Laporan Pertanggung Jawaban Cabang

Oleh Sandy Septiansyah

14 tayangan
Bagikan artikel

Transkrip Laporan Pertanggung Jawaban Cabang

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
EDUCATION LABORATORY (EDULAB)
CABANG BENGAWAN

BAB I
PENDAHULUAN
Education Laboratory (Edulab) adalah sebuah lembaga konsultan pendidikan yang
mempunyai visi menjadi lembaga konsultan dan pengembangan pendidikan terbaik
yang unggul dalam kinerja dan layanan. Untuk mewujudkan visi tersebut maka
Edulab merumuskan 4 (empat) misi, yaitu: memberikan layanan terbaik sesuai dengan
kebutuhan pelanggan, pelopor pendidikan berkualitas dalam konten dan konteks,
mencetak SDM yang handal dan unggul dalam kinerja, membentuk citra positif di
masyarakat untuk mendapatkan kepercayaan dan kredibilitas yang tinggi.
Divisi kecabangan merupakan garda terdepan Edulab yang berkewajiban untuk
mengimplementasikan setiap kebijakan dan strategi perusahaan yang ditetapkan
dalam rapat Manajemen atau kebijakan Divisi yang berkaitan dengan kecabangan.
Divisi kecabangan dipimpin oleh seorang kepala cabang. Untuk menjalankan
tugasnya, seorang kepala cabang dibantu oleh staf divisi cabang dengan rincian
sebagai berikut:
1. Front Office
2. Admin Akademik Cabang
3. Finance&Accounting
4. Operasional
Masing-masing lini mempunyai peran dan fungsi yang saling mendukung satu sama
lain, sehingga dibutuhkan kerjasama dan koordinasi yang baik antara satu dengan
lainnya. Divisi Front Office sebagai divisi terdepan yang berurusan langsung dengan
costumer baik terkait dengan jasa ataupun dengan produk yang ditawarkan. Divisi
Admin Akademik cabang sebagai lini yang mengatur proses kegiatan belajar dan
mengajar dan pelayanan akademik lainnya. Divisi Finance&Accounting bertugas
untuk mengatur cash flow pemasukan dan pengeluaran cabang. Begitupula dengan
divisi operasional yang membantu semua lini dalam menjalankan tugas sehari-hari.

Dalam laporan pertanggungjawaban Edulab ini, kami dari Cabang Bengawan
akan menyampaikan laporan kegiatan yang sudah kami jalankan oleh setiap divisi
dalam periode 1 (satu) semester dengan sistematika sebagai berikut:
1. Tanggung jawab dan program kerja
2. Realisasi program kerja
3. Evaluasi program kerja
4. Rekomendasi
Demikian

pendahuluan

yang

kami

sampaikan,

semoga

laporan

pertanggungjawaban ini menjadi acuan yang tepat dalam membuat rencana kerja
semester 2 (dua) yang lebih baik lagi. Semoga Allah SWT meridhoi setiap langkah
kerja kita. Amiin.

DIVISI FRONT OFFICE

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN FRONT OFFICE
DIVISI GENERAL SUPPORT
BAB I
TANGGUNGJAWAB DAN PROGRAM KERJA

Tanggung jawab:
1. Melakukan pelayanan kantor, pendaftaran, dan pembayaran
2. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk
memastikan tercapainya tarjet kerja
3. Membuat perkiraan biaya berkaitan dengan administrasi kantor sebagai
rekomendasi anggaran peralatan kantor
4. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan
keamanan kantor
5. Melakukan pelayanan informasi, permintaan dan keluhan konsumen yang
berkaitan dengan kesiswaan dan melakukan tindak lanjut kepada divisi yang
terkait
Program kerja:
1. Melayani tamu yang datang ke EDULAB untuk keperluan pembayaran,
pendaftaran maupun keperluan lainnya
2. Melayani pelanggan (siswa dan atau orangtua siswa) melalui telpon
3. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan
keamanan kantor
4. Melakukan pelayanan informasi, konfirmasi, permintaan dan keluhan
konsumen yang berkaitan dengan kesiswaan dan melakukan tindak lanjut
kepada divisi terkait
5. Merekap pendaftaran siswa baru tahun ajaran 2011/2012 (dokumen online)
6. Merekap pendaftaran Intensif Pra SNMPTN (dokumen online)

BAB II
REALISASI PROGRAM KERJA
Secara keseluruhan program kerja Front Office telah terlaksana dengan baik.
Namum, hal ini tidak terlepas dari kendala-kendala yang timbul dari tiap program
kerja tersebut, hanya saja kendala-kendala yang timbul tersebut masih dapat diatasi
dengan baik karena adanya koordinasi dengan divisi-divisi terkait. Adapun realisasi
program kerja Front Office dapat dilihat pada tabel 3.1
Tabel 3.1 Realisasi Program Kerja FO
No

Program Kerja

.
1

Evaluasi
Deskripsi

Melakukan

1. Pelayanan tamu

Realisasi
90% kegiatan

Kendala-kendala
1. Beberapa pengajar 1. Absen

pelayanan kantor,

yang datang ke

dapat terlaksana

lupa untuk

dilakukan 2

pendaftaran dan

Edulab meliputi

dengan baik

mengabsen.

kali pada awal

pembayaran.

layanan

2. Terkadang FO

dan akhir

pendaftaran

kurang menguasai

pembelajaran

reguler, privat,

tentang kejelasan

agar tidak ada

eduquest dan

produk baru

kesalahan

intensif pra-

contoh: harga,

dalam

snmptn ataupun

fasilitas yang

memberikan

hanya sekedar

didapatkan, dan

info kepada

memeberikan

kemudahan cara

orangtua.

informasi-

pembayaran

informasi yang

(cicilan).

dibutuhkan
konsumen.

