktu : Setiap saat selama jam kerja dan shifting d. Gambaran Realisasi : Koordinasi dilakukan dengan tahap awal yaitu pembagian tugas kebersihan, kenyamanan dan keamanan setiap hari. Informasi antara Koordinator dan Staff Operasioanl sangat dibutuhkan ketika jam kerja berlangsung. Masalah yang sering terjadi di lapangan akan lebih berharga apabila diinformasikan diantara Koordinator dan Staff Operasional. Karena dengan informasi dengan data yang otentik, akan sangat bermanfaat apabila dikemudian hari masalah tersebut perlu untuk ditindak lanjuti. 2. Memberikan pelayanan prima kepada karyawan (pengajar dan management) dan siswa. a. Tujuan : Agar setiap karyawan (pengajar dan management) dan siswa mendapatkan kenyamanan ketika berada di lingkunag Education Laboratory b. Sasaran : Koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional c. Waktu : Setiap saat selama jam kerja dan shifting d. Gambaran Realisasi : Pelayanan yang prima adalah hak setiap orang. Maka dari itu, kami selaku Staff Operasional yang berfungsi sebagai pelaku penyedia layanan bertanggung jawab atas kelayakan dan kenyamanan pelayanan kepada karyawan (pengajar dan management) dan siswa agar hak-hak mereka terpenuhi. 3. Menjaga kebersihan lingkungan, kelayakan dan, ketersediaan fasilitas kerja agar nyaman dan senantiasa bersih dan teratur. a. Tujuan : Agar lingkungan kerja nyaman untuk ditempati dan kelancaran segala kegiatan yang bersifat teknis dapat teratasi dengan lancer b. Sasaran : Koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional c. Waktu : Setiap saat selama jam kerja dan shifting d. Gambaran Realisasi : Koordinator Operasional dan Staff Operasional bertanggung jawab atas kebersihan, kelayakan dan, ketersediaan fasilitas di lingkunngan kerja. Oleh karenanya, Koordinator Staff Operasional beserta Staff Operasional, bertugas menjaga keteraturan lingkungan dengan membersihkan lingkungan sebelum dan sesudah jam kerja (shifting). Mengontrol kelayakan fasilitas dan menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam setiap kegiatan (kegiatan pembelajaran dan kegiatan yang bersifat pengantaran karyawan). 4. Menjaga keamanan di lingkungan kerja dengan adanya Shifting diantara Staff Operasional dengan waktu yang telah ditentukan a. Tujuan : Agar lingkungan kerja aman terkendali dari hal-hal yang tidak diinginkan b. Sasaran : Koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional c. Waktu : Setiap saat selama jam kerja dan shifting d. Gambaran Realisasi : Keamanan lingkungan sangat dibutuhkan oleh semua. Karena lingkungan yang aman akan menghadirkan rasa tentram kepada setiap orang. Oleh karena itu, Koordinator dan Staff Operasional yang dalam hal ini berfungsi sebagai penjaga keamanan lingkungan bertugas menjaga keamanan dan ketertiban dengan cara menjaga keamanan dan ketertiban lahan parkir dan sepatu, menjaga keamanan akan asset kantor dan waspada terhadap orang asing yang datang dengan menanyakan terlebih dahulu maksud yang bersangkutan datang ke Edulab. BAB III EVALUASI PROGRAM KERJA Dari hasil evaluasi yang kami lakukan sebagai Staff Operasional dapat disimpulkan bahwa semua kegiatan pelayanan dapat berjalan dengan baik. Evaluasi biasa kami lakukan ketika briefing pada hari Senin pagi sebelum memulai semua kegiatan. Adapun evaluasi yang kami lakukan ialah berupa koordinasi dengan divisi lain. Evaluasi tersebut, tidak hanya berupa koordinasi. Melainkan juga dapat berupa masukan dan keluhan dari setiap divisi terhadap divisi lain. Keluhan-keluhan yang biasa