3. FO tidak

2. Adakan
pertemuan
khusus para

diberikan akses

FO tentang

keseluruhan

produk baru

mengenai

yang sedang

pembayaran

dikeluarkan

layanan transaksi

cicilan (contoh :

agar

pembayaran

Daily Report)

mempermudah

(pembayaran

sehingga harus

FO di dalam

2. Melakukan

cicilan untuk

selalu

penyampaian

regular).

berkoordinasi

informasi baik

3. Melakukan

dengan bagian

ke siswa

pengkelasan

keuangan,

maupun ke

(pengkelasan

terkadang siswa

orangtua siswa

regular & pra

ataupun orangtua

intensif snmptn).

siswa tidak

4. Update data

membayar cicilan

siswa sistem

tepat tiap bulan

dokumen online.

namun beberapa

5. Memberikan

disatukan di

informasi terbaru

bulan-bulan

melalui

berikutnya dan FO

mading/jarkom,

tidak mengetahui

penerimaan

apakah siswa atau

telepon

orangtua tersebut

(pelayanan

rutin membayar

melalui telepon).

cicilan per

6. Sms-gateway :
memberikan info
kepada orangtua

bulannya atau
tidak.
4. Tidak ada kendala

siswa mengenai

berarti dalam

ketidakhadiran

meng-update data

siswa dalam

siswa, database

kegiatan belajar

online

mengajar yang

mempermudah

sudah

FO dalam

dijadwalkan.

melakukan update
data siswa.
5. sms gateway
mempermudah
FO dalam
pemberian

informasi baik
untuk siswa
maupun orangtua
siswa, ketika
smsgateway
mengalami
gangguan
informasi dapat
disampaikan
melalui
pengumuman di
mading kelas.

2

Membuat rencana

Terlaksana

Tidak ada kendala

Peningkatan

dan mengvaluasi

dengan baik

yang berarti, rencana

koordinasi dengan

kerja harian dan

kerja dibuat tiap

divisi terkait.

bulanan

minggu (pada saat

untuk

memastikan

Briefing Morning),

tercapainya

laporannya

kualitas
kerja

target
yang

dilakukan tiap
minggu dan

dipersyaratkan

langsung di email-

dan sebagai bahan

kan ke Kepala

informasi kepada

Cabang.

atasan

Membuat

Melakukan

perkiraan

biaya pengecekan

berkaitan dengan kebutuhan
administrasi
kantor
3

90% terpenuhi

Tidak ada kendala

pengadaan

yang berarti.

peralatan kantor.

peralatan kantor

sebagai dan melakukan

rekomendasi

pengadaan

anggaran

peralatan kantor

peralatan kantor

yang diajukan
kepada bagian
operasional dan
bagian keuangan.

4

Mengawasi

Tidak kendala yang

Telah

pelaksanaan

berarti.

terkoordinasikan

kebersihan

dan

dengan

kenyamanan

operasional

ruang kantor dan

dengan baik.

keamanan kantor

5.

bagian

Melakukan

FO sebagai pusat

Kegiatan ini

pelayanan

penerima informasi

dapat terlaksana

informasi,

dari siswa dan

dengan baik.

permintaan dan

pemberi informasi

Info-info terbaru

keluhan

kepada siswa dan

yang

konsumen yang

orangtua siswa.

berhubungan

berkaitan dengan

dengan siswa

kesiswaan dan

ataupun divisi

melakukan tindak

terkait dapat

lanjut kepada

disampaikan

divisi yang terkait

dengan baik.

BAB III
EVALUASI PROGRAM KERJA

FO sebagai pusat informasi dan penampung complain
1. Sebagai pusat informasi : harus lebih sering diadakan pertemuan khusus FO
terkait dengan info-info terbaru yang akan disampaikan kepada siswa ataupun
orangtua siswa baik itu mengenai produk baru, harga baru dan fasilitas-fasilitas
yang akan didapatkan
2. Sebagai penampung complain : meningkatkan koordinasi dengan divisi terkait
perihal adanya complain yang ditujukan kepada divisi bersangkutan.
BAB IV
REKOMENDASI
1. Sistem kesiswaan yang meyeluruh.
2. Sosialisasi mengenai produk baru ataupun perubahan-perubahan harga.

DIVISI ADMIN AKADEMIK

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN FRONT OFFICE
DIVISI ADMIN AKADEMIK CABANG

BAB I
TANGGUNGJAWAB DAN PROGRAM KERJA
Admin Akademik mempunyai beberapa program kerja, diantaranya:
1. Membuat dan menyediakan shifting selama 1 semester
2. Pengarsipan data-data shifting
3. Pengarsipan data-data akademik per masing-masing cabang
4. Melakukan rekapitulasi administrasi kesiswaan (absensi siswa)
BAB II
REALISASI PROGRAM KERJA
Dalam kurun waktu 1 semester yang telah berjalan ini hal-hal yang sudah terealisasi
adalah:
1. Menyusun shifting program pembelajaran regular EDULAB disesuaikan dengan
target jumlah sesi serta kesediaan pengajar. Shifting dibuat dalam 1 semester
dengan menggunakan pola (contoh shifting terlampir)
2. Shifting dikirim ke masing-masing pengajar dalam bentuk email atau print out dan
pemberitahuan melalui sms.
3. Membuat rekapitulasi jumlah sesi pengajaran setiap guru untuk diserahkan pada
divisi HCGA
4. Melakukan rekapitulasi absensi siswa
5. Kegiatan pembelajaran reguler kelas XII untuk tahun ajaran 2011-2012 dimulai
tanggal 14 Juli 2011
6. Pelaksanaan jam standby
7. Pelaksanaan kegiatan TO (try out) pada semester 1 tahun ajaran 2011-2012
dilaksanakan sebanyak 5 kali untuk kelas XII di EDULAB cabang Bengawan,
yaitu :