dibahas ialah berupa keluhan teknis. Apabila tidak dimengerti, maka akan dikoordinasikan sesuai dengan kesepakatan bersama. Dari hasil evaluasi tersebut, kami berkomitmen untuk mencapai segala target yang telah diagendakan. Untuk Staff Operasional sendiri, target pencapaian biasanya di- koordinasikan antara Koordinator dan Staff Operasional. Tujuannya untuk menghasilkan terselenggaranya pelayanan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. BAB IV REKOMENDASI Untuk mencapai target yang diharapkan, koordinasi setiap divisi sangat dibutuhkan dalam hal ini. Namun yang sering terjadi di lapangan adalah adanya “miss-komunikasi”. Kesalahan ini diharapkan dapat menjadi pelajaran agar setiap divisi dapat mengerti dan paham akan pekerjaan setiap divisi. Hal inilah yang justru jarang dibahas ketika briefing berlangsung. Untuk menanggulangi masalah tersebut, sebaiknya briefing diadakan satu minggu dua (2) kali. Dimana briefing pertama dilaksanakan pada awal minggu kerja (Senin pagi sebelum memulai kegiatan) yang membahas target yang akan dicapai/dilaksanakan. Briefing kedua, dilaksanakan pada akhir minggu. Diharapkan briefing dilaksanakan pada Jum’at sore sebelum jam pulang. Dikarenakan pada hari Sabtu ada pemberlakuan Shifting pada setiap karyawan (kecuali Staff Operasional). Tujuannya ialah untuk mengevaluasi kinerja dan target yang telah dicapai selama sepekan. Selain itu juga dapat mengetahui kekurangan apa saja yang terdapat di lingkungan agar dapat diperbaiki. LAMPIRAN – LAMPIRAN JUMLAH SISWA PER SEKOLAH SEKOLAH SMAN 1 SMAN 7 SMAN 20 SMAN 2 SMAN 14 SMAN 5 SMAN 10 SMAN 15 SMAN 4 SMAN 8 SMAN 24 SMAN 23 SMAN 11 SMAN 9 SMAN 19 SMA TARBAK SMA DH SMA PGII 1 SMA PRIBADI SMAN 6 SMAN 16 TOTAL JUMLAH 21 4 34 20 19 2 8 1 16 2 3 3 4 3 2 7 1 3 10 1 2 166 Grafik 1. Jumlah Siswa Bengawan per Sekolah Tahun Ajaran 2011-2012 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 7 20 2 14 5 10 15 4 8 24 23 11 9 19 AK DH II 1 DI 6 16 AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN RB A PG IBA AN AN SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM TA SM A PR SM SM A SM MA SM S JUMLAH SOP FRONT OFFICE a. Persiapan Pembelajaran Reguler  15 menit sebelum KBM di mulai menyalakan AC di tiap kelas, pastikan papan tulis telah bersih dan periksa ketersediaan penghapus.  Menyiapkan absensi siswa dan spidol untuk pengajar.  Pada jam 14.50 bel masuk dibunyikan  Melakukan pengecekan untuk memastikan pengajar dan siswa sudah hadir di setiap kelas  Pada jam 16.20 bel istirahat dibunyikan  Menyiapkan absensi siswa untuk sesi ke-2  Pada jam 16.40 bel masuk sesi ke-2 di bunyikan  Melakukan pengecekan untuk memastikan pengajar sudah dan siswa sudah hadir di setiap kelas.  Pada jam 18. 10 bel pulang di bunyikan.  Poin diatas (3, 5, 7, 9) berlaku kecuali untuk hari Sabtu  Melakukan pengecekan ke setiap kelas untuk memastikan peralatan kelas seperti sedia kala. b. Kegiatan Office  Pada jam 10. 30 Front Office sudah hadir di kantor  Menerima telepon dan tamu  Menerima dan atau menyampaikan informasi  Melayani pendaftaran, pembayaran cicilan dan pelunasan  Mencatat jadwal setiap hari pada papan tulis (sebelum siswa reguler datang)  Mengecek kesiapan ruangan, spidol, penghapus dan remote AC untuk setiap ruangan  Menyiapkan absensi siswa untuk pengajar  Memfotocopy dan atau mengeprint bahan pengajar atau dokumen lainnya yang dibutuhkan  Merapihkan file, dokumen-dokumen, dan ATK  Mengisi dan atau merapihkan papan pengumuman  Memberitahukan tentang ketidakhadiran siswa melaui sms-gateway kepada orang tua siswa c. Penerimaan Tamu a. Ketika tamu datang, FO tersenyum, berdiri, memberikan salam “Selamat Pagi/Siang/Sore Pa/Bu, perkenalkan saya … (Nama FO) ada yang bisa dibantu?