TO 1 : Minggu, 7 Agustus 2011



TO 2 : Minggu, 18 September 2011



TO 3 : Minggu, 16 Oktober 2011



TO 4 : Minggu, 13 November 2011



TO 5 : Minggu, 27 November 2011

KEHADIRAN TRY OUT BENGAWAN
Hari/Tanggal

Jumlah Siswa

Total

delux
suite

e

TRY OUT KE 1

Minggu, 7 Agustus 2011

29

106

135

TRY OUT KE 2

Minggu, 18 September 2011

32

114

146

TRY OUT KE 3

Minggu, 16 Oktober 2011

32

112

144

TRY OUT KE 4

Minggu, 13 November 2011

32

113

145

TRY OUT KE 5

Minggu, 27 November 2011

30

111

141

Jumlah seluruh siswa suite : 35 orang
Jumlah seluruh siswa deluxe : 130 orang
Jumlah seluruh siswa Edulab Bengawan : 165 orang

120
100
80
60
40
20

Minggu, 27 November 2011

Minggu, 13 November 2011

Minggu, 16 Oktober 2011

Minggu, 18 September 2011

Minggu, 7 Agustus 2011

0

suite
deluxe

TRY OUT TRY OUT TRY OUT TRY OUT TRY OUT
KE 1
KE 2
KE 3
KE 4
KE 5

8. Berakhirnya pembelajaran Reguler semester 1 tahun ajaran 2011-2012 pada
tanggal 02 Desember 2011
9. Pelaksanaan guru standby UAS dalam pekan UAS yang dimulai pada tanggal 01
Desember 2011 – 17 Desember 2011 yang disesuaikan dengan jadwal UAS
masing-masing sekolah
10. Berakhirnya kegiatan Standby dan jam tambahan pada tanggal 17 Desember 2011
BAB III
EVALUASI
1. Keberjalanan shifting di lapangan tidak sepenuhnya sesuai dengan jadwal
dikarenakan masalah teknis
2. Ketersediaan jumlah pengajar yang standby tidak sesuai dengan jumlah siswa
yang meminta tambahan

3. Dalam pelaksanaannya, kesediaan waktu mengajar para pengajar honorer sering
berubah-ubah tidak sesuai dengan form kesediaan mengajar yang diberikan saat
awal kegiatan pembelajaran
BAB IV
REKOMENDASI
1. Tersedianya guru khusus untuk melayani standby
2. Ketegasan dalam hal perizinan pengajar yang berpengaruh terhadap keberjalanan
shifting
3. Adanya sosialisasi dengan para pengajar berkaitan dengan hal-hal yang
menyangkut akademik

DIVISI FINANCE
&
ACCOUNTING

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN FRONT OFFICE
DIVISI FINANCE&ACCOUNTING
BAB I
TANGGUNGJAWAB DAN PROGRAM KERJA
TANGGUNGJAWAB
FINANCE


Menyediakan informasi keuangan cabang yang akurat.



Mengatur setiap penerimaan dan pengeluaran cabang secara efektif.



Pengawasan keuangan sehingga menjamin efisiensi penggunaan dana



Memastikan ketersediaan dana yang memadai dan pengadaan dana pada waktu yang
tepat

ACCOUNTING


Mencatat seluruh transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran kas cabang.



Membuat laporan keuangan.



Membuat prosedur untuk mencatat, menggolongkan dan memasukan secara singkat
transaksi-transaksi perusahaan

Adapun program kerja untuk kegiatan Office Finance berkaitan dengan Kas Besar dan Kas
Kecil meliputi :


KAS BESAR






Penerimaan Kas Besar



Account Receivable



Pendapatan Lainnya (denda)

Pengeluaran Kas Besar


Biaya Overhead Operasional



Pengeluaran Budget Akademik (Rapor TO)

KAS KECIL (Petty Cash)


Biaya rutinitas Operasional



Biaya rutinitas Front Office

BAB II
REALISASI PROGRAM KERJA


FINANCE


Pengeluaran Kas Cabang terkendali dengan baik, sehingga efisiensi cabang
selalu terkontrol .



Pengeluaran operasional sejalan dengan anggaran dan tidak mengalami over
budget.



SOP Financial berjalan dengan baik .



Invoice, tepat sasaran sehingga mempermudah kolektivitas Account
Receivable.



Melakukan Analisis Efisiensi Beban Cabang dan Analisis Pengeluaran
Operasional secara berkala tiap bulannya.



ACCOUNTING


Mencatat dan membukukan seluruh transaksi dan bukti transaksi



Membuat Resume AR Cabang



Membuat History Kas Besar dan History Petty Cash/semester



Membuat laporan keuangan Cabang per bulan, berupa Pengeluaran dan
Efisiensi



Membuat laporan Pembagian JasProd Cabang



Menggunakan Software Zahir untuk membuat Laporan Keuangan dan Analisis
Rasio

1. RESUME PENERIMAAN CABANG
RESUME TOTAL PENERIMAAN BENGAWAN
BANK
MANDIRI

July

Agustus

September

Oktober

271,803,000 97,019,000 73,088,555 74,393,900

November

Desember

62,772,900

36,206,000

BNI

19,117,500

390,000

2,908,000

3,720,000

3,425,000

265,000

MERCHANT
MANDIRI

17,977,500

9,320,000

1,245,000

9,045,000

9,655,000

5,735,000

3,500,000

-

7,175,000

2,280,000

2,220,000

1,725,000

312,398,000 106,729,000 84,416,555 89,438,900

78,072,900

43,931,000

BCA
Total

Resume Penerimaan Cabang Bengawan
350.000.000
300.000.000
250.000.000
200.000.000
150.000.000
100.000.000

Total Penerimaan

50.000.000
JULY AGST

SEP

OKT

2. RESUME EFISIENSI CABANG

NOV

DES

Pengeluaran

Ju

1,1
Beban Listrik

9
Beban Telp 1

2
Beban Telp 2

6
Beban Air

6
Beban Internet

2
Beban TV Kabel

Tinta Printer Opr

3,9
Total Beban
Efisiensi Kas Besar
Pengeluaran Petty
Cash

Reimburse Privat

Total Efisiensi

Resume Efisiensi Cabang Bengawan
1.200.000
1.000.000
800.000
600.000
EFISIENSI

400.000
200.000
JULY

AGST

SEP

OKT

NOV

DES

1,1

1,0

3. KOLEKTIFITAS ACCOUNT RECEIVABLE
KELAS

AR Collect

Deluxe

AR Payment

890,150,000

720,369,055

169,780,945

81.51%

18.49%

296,239,000

82,761,000

78.09%

21.91%

130
Suite

379,000,000

36

Kolektifitas AR DELUXE

Kolektifitas AR SUITE

AR Payment
AR
Outstanding

19,03%

4. KETERCAPAIAN PERJANJIAN SISWA
Ketercapaian Perjanjian Siswa

66,26%

21,91%
78,09%

80,97%

33,74%

AR
Outstanding

Sudah
Belum

AR Payment
AR
Outstanding

BAB III
EVALUASI
1. Untuk pembayaran transfer sering kali siswa tidak membawa bukti transfer
2. Orang tua siswa melakukan pembayaran angsuran melalui mesin ATM sehingga
sering kali No Name, atau melakukan pembayaran dengan menggunakan nomor
rekening selain atas nama orang tua siswa yang tertera di database siswa Edulab
3. Masih ada beberapa siswa yang melakukan pembayaran ke rekening owner
4. Kesulitan dalam melakukan rekonsiliasi, antara catatan bank dengan system keuangan
Edulab (software zahir)
STRATEGI USAHA CABANG


Pelayanan yang ramah & profesional



Fasilitas yang cukup baik



Data informasi yang rapih



Memberikan diskon harga untuk siswa berprestasi, dan atau aktif di organisasi



Memberikan diskon harga / cashback untuk siswa yang dapat membawa rekannya
untuk bergabung menjadi siswa Edulab
BAB IV
REKOMENDASI



Membuat sistem keuangan yang terintegrasi

OPERASIONAL

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN FRONT OFFICE
DIVISI OPERASIONAL

BAB I
TANGGUNGJAWAB DAN PROGRAM KERJA
1. Koordinasi antara Koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional
2. Memberikan pelayanan prima kepada karyawan (pengajar dan management)
dan siswa
3. Menjaga kebersihan lingkungan, kelayakan dan, ketersediaan fasilitas kerja
agar nyaman, bersih, dan teratur
4. Menjaga keamanan di lingkungan kerja dengan adanya Shifting diantara Staff
Operasional

BAB II
REALISASI PROGRAM KERJA
1. Koordinasi antara koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional.
a. Tujuan :
Untuk memperlancar informasi baik yang bersifat teknis maupun nonteknis
b. Sasaran :
Koordinator Staff Operasional dan Staff Opersional
c. Waktu :
Setiap saat selama jam kerja dan shifting
d. Gambaran Realisasi :
Koordinasi dilakukan dengan tahap awal yaitu pembagian tugas
kebersihan, kenyamanan dan keamanan setiap hari. Informasi antara
Koordinator dan Staff Operasioanl sangat dibutuhkan ketika jam kerja
berlangsung. Masalah yang sering terjadi di lapangan akan lebih berharga
apabila diinformasikan diantara Koordinator dan Staff Operasional.
Karena dengan informasi dengan data yang otentik, akan sangat

bermanfaat apabila dikemudian hari masalah tersebut perlu untuk ditindak
lanjuti.
2. Memberikan pelayanan prima kepada karyawan (pengajar dan management)
dan siswa.
a. Tujuan :
Agar setiap karyawan (pengajar dan management) dan siswa mendapatkan
kenyamanan ketika berada di lingkunag Education Laboratory
b. Sasaran :
Koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional
c. Waktu :
Setiap saat selama jam kerja dan shifting
d. Gambaran Realisasi :
Pelayanan yang prima adalah hak setiap orang. Maka dari itu, kami
selaku Staff Operasional yang berfungsi sebagai pelaku penyedia layanan
bertanggung jawab atas kelayakan dan kenyamanan pelayanan kepada
karyawan (pengajar dan management) dan siswa agar hak-hak mereka
terpenuhi.
3. Menjaga kebersihan lingkungan, kelayakan dan, ketersediaan fasilitas kerja
agar nyaman dan senantiasa bersih dan teratur.
a. Tujuan :
Agar lingkungan kerja nyaman untuk ditempati dan kelancaran segala
kegiatan yang bersifat teknis dapat teratasi dengan lancer
b. Sasaran :
Koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional
c. Waktu :
Setiap saat selama jam kerja dan shifting
d. Gambaran Realisasi :
Koordinator Operasional dan Staff Operasional bertanggung jawab atas
kebersihan, kelayakan dan, ketersediaan fasilitas di lingkunngan kerja.
Oleh karenanya, Koordinator Staff Operasional beserta Staff Operasional,
bertugas

menjaga

keteraturan

lingkungan

dengan

membersihkan

lingkungan sebelum dan sesudah jam kerja (shifting). Mengontrol
kelayakan fasilitas dan menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam setiap

kegiatan (kegiatan pembelajaran dan kegiatan yang bersifat pengantaran
karyawan).
4. Menjaga keamanan di lingkungan kerja dengan adanya Shifting diantara Staff
Operasional dengan waktu yang telah ditentukan
a. Tujuan :
Agar lingkungan kerja aman terkendali dari hal-hal yang tidak diinginkan
b. Sasaran :
Koordinator Staff Operasional dan Staff Operasional
c. Waktu :
Setiap saat selama jam kerja dan shifting
d. Gambaran Realisasi :
Keamanan lingkungan sangat dibutuhkan oleh semua. Karena lingkungan
yang aman akan menghadirkan rasa tentram kepada setiap orang. Oleh
karena itu, Koordinator dan Staff Operasional yang dalam hal ini berfungsi
sebagai penjaga keamanan lingkungan bertugas menjaga keamanan dan
ketertiban dengan cara menjaga keamanan dan ketertiban lahan parkir dan
sepatu, menjaga keamanan akan asset kantor dan waspada terhadap orang
asing yang datang dengan menanyakan terlebih dahulu maksud yang
bersangkutan datang ke Edulab.