“ b. Mempersilakan duduk kepada tamu. c. Menanyakan identitas tamu d. Memberikan bantuan sesuai dengan keperluan tamu e. Mengisi buku tamu d. Penerimaan Telepon a. Mengucapkan salam dan menawarkan bantuan kepada penelepon  “Edulab selamat pagi/siang/sore,dengan (Nama FO) …… , ada yang bisa dibantu?” b. Menanyakan identitas penelepon dan mencatat nama c. Memberikan bantuan sesuai yang dibutuhkan penelepon  Jika penelepon menanyakan informasi tentang Edulab: 1. Jelaskan secara singkat mengenai keunggulan, produk, fasilitas dan harga 2. Menawarkan penelepon untuk datang langsung ke Edulab dengan memberikan alamat Edulab dan menjelaskan kepada penelepon tentang perlunya yang bersangkutan untuk datang langsung yaitu agar informasi dapat dijelaskan secara lebih rinci 3. Menanyakan nomor kontak penelepon, alamat, dan atau instansi agar dapat dihubungi lebih lanjut jika ada informasi yang akan disampaikan kemudian hari 4. Menawarkan bantuan lainnya, jika ada, FO menjelaskan kembali informasi yang diminta 5. Jika penelepon mengakhiri pembicaraan maka ucapkan “terima kasih telah menghubungi Edulab, selamat pagi/siang/sore”.  Jika penelepon ingin berbicara dengan pihak manajemen, pengajar,siswa,atau pihak lain 1. Menanyakan nama pihak yang dituju dan identitas (nama) penelpon 2. persilakan penelepon untuk menunggu sesaat 3. Tekan tombol hold pada pesawat telepon 4. Memanggil pihak yang bersangkutan 5. Menekan kembali tombol hold dan memberikan pesawat telepon pada pihak yang bersangkutan 6. Jika pihak yang dituju tersebut tidak ada, maka FO menawarkan untuk menitipkan pesan atau meminta nomor kontak dari pihak penelpon agar bisa dihubungi kembali e. Pembayaran Cicilan a. Menyiapkan kuitansi pembayaran b. Mengecek data pada file pembayaran (AR Siswa online) untuk memastikan besar cicilan yang harus dibayarkan oleh penyetor dan mengkonfirmasi jumlah tersebut kepada penyetor c. Mengisi lembar kuitansi atas pembayaran tersebut (untuk siswa baru harus mencantumkan: nomor kuitansi, nama lengkap, sekolah, alamat & telp, jenis pembayaran, tipe, angsuran berikutnya, tanggal pembayaran, tanda tangan penerima dan cap. Untuk siswa lama/yang sudah mendaftar tidak perlu mencantumkan alamat & telp. d. Memberikan lembar kuitansi asli (warna putih) kepada penyetor, dan memberikan lembar warna merah muda dan uang pembayaran kepada bagian Finance&Accounting e. Menginformasikan besar cicilan selanjutnya dan batas waktu pembayaran (maksimal tanggal 10 tiap bulannya). f. Menawarkan dan atau menanyakan kembali apakah penyetor memerlukan informasi atau kebutuhan lain g. Mengucapkan terima kasih atas kunjungan (jika orang tua yang membayar) dan pembayarannya f. Penggunaan Mesin EDC a. Kartu Debet  Kartu Debet (Kartu debet yang dapat digunakan adalah Debet Mandiri, BNI, BRI)  Tekan tombol “SALE” disamping kanan layar.  Gesekkan kartu debet di samping kanan (posisi kartu: chip magnetic berada pada posisi bawah dan menghadap arah kiri)  Tekan angka sesuai dengan nominal untuk melakukan transaksi pembayaran kemudian tekan enter.  Meminta pelanggan untuk memasukkan nomor PIN (khusus untuk Debet Mandiri), kemudian tekan enter.  Tunggu beberapa saat hingga kertas bukti transaksi keluar dari mesin EDC.  Tekan “yes” untuk print costumer (hasil print diberikan untuk pelanggan).  Tekan “yes” untuk print Merchant (hasil print untuk bukti ke bagian keuangan).  Tekan “yes” untuk print Bank (hasil print disimpan dan diberikan kepada petugas mesin EDC) b. Kartu Kredit  Tekan tombol “SALE” disamping kanan layar.  Masukkan kartu ke bagian bawah mesin dengan posisi horizontal (posisi chip kearah bawah)  Tekan angka sesuai dengan nominal untuk melakukan transaksi pembayaran kemudian tekan enter.  Tunggu beberapa saat hingga kertas bukti transaksi keluar dari mesin EDC.  Tekan “yes” untuk print costumer (hasil print diberikan untuk pelanggan).  Tekan “yes” untuk print Merchant (hasil print untuk bukti ke bagian keuangan).  Tekan “yes” untuk print Bank (hasil print disimpan dan diberikan kepada petugas mesin EDC)  Kertas bukti transaksi untuk merchant dan bank ditandatangani oleh pelanggan. g. Pelayanan ruangan untuk siswa privat  Mengucapkan “Selamat Pagi/Siang/Sore” kepada siswa seramah mungkin  Tanyakan nama siswa dan konfirmasi untuk matapelajaran serta pengajarnya  Pastikan diruangan privat telah disediakan peralatan untuk KBM (papan, penghapus, dan spidol)  Siswa diantarkan ke ruangan privat yang telah disediakan  Susunan prioritas ruangan yang digunakan sebagai ruang privat: 1. Ruang PRIVAT sebelah Al-Khawarizmi (Edulab Bengawan), pastikan tidak digunakan sebagai ruang untuk tambahan atau konsul 2. Saung 3. Ruang Konsultasi (Deluxe) 4. Ruang Kepala Cabang 5. Ruang kelas regular (khusus untuk privat di hari Rabu atau Sabtu karena tidak dipakai 1 kelas Deluxe) Keterangan :Ruang PRIVAT dan Saung dapat digunakan sebagai ruang untuk tambahan JIKA TIDAK ADA PRIVAT. h. Pelayanan Handling Komplain  FO menerima komplain dari siswa/orangtua siswa/pengajar.  FO menuliskan : hari dan tanggal komplain, nama siswa/orangtua siswa/pengajar yang memberikan komplain, menuliskan divisi yang dituju/diberi komplain serta isi komplainnya. Keterangan: komplain dituliskan pada dokumen online yang telah disediakan  FO menerima saran penyelesaian komplain baik dari Kepala Cabang atau Divisi terkait.  FO memberikan konfirmasi kepada pemberi komplain  FO menuliskan status di dokumen online bahwa komplain tersebut telah diselesaikan SOP KEGIATAN OFFICE ADMIN CABANG 1. Rekap absensi siswa a. Rekap absensi siswa dilakukan setiap hari setelah selesai pembelajaran atau keesokan harinya b. Daftar hadir siswa berisi kolom-kolom yang harus diisi oleh pengajar, diantaranya tanggal pembelajaran , mata pelajaran & nama pengajar, serta mengisi kolom kosong dengan tanda checklist (√) apabila siswa tersebut hadir, dan tanda strip (−) apabila siswa tersebut tidak hadir. c. Bagi siswa yang hadir di input angka 1 sedangkan yang tidak hadir dikosongkan tapi diberi warna kuning untuk membedakannya. Apabila ada keterangan dari orangtua siswa baik berupa surat atau telepon langsung dari orangtua (sakit atau ijin), maka tetap di beri angka 1 dengan menyertakan notes alasannya. d. Setiap setelah pelaksanaan TO Reguler berakhir, rekap absensi dikirimkan ke bagian analis data. 2. Rekap sesi pengajar a. Rekap sesi pengajar dilakukan setelah setiap admin cabang mengirimkan daily report akademik pada sore hari atau keesokan harinya. b. Mengisi setiap kolom dengan angka 1 jika pengajar hadir c. Berikan notes alasan jika terdapat pergantian pengajar d. Setiap tanggal 25 rekap sesi dikirimkan ke HCGA e. Jika terdapat complain dari pengajar mengenai ketidaksesuaian sesi, maka tanyakan dulu ke cabang terkait untuk dilakukan pengecekan. Jika benar ada yang terlewat, maka sesi yang belum terhitung direkap untuk bulan depan. 3. Menghubungi pengajar a. Lakukan pengecekan pada saat mendekati jam pembelajaran. (idealnya 30 menit sebelum pembelajaran). Jika ada pengajar yang belum datang, segera hubungi ybs. b. Lakukan pengiriman sms (gateway) ke setiap pengajar baik yang akan mengisi kelas regular atau standby untuk keesokan harinya. 4. Mengisi daily report akademik a. Report akademik diisi setiap harinya berdasarkan kegiatan harian yang rutin dilakukan. b. Tulis notes jika ada pengajar yang berhalangan hadir dan tuliskan nama pengajar penggantinya. c. Tulis waktu keterlambatan pengajar jika ada pengajar yang terlambat. 5. Membuat jadwal standby a. Jadwal standby dibuat setiap 1 hari sebelum hari H b. Usahakan setiap mata pelajaran ada pengajar yang standby terutama matematika, fisika, kimia, dan biologi. Keterangan : Point no.2 pekerjaan tambahan dari pusat SOP SHIFTING PENGAJAR 1. Shifting dibuat oleh admin cabang dan kepala cabang dengan koordinasi bersama direktur akademik. 2. Shifting regular dibuat tetap atau pengajar masuk ke kelas yang sama setiap bulannya. 3. Shifting dibuat berdasarkan : a. Kesediaan mengajar para pengajar (honorer) b. Jumlah sesi yang harus dipenuhi oleh masing-masing pengajar terutama untuk pengajar kontrak & tetap c. Ploting pengajar di setiap cabang d. Program belajar yang diambil para siswa (suite/deluxe) e. Pola pasangan pengajar, harus memenuhi pasangan pengajar senior-junior secara adil f. Jumlah pertamuan tiap matpel per bulan, sebagai berikut: - - Kelas XII (3 SMA) IPA Matematika : 4x/bulan Fisika : 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Indonesia Biologi : 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Inggris Kimia : 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Inggris B.Inggris : 2x/bulan B.Indonesia : 1x/bulan Kelas XII (3 SMA) IPS Matematika : 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Inggris Ekonomi : 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Indonesia Geografi : 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Inggris Sejarah - : 2x/bulan Sosiologi : 2x/bulan B.Inggris : 2x/ bulan B.Indonesia : 1x/bulan Kelas 3 SMP Matematika : 4x/bulan Fisika : 4x/bulan Biologi : 4x/bulan B.Inggris : 2x/ bulan B.Indonesia : 2x/bulan 4. Pola shifting untuk kelas XI (2 SMA) sama dengan kelas XII (3 SMA). 5. Pola pasangan matpel yang harus diikuti oleh kelas XI dan XII SMA adalah sebagai berikut : Ma/Bi…..Fi/Ki Ma/Ing…..Fi/Ki Ma/Bi…..Fi/Ind Ma/Bi…..Ing/Ki 6. Pola pasangan yang harus diikuti untuk kelasw 3 SMP adalah sebagai berikut : Ma/Ing…..Fi/Bi Ma/Ind…..Fi/Bi 7. Pengajar harus mematuhi shifting yang telah dibuat 8. Admin cabang berkoordinasi dengan kepala cabang berhak untuk mengeksekusi keberjalanan shifting di wilayah cabang masing-masing. 9. Jika pengajar tetap/kontrak tidak ada shifting di hari tertentu, maka otomatis dia harus standby di jam dan tempat biasa shifting itu berjalan, kecuali kalau diminta untuk menggantikan pengajar yang berhalangan 10. Pengajar yang tidak bias memenuhi jadwal atau shifting harap memberitahukan ke admin cabang/ kepala cabang maksimal H-1 dari shifting itu sendiri. 11. Pengajar diusahakan dating maksimal 30 menit sebelum pembelajaran berlangsung. Jika 30 menit sebelum pembelajaran dimulai pengajar belum dating, maka admin cabang wajib menelepon pengajar yang bersangkutan. 12. Pengajar yang tidak bisa memenuhi jadwal diusahakan digantikan oleh pengajar dari matpel yang sama, yang disediakan di masing-masing cabang. Jika tidak tersedia pengajar di cabang bersangkutan boleh meminta ke cabang lain dengan koordinasi antar cabang lewat admin/ kepala cabang masing-masing. 13. Pengajar memegang kelas tertentusetiap bulannya dan diharapkan bisa tetap berlaku selama satu tahun tidak berganti, KECUALI a. Berdasarkan nilai angket yang kurang memenuhi standar kualitas pengajar Edulab b. Hamper seluruh siswa di kelas yang bersangkutan menolak pengajar tersebut untuk mengajar di kelasnya c. Pengajar keluar atau pindah dari Edulab 14. Report keberjalanan shifting regular dilaporkan ke bagian akademik pada hari yang bersangkutan oleh admin cabang/ kepala cabang, kecuali jika ada tambahan malam atau dating boleh pada keesokan harinya. Report ini yang menjadikan dasar untuk penghitungan jumlah rekap sesi setiap pengajar. 15. Jika ada pengajar yang tidak bisa memenuhi shifting pada jam dan hari yang telah ditentukan dilaporkan ke bagian akademik dengan mencantumkan siapa penggantinya. 16. Pengajar yang sudah mendapatkan shifting regular tidak boleh diganggu oleh shifting yang lain (misalnya privat, tambahan dll). 17. Penghitungan sesi pengajar setiap bulannya dimulai tanggal 26 bulan berjalan sampai tanggal 25 bulan berikutnya. 18. Segala bentuk pelanggaran terhadap keberjalanan shifting yang dilakukan oleh pengajar (mis: keterlambatan, mangkir jadwal tanpa pemberitahuan dll) diselesaikan oleh kepala cabang masing-masing, tetapi admin cabang harus melaporkannya ke bagian akademik, karena ini merupakan salah satu bagian dari penilaian terhadap kinerja para pengajar yang akan berpengaruh pada IPK dan jenjang karier dari pengajar itu sendiri. Dibuat oleh TIM AKADEMIK EDULAB SOP PELAKSANAAN TO 1. Try Out dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan oleh bagian akademik. Dalam pelaksanaannya, setiap TO diwajibkan ada pengawas dan seorang penanggungjawab TO. 2. Jumlah pengawas disesuaikan dengan ruangan kelas yang tersedia di setiap cabang ditambah 1 orang penanggung jawab TO. 3. Tugas Penanggungjawab TO a. Sebelum TO 1) Buat list pengawas TO max. 1 minggu sebelum hari H. Pengawas bisa dari manajemen atau pengajar (tetap, kontrak, honorer) asalkan bersedia mengawas pada hari H. 2) Konfirmasi ulang kesediaan mengawas TO kepada pengawas max. H-3 dikhawatirkan ada pengawas yang membatalkan sehingga ada waktu untuk mencari penggantinya. 3) Membuat pengumuman TO beserta jadwalnya untuk dipasang di papan pengumuman dan di setiap kelas. 4) Cek ulang absensi TO. Perhatikan kesesuaian nama siswa dengan database dan NISE-nya. Khusus untuk NISE mohon diperhatikan jikalau ada siswa pindahan dari cabang lain. Cross check ke cabang lain apakah NISE tersebut sudah benar. 5) Cek ulang Lembar Jawaban Komputer (LJK). Pastikan pada LJK terdapat 5 buah titik hitam di bagian atas dan bawah LJK untuk memastikan agar LJK terbaca oleh scanner. 6) Cek ulang Lembar Soal 7) Hubungi pengawas untuk mengingatkan kembali jadwal TO max.H-1 8) Tentukan ruangan beserta nama pengawas yang akan mengawas di tempat tersebut. b. Pelaksanaan TO 1) Kumpul di tempat TO max. 15 menit sebelum TO dimulai untuk dilakukan briefing terlebih dahulu. 2) Saat briefing, infokan kembali tentang tata tertib selama TO berlangsung. 3) Membagikan LJK dan Lembar Soal kepada para pengawas sesuai dengan jumlah peserta. 4) Penanggungjawab TO membunyikan bel pada saat dimulai dan berakhirnya TO. 5) Penanggungjawab TO berkeliling ke setiap kelas untuk mengecek kelas mana yang masih kosong sekaligus mengedarkan absensi TO dan mengingatkan kepada peserta untuk mencantumkan nama jelas beserta NISE sesuai dengan yang ada di absensi. c. Setelah TO 1) Cek kembali LJK yang telah diisi oleh peserta dikhawatirkan ada NISE yang masih kosong atau peserta menggunakan nama samara. 2) LJK yang telah dikumpulkan kembali ke penanggungjawab TO kemudian dikirimkan ke pusat untuk di-scan. 3) Mengirimkan daftar pengawas TO beserta jumlah sesi mengawasnya ke divisi HCGA. SOP PENGAWASAN TO REGULER 1. Pengawas wajib hadir 15 menit sebelum dimulai dan melakukan pengecekan soal dan LJK sesuai dengan kelas yang akan dimasukinya 2. Penanggungjawab TO masing-masing cabang membunyikan bel dan mengkondisikan peserta untuk siap mengikuti TO dibantu oleh para pengawas 3. Pengawas wajib membacakan tata tertib di awal TO, sebagai berikut: a. Semua alat komunikasi diletakkan di dalam tas dan tas disimpan di depan kelas masing-masing b. Siswa diminta untuk berdo’a terlebih dahulu c. Siswa dilarang membuat keributan d. Siswa dilarang bekerjasama dalam mengerjakan soal e. Siswa dilarang memainkan alat komunikasi dan sejenisnya f. Siswa dilarang makan dan minum g. Siswa dilarang keluar kelas tanpa alasan yang jelas h. Jika ada pelanggaran dari salah satu hal diatas, maka pengawas berhak mengambil lembar jawaban siswa meskipun belum selesai dikerjakan (catatan: hasil pengerjaan masih diperiksa dengan jawaban seadanya) 4. Komposisi Mata Ujian TO Reguler ke–4 adalah sebagai berikut : Kelas 3 SMA dan 2 SMA - Program IPA = 75 soal (150 menit) - Program IPS = 85 soal (150 menit) Kelas 1 SMA = 75 soal (150 menit) Kelas 3 SMP = 65 soal (150 menit) 5. Pengawas membagikan LJK dan soal bersamaan 6. Untuk LJK , data yang harus diisi adalah : - NAMA LENGKAP (usahakan tidak memakai nama samaran) - NO PESERTA/NIS (ada dalam daftar hadir) - KODE SOAL (ada dalam soal) 7. Setelah waktu habis sesuai dengan jatahnya masing-masing, maka pengawas mengambil LJK dan lembar soal dengan terlebih dahulu diberi nama dan kelas 8. Lembar soal bisa diambil kembali pada hari Senin / Selasa / Rabu sesuai dengan hari belajarnya masing-masing dengan menghubungi admin cabang atau FO 9. LJK kemudian diserahkan/dikumpulkan kepada penanggungjawab pelaksana TO di masing-masing tempat. 10. Terima kasih Tertanda Dir. Akademik SOP KEGIATAN OFFICE FINANCE & ACCOUNTING 1. Mencatat Penerimaan AR Siswa Bengawan a. Apabila siswa melakukan pembayaran secara cash, pastikan jumlah uang sesuai dengan nominal yang tertera di kuitansi b. Apabila siswa melakukan pembayaran melalui transfer, maka bukti transfer harus disertakan dalam kuitansi dan pastikan nominal yang tertera di dalam kuitansi sama dengan nominal yang tertera dalam bukti transfer Poin a dan b kemudian dicatat dalam dokumen berikut: i. Daily Report Account Receivable ii. Kas Harian Bengawan iii. Account Receivable Siswa (Autosaved) iv. Account Receivable Siswa Bengawan c. Apabila Siswa melakukan pembayaran secara transfer tetapi tidak membawa bukti transfer, keuangan akan crosscheck kepada bank yang bersangkutan, baik melalui Telepon ataupun Rekening Koran. 2. Mencatat Pengeluaran Bengawan a. Mencatat seluruh transaksi keuangan yang berkaitan dengan pengeluaran cabang, seperti pembelian perlengkapan operasional cabang atau pengeluaran lainnya. 3. Membukukan(mengarsipkan) segala bukti transaksi, baik kas masuk maupun kas keluar 4. Kas dan Bank a. Melakukan transfer kas penerimaan pembayaran angsuran siswa ke Bank Mandiri b. Membuat laporan penerimaan daily ke Kepala Cabang, dan Direktur Keuangan c. Mengarsipkan bukti setoran cabang 5. Zahir a. Merekap seluruh transaksi yang terjadi secara daily. b. Menginput transaksi pembayaran angsuran siswa untuk seluruh cabang (bengawan, Kalimantan, palasari) c. Menginput kas masuk dan kas keluar seluruh cabang termasuk pusat. d. Membuat laporan Neraca, Arus Kas, dan Laba/Rugi bulan berjalan dan tahun berjalan. e. Mengkoreksi dan Rekonsiliasi saldo-saldo akun agar tetap terjaga, seimbang dengan data rekening koran. Keterangan: Point no.5 pekerjaan tambahan dari pusat SOP PENGADAAN PERLENGKAPAN 1. Divisi Finance membuat List Barang operasional yang rutin dibeli setiap bulannya sebagai acuan pengadaan perlengkapan, sehingga arus kas pun tetap terkendali. 2. Apabila Operasional akan mengajukan pengadaan perlengkapan yang tidak tercantum dalam pengadaan perlengkapan bulanan maka, a. Mengisi Form pengajuan pengadaan perlengkapan dan pengajuan dana. b. Diajukan minimal 1 hari sebelum Pencairan dana. c. Dari Finance akan disampaikan kepada Kepala Cabang. d. Jika Kepala Cabang menyetujui, maka pencairan dana akan dilakukan oleh finance dan diberikan kepada yang mengajukan dana. e. Apabila Kepala Cabang tidak menyetujui, maka pencairan dana tidak bisa dilakukan dan surat pengajuan akan dikembalikan kepada yang mengajukan dana. SOP MAINTENANCE PERALATAN 1. Operasional atau Divisi lain yang akan mengajukan perbaikan harus mengajukan permohonan pengajuan dana perbaikan. a. Mengisi Form pengajuan pengadaan perlengkapan dan pengajuan dana. b. Diajukan minimal 1 hari sebelum Pencairan dana. c. Dari Finance akan disampaikan kepada Kepala Cabang. d. Jika Kepala Cabang menyetujui, maka pencairan dana akan dilakukan oleh finance dan diberikan kepada yang mengajukan dana. e. Apabila Kepala Cabang tidak menyetujui, maka pencairan dana tidak bisa dilakukan dan surat pengajuan akan dikembalikan kepada yang mengajukan dana. 2. Apabila perbaikan membutuhkan dana dengan nominal > Rp 100.000, ataupun kas cabang tidak dapat menutupi biaya perbaikan, maka cabang akan mengajukan ke pusat. a. Mengisi Form pengajuan dana. b. Ditandatangani Kepala Cabang c. Diajukan minimal 2 hari sebelum Pencairan dana. d. Apabila pengajuan dana disetujui maka pengajuan tersebut akan di ACC oleh direktur Keuangan e. Apabila pengajuan dana tidak disetujui, surat pengajuan akan dikembalikan kepada yang mengajukan dana. SOP KEGIATAN OFFICE OPERASIONAL  Membersihkan ruangan-ruangan dibawah ini : 1. Ruang kepala cabang 2. Ruang kelas regular 3. Ruang kelas privat 4. Ruang guru dan staf 5. Ruang konsultasi 6. Kamar mandi 7. Saung 8. Area parkir  Membersihkan piring dan gelas  Menyediakan fasilitas terkait dengan kegiatan belajar dan mengajar, seperti:  - Mengisi tinta spidol - Menyiapkan papan tulis dan penghapus Mematikan seluruh peralatan elektronik yang tidak digunakan: seluruh komputer, lampu, AC, dan televisi  Menyimpan barang-barang yang kehilangan baik dari staf, siswa, maupun dari guru di tempat yang telah ditentukan  Menjaga keamanan baik pada siang hari maupun malam hari  Mengatur dan menjaga keamanan area parkir terutama pada saat jam kedatangan dan kepulangan siswa  Menyediakan aqua galon dan minuman (teh) untuk manajemen, pengajar, dan siswa  Memperbaiki fasilitas cabang secara berkala jika ada kerusakan  Membantu urusan-urusan manajemen seperti: - Pengantaran dan penjemputan orang dan dokumen - Pengantaran privat (jika ditugaskan oleh divisi operasional pusat) - Fotocopy dokumen - Menyediakan minuman untuk tamu

Judul: Laporan Pertanggung Jawaban Cabang

Oleh: Sandy Septiansyah


Ikuti kami