BAB III
EVALUASI PROGRAM KERJA
Dari hasil evaluasi yang kami lakukan sebagai Staff Operasional dapat disimpulkan
bahwa semua kegiatan pelayanan dapat berjalan dengan baik. Evaluasi biasa kami
lakukan ketika briefing pada hari Senin pagi sebelum memulai semua kegiatan. Adapun
evaluasi yang kami lakukan ialah berupa koordinasi dengan divisi lain.
Evaluasi tersebut, tidak hanya berupa koordinasi. Melainkan juga dapat berupa
masukan dan keluhan dari setiap divisi terhadap divisi lain. Keluhan-keluhan yang biasa
dibahas ialah berupa keluhan teknis. Apabila tidak dimengerti, maka akan
dikoordinasikan sesuai dengan kesepakatan bersama.
Dari hasil evaluasi tersebut, kami berkomitmen untuk mencapai segala target yang
telah diagendakan. Untuk Staff Operasional sendiri, target pencapaian biasanya di-

koordinasikan antara Koordinator dan Staff Operasional. Tujuannya untuk menghasilkan
terselenggaranya pelayanan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
BAB IV
REKOMENDASI
Untuk mencapai target yang diharapkan, koordinasi setiap divisi sangat dibutuhkan
dalam hal ini. Namun yang sering terjadi di lapangan adalah adanya “miss-komunikasi”.
Kesalahan ini diharapkan dapat menjadi pelajaran agar setiap divisi dapat mengerti dan
paham akan pekerjaan setiap divisi. Hal inilah yang justru jarang dibahas ketika briefing
berlangsung.
Untuk menanggulangi masalah tersebut, sebaiknya briefing diadakan satu minggu dua
(2) kali. Dimana briefing pertama dilaksanakan pada awal minggu kerja (Senin pagi
sebelum memulai kegiatan) yang membahas target yang akan dicapai/dilaksanakan.
Briefing kedua, dilaksanakan pada akhir minggu. Diharapkan briefing dilaksanakan pada
Jum’at sore sebelum jam pulang. Dikarenakan pada hari Sabtu ada pemberlakuan Shifting
pada setiap karyawan (kecuali Staff Operasional). Tujuannya ialah untuk mengevaluasi
kinerja dan target yang telah dicapai selama sepekan. Selain itu juga dapat mengetahui
kekurangan apa saja yang terdapat di lingkungan agar dapat diperbaiki.

LAMPIRAN – LAMPIRAN

JUMLAH SISWA PER SEKOLAH
SEKOLAH
SMAN 1
SMAN 7
SMAN 20
SMAN 2
SMAN 14
SMAN 5
SMAN 10
SMAN 15
SMAN 4
SMAN 8
SMAN 24
SMAN 23
SMAN 11
SMAN 9
SMAN 19
SMA TARBAK
SMA DH
SMA PGII 1
SMA PRIBADI
SMAN 6
SMAN 16
TOTAL

JUMLAH
21
4
34
20
19
2
8
1
16
2
3
3
4
3
2
7
1
3
10
1
2
166

Grafik 1. Jumlah Siswa Bengawan per Sekolah Tahun Ajaran 2011-2012
40
35
30
25
20
15
10
5
0

1 7 20 2 14 5 10 15 4 8 24 23 11 9 19 AK DH II 1 DI 6 16
AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN AN RB A PG IBA AN AN
SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM SM TA SM A PR SM SM
A
SM MA
SM
S

JUMLAH

SOP FRONT OFFICE
a. Persiapan Pembelajaran Reguler


15 menit sebelum KBM di mulai menyalakan AC di tiap kelas, pastikan papan
tulis telah bersih dan periksa ketersediaan penghapus.



Menyiapkan absensi siswa dan spidol untuk pengajar.



Pada jam 14.50 bel masuk dibunyikan



Melakukan pengecekan untuk memastikan pengajar dan siswa sudah hadir di
setiap kelas



Pada jam 16.20 bel istirahat dibunyikan



Menyiapkan absensi siswa untuk sesi ke-2



Pada jam 16.40 bel masuk sesi ke-2 di bunyikan



Melakukan pengecekan untuk memastikan pengajar sudah dan siswa sudah hadir
di setiap kelas.



Pada jam 18. 10 bel pulang di bunyikan.



Poin diatas (3, 5, 7, 9) berlaku kecuali untuk hari Sabtu



Melakukan pengecekan ke setiap kelas untuk memastikan peralatan kelas seperti
sedia kala.

b. Kegiatan Office


Pada jam 10. 30 Front Office sudah hadir di kantor



Menerima telepon dan tamu



Menerima dan atau menyampaikan informasi



Melayani pendaftaran, pembayaran cicilan dan pelunasan



Mencatat jadwal setiap hari pada papan tulis (sebelum siswa reguler datang)



Mengecek kesiapan ruangan, spidol, penghapus dan remote AC untuk setiap
ruangan



Menyiapkan absensi siswa untuk pengajar



Memfotocopy dan atau mengeprint bahan pengajar atau dokumen lainnya yang
dibutuhkan



Merapihkan file, dokumen-dokumen, dan ATK



Mengisi dan atau merapihkan papan pengumuman



Memberitahukan tentang ketidakhadiran siswa melaui sms-gateway kepada orang
tua siswa

c. Penerimaan Tamu
a. Ketika tamu datang, FO tersenyum, berdiri, memberikan salam

“Selamat

Pagi/Siang/Sore Pa/Bu, perkenalkan saya … (Nama FO) ada yang bisa dibantu?“
b. Mempersilakan duduk kepada tamu.
c. Menanyakan identitas tamu
d. Memberikan bantuan sesuai dengan keperluan tamu
e. Mengisi buku tamu
d. Penerimaan Telepon
a. Mengucapkan salam dan menawarkan bantuan kepada penelepon


“Edulab selamat pagi/siang/sore,dengan (Nama FO) …… , ada yang bisa
dibantu?”

b. Menanyakan identitas penelepon dan mencatat nama
c. Memberikan bantuan sesuai yang dibutuhkan penelepon


Jika penelepon menanyakan informasi tentang Edulab:
1. Jelaskan secara singkat mengenai keunggulan, produk, fasilitas dan harga
2. Menawarkan penelepon untuk datang langsung ke Edulab dengan
memberikan alamat Edulab dan menjelaskan kepada penelepon tentang
perlunya yang bersangkutan untuk datang langsung yaitu agar informasi
dapat dijelaskan secara lebih rinci
3. Menanyakan nomor kontak penelepon, alamat, dan atau instansi agar dapat
dihubungi lebih lanjut jika ada informasi yang akan disampaikan
kemudian hari
4. Menawarkan bantuan lainnya, jika ada, FO menjelaskan kembali informasi
yang diminta
5. Jika penelepon mengakhiri pembicaraan maka ucapkan “terima kasih telah
menghubungi Edulab, selamat pagi/siang/sore”.



Jika penelepon ingin berbicara dengan pihak manajemen, pengajar,siswa,atau
pihak lain
1. Menanyakan nama pihak yang dituju dan identitas (nama) penelpon
2. persilakan penelepon untuk menunggu sesaat

3. Tekan tombol hold pada pesawat telepon
4. Memanggil pihak yang bersangkutan
5. Menekan kembali tombol hold dan memberikan pesawat telepon pada
pihak yang bersangkutan
6. Jika pihak yang dituju tersebut tidak ada, maka FO menawarkan untuk
menitipkan pesan atau meminta nomor kontak dari pihak penelpon agar
bisa dihubungi kembali
e. Pembayaran Cicilan
a. Menyiapkan kuitansi pembayaran
b. Mengecek data pada file pembayaran (AR Siswa online) untuk memastikan
besar cicilan yang harus dibayarkan oleh penyetor dan mengkonfirmasi jumlah
tersebut kepada penyetor
c. Mengisi lembar kuitansi atas pembayaran tersebut (untuk siswa baru harus
mencantumkan: nomor kuitansi, nama lengkap, sekolah, alamat & telp, jenis
pembayaran, tipe, angsuran berikutnya, tanggal pembayaran, tanda tangan
penerima dan cap. Untuk siswa lama/yang sudah mendaftar tidak perlu
mencantumkan alamat & telp.
d. Memberikan lembar kuitansi asli (warna putih) kepada penyetor, dan
memberikan lembar warna merah muda dan uang pembayaran kepada bagian
Finance&Accounting
e. Menginformasikan besar cicilan selanjutnya dan batas waktu pembayaran
(maksimal tanggal 10 tiap bulannya).
f. Menawarkan dan atau menanyakan kembali apakah penyetor memerlukan
informasi atau kebutuhan lain
g. Mengucapkan terima kasih atas kunjungan (jika orang tua yang membayar)
dan pembayarannya
f. Penggunaan Mesin EDC
a. Kartu Debet
 Kartu Debet (Kartu debet yang dapat digunakan adalah Debet Mandiri, BNI,
BRI)
 Tekan tombol “SALE” disamping kanan layar.

 Gesekkan kartu debet di samping kanan (posisi kartu: chip magnetic berada
pada posisi bawah dan menghadap arah kiri)
 Tekan angka sesuai dengan nominal untuk melakukan transaksi pembayaran
kemudian tekan enter.
 Meminta pelanggan untuk memasukkan nomor PIN (khusus untuk Debet
Mandiri), kemudian tekan enter.
 Tunggu beberapa saat hingga kertas bukti transaksi keluar dari mesin EDC.
 Tekan “yes” untuk print costumer (hasil print diberikan untuk pelanggan).
 Tekan “yes” untuk print Merchant (hasil print untuk bukti ke bagian keuangan).
 Tekan “yes” untuk print Bank (hasil print disimpan dan diberikan kepada
petugas mesin EDC)
b. Kartu Kredit
 Tekan tombol “SALE” disamping kanan layar.
 Masukkan kartu ke bagian bawah mesin dengan posisi horizontal (posisi chip
kearah bawah)
 Tekan angka sesuai dengan nominal untuk melakukan transaksi pembayaran
kemudian tekan enter.
 Tunggu beberapa saat hingga kertas bukti transaksi keluar dari mesin EDC.
 Tekan “yes” untuk print costumer (hasil print diberikan untuk pelanggan).
 Tekan “yes” untuk print Merchant (hasil print untuk bukti ke bagian keuangan).
 Tekan “yes” untuk print Bank (hasil print disimpan dan diberikan kepada
petugas mesin EDC)
 Kertas bukti transaksi untuk merchant dan bank ditandatangani oleh pelanggan.
g. Pelayanan ruangan untuk siswa privat
 Mengucapkan “Selamat Pagi/Siang/Sore” kepada siswa seramah mungkin
 Tanyakan nama siswa dan konfirmasi untuk matapelajaran serta pengajarnya
 Pastikan diruangan privat telah disediakan peralatan untuk KBM (papan,
penghapus, dan spidol)
 Siswa diantarkan ke ruangan privat yang telah disediakan
 Susunan prioritas ruangan yang digunakan sebagai ruang privat:

1. Ruang PRIVAT sebelah Al-Khawarizmi (Edulab Bengawan), pastikan
tidak digunakan sebagai ruang untuk tambahan atau konsul
2. Saung
3. Ruang Konsultasi (Deluxe)
4. Ruang Kepala Cabang
5. Ruang kelas regular (khusus untuk privat di hari Rabu atau Sabtu karena
tidak dipakai 1 kelas Deluxe)
Keterangan :Ruang PRIVAT dan Saung dapat digunakan sebagai ruang untuk
tambahan JIKA TIDAK ADA PRIVAT.
h. Pelayanan Handling Komplain


FO menerima komplain dari siswa/orangtua siswa/pengajar.



FO menuliskan : hari dan tanggal komplain, nama siswa/orangtua
siswa/pengajar yang memberikan komplain, menuliskan divisi yang
dituju/diberi komplain serta isi komplainnya.
Keterangan: komplain dituliskan pada dokumen online yang telah
disediakan



FO menerima saran penyelesaian komplain baik dari Kepala Cabang atau
Divisi terkait.



FO memberikan konfirmasi kepada pemberi komplain



FO menuliskan status di dokumen online bahwa komplain tersebut telah
diselesaikan

SOP KEGIATAN OFFICE
ADMIN CABANG
1. Rekap absensi siswa
a. Rekap absensi siswa dilakukan setiap hari setelah selesai pembelajaran atau
keesokan harinya
b. Daftar hadir siswa berisi kolom-kolom yang harus diisi oleh pengajar, diantaranya
tanggal pembelajaran , mata pelajaran & nama pengajar, serta mengisi kolom
kosong dengan tanda checklist (√) apabila siswa tersebut hadir, dan tanda strip (−)
apabila siswa tersebut tidak hadir.
c. Bagi siswa yang hadir di input angka 1 sedangkan yang tidak hadir dikosongkan
tapi diberi warna kuning untuk membedakannya. Apabila ada keterangan dari
orangtua siswa baik berupa surat atau telepon langsung dari orangtua (sakit atau
ijin), maka tetap di beri angka 1 dengan menyertakan notes alasannya.
d. Setiap setelah pelaksanaan TO Reguler berakhir, rekap absensi dikirimkan ke
bagian analis data.
2. Rekap sesi pengajar
a. Rekap sesi pengajar dilakukan setelah setiap admin cabang mengirimkan daily
report akademik pada sore hari atau keesokan harinya.
b. Mengisi setiap kolom dengan angka 1 jika pengajar hadir
c. Berikan notes alasan jika terdapat pergantian pengajar
d. Setiap tanggal 25 rekap sesi dikirimkan ke HCGA
e. Jika terdapat complain dari pengajar mengenai ketidaksesuaian sesi, maka
tanyakan dulu ke cabang terkait untuk dilakukan pengecekan. Jika benar ada yang
terlewat, maka sesi yang belum terhitung direkap untuk bulan depan.
3. Menghubungi pengajar
a. Lakukan pengecekan pada saat mendekati jam pembelajaran. (idealnya 30 menit
sebelum pembelajaran). Jika ada pengajar yang belum datang, segera hubungi ybs.
b. Lakukan pengiriman sms (gateway) ke setiap pengajar baik yang akan mengisi
kelas regular atau standby untuk keesokan harinya.

4. Mengisi daily report akademik
a. Report akademik diisi setiap harinya berdasarkan kegiatan harian yang rutin
dilakukan.
b. Tulis notes jika ada pengajar yang berhalangan hadir dan tuliskan nama pengajar
penggantinya.
c. Tulis waktu keterlambatan pengajar jika ada pengajar yang terlambat.
5. Membuat jadwal standby
a. Jadwal standby dibuat setiap 1 hari sebelum hari H
b. Usahakan setiap mata pelajaran ada pengajar yang standby terutama matematika,
fisika, kimia, dan biologi.
Keterangan : Point no.2 pekerjaan tambahan dari pusat

SOP SHIFTING PENGAJAR
1. Shifting dibuat oleh admin cabang dan kepala cabang dengan koordinasi bersama
direktur akademik.
2. Shifting regular dibuat tetap atau pengajar masuk ke kelas yang sama setiap bulannya.
3. Shifting dibuat berdasarkan :
a. Kesediaan mengajar para pengajar (honorer)
b. Jumlah sesi yang harus dipenuhi oleh masing-masing pengajar terutama untuk
pengajar kontrak & tetap
c. Ploting pengajar di setiap cabang
d. Program belajar yang diambil para siswa (suite/deluxe)
e. Pola pasangan pengajar, harus memenuhi pasangan pengajar senior-junior secara
adil
f. Jumlah pertamuan tiap matpel per bulan, sebagai berikut:
-

-

Kelas XII (3 SMA) IPA
Matematika

: 4x/bulan

Fisika

: 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Indonesia

Biologi

: 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Inggris

Kimia

: 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Inggris

B.Inggris

: 2x/bulan

B.Indonesia

: 1x/bulan

Kelas XII (3 SMA) IPS
Matematika

: 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Inggris

Ekonomi

: 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Indonesia

Geografi

: 3x/bulan → 1x diambil oleh B.Inggris

Sejarah

-

: 2x/bulan

Sosiologi

: 2x/bulan

B.Inggris

: 2x/ bulan

B.Indonesia

: 1x/bulan

Kelas 3 SMP
Matematika

: 4x/bulan

Fisika

: 4x/bulan

Biologi

: 4x/bulan

B.Inggris

: 2x/ bulan

B.Indonesia

: 2x/bulan

4. Pola shifting untuk kelas XI (2 SMA) sama dengan kelas XII (3 SMA).
5. Pola pasangan matpel yang harus diikuti oleh kelas XI dan XII SMA adalah sebagai
berikut :
Ma/Bi…..Fi/Ki

Ma/Ing…..Fi/Ki

Ma/Bi…..Fi/Ind

Ma/Bi…..Ing/Ki

6. Pola pasangan yang harus diikuti untuk kelasw 3 SMP adalah sebagai berikut :
Ma/Ing…..Fi/Bi

Ma/Ind…..Fi/Bi

7. Pengajar harus mematuhi shifting yang telah dibuat
8. Admin cabang berkoordinasi dengan kepala cabang berhak untuk mengeksekusi
keberjalanan shifting di wilayah cabang masing-masing.
9. Jika pengajar tetap/kontrak tidak ada shifting di hari tertentu, maka otomatis dia harus
standby di jam dan tempat biasa shifting itu berjalan, kecuali kalau diminta untuk
menggantikan pengajar yang berhalangan
10. Pengajar yang tidak bias memenuhi jadwal atau shifting harap memberitahukan ke
admin cabang/ kepala cabang maksimal H-1 dari shifting itu sendiri.
11. Pengajar diusahakan dating maksimal 30 menit sebelum pembelajaran berlangsung.
Jika 30 menit sebelum pembelajaran dimulai pengajar belum dating, maka admin
cabang wajib menelepon pengajar yang bersangkutan.
12. Pengajar yang tidak bisa memenuhi jadwal diusahakan digantikan oleh pengajar dari
matpel yang sama, yang disediakan di masing-masing cabang. Jika tidak tersedia
pengajar di cabang bersangkutan boleh meminta ke cabang lain dengan koordinasi
antar cabang lewat admin/ kepala cabang masing-masing.
13. Pengajar memegang kelas tertentusetiap bulannya dan diharapkan bisa tetap berlaku
selama satu tahun tidak berganti, KECUALI
a. Berdasarkan nilai angket yang kurang memenuhi standar kualitas pengajar Edulab
b. Hamper seluruh siswa di kelas yang bersangkutan menolak pengajar tersebut
untuk mengajar di kelasnya
c. Pengajar keluar atau pindah dari Edulab
14. Report keberjalanan shifting regular dilaporkan ke bagian akademik pada hari yang
bersangkutan oleh admin cabang/ kepala cabang, kecuali jika ada tambahan malam

atau dating boleh pada keesokan harinya. Report ini yang menjadikan dasar untuk
penghitungan jumlah rekap sesi setiap pengajar.
15. Jika ada pengajar yang tidak bisa memenuhi shifting pada jam dan hari yang telah
ditentukan

dilaporkan

ke

bagian

akademik

dengan

mencantumkan

siapa

penggantinya.
16. Pengajar yang sudah mendapatkan shifting regular tidak boleh diganggu oleh shifting
yang lain (misalnya privat, tambahan dll).
17. Penghitungan sesi pengajar setiap bulannya dimulai tanggal 26 bulan berjalan sampai
tanggal 25 bulan berikutnya.
18. Segala bentuk pelanggaran terhadap keberjalanan shifting yang dilakukan oleh
pengajar (mis: keterlambatan, mangkir jadwal tanpa pemberitahuan dll) diselesaikan
oleh kepala cabang masing-masing, tetapi admin cabang harus melaporkannya ke
bagian akademik, karena ini merupakan salah satu bagian dari penilaian terhadap
kinerja para pengajar yang akan berpengaruh pada IPK dan jenjang karier dari
pengajar itu sendiri.
Dibuat oleh
TIM AKADEMIK
EDULAB

SOP PELAKSANAAN TO
1. Try Out dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan oleh bagian
akademik. Dalam pelaksanaannya, setiap TO diwajibkan ada pengawas dan seorang
penanggungjawab TO.
2. Jumlah pengawas disesuaikan dengan ruangan kelas yang tersedia di setiap cabang
ditambah 1 orang penanggung jawab TO.
3. Tugas Penanggungjawab TO
a. Sebelum TO
1) Buat list pengawas TO max. 1 minggu sebelum hari H. Pengawas bisa dari
manajemen atau pengajar (tetap, kontrak, honorer) asalkan bersedia mengawas
pada hari H.
2) Konfirmasi ulang kesediaan mengawas TO kepada pengawas max. H-3
dikhawatirkan ada pengawas yang membatalkan sehingga ada waktu untuk
mencari penggantinya.
3) Membuat pengumuman TO beserta jadwalnya

untuk dipasang di papan

pengumuman dan di setiap kelas.
4) Cek ulang absensi TO. Perhatikan kesesuaian nama siswa dengan database
dan NISE-nya. Khusus untuk NISE mohon diperhatikan jikalau ada siswa
pindahan dari cabang lain. Cross check ke cabang lain apakah NISE tersebut
sudah benar.
5) Cek ulang Lembar Jawaban Komputer (LJK). Pastikan pada LJK terdapat 5
buah titik hitam di bagian atas dan bawah LJK untuk memastikan agar LJK
terbaca oleh scanner.
6) Cek ulang Lembar Soal
7) Hubungi pengawas untuk mengingatkan kembali jadwal TO max.H-1
8) Tentukan ruangan beserta nama pengawas yang akan mengawas di tempat
tersebut.
b. Pelaksanaan TO
1) Kumpul di tempat TO max. 15 menit sebelum TO dimulai untuk dilakukan
briefing terlebih dahulu.
2) Saat briefing, infokan kembali tentang tata tertib selama TO berlangsung.
3) Membagikan LJK dan Lembar Soal kepada para pengawas sesuai dengan
jumlah peserta.

4) Penanggungjawab TO membunyikan bel pada saat dimulai dan berakhirnya
TO.
5) Penanggungjawab TO berkeliling ke setiap kelas untuk mengecek kelas mana
yang masih kosong sekaligus mengedarkan absensi TO dan mengingatkan
kepada peserta untuk mencantumkan nama jelas beserta NISE sesuai dengan
yang ada di absensi.
c. Setelah TO
1) Cek kembali LJK yang telah diisi oleh peserta dikhawatirkan ada NISE yang
masih kosong atau peserta menggunakan nama samara.
2) LJK yang telah dikumpulkan kembali ke penanggungjawab TO kemudian
dikirimkan ke pusat untuk di-scan.
3) Mengirimkan daftar pengawas TO beserta jumlah sesi mengawasnya ke divisi
HCGA.

SOP PENGAWASAN TO REGULER
1. Pengawas wajib hadir 15 menit sebelum dimulai dan melakukan pengecekan soal dan
LJK sesuai dengan kelas yang akan dimasukinya
2. Penanggungjawab TO masing-masing cabang membunyikan bel dan mengkondisikan
peserta untuk siap mengikuti TO dibantu oleh para pengawas
3. Pengawas wajib membacakan tata tertib di awal TO, sebagai berikut:
a. Semua alat komunikasi diletakkan di dalam tas dan tas disimpan di depan kelas
masing-masing
b. Siswa diminta untuk berdo’a terlebih dahulu
c. Siswa dilarang membuat keributan
d. Siswa dilarang bekerjasama dalam mengerjakan soal
e. Siswa dilarang memainkan alat komunikasi dan sejenisnya
f. Siswa dilarang makan dan minum
g. Siswa dilarang keluar kelas tanpa alasan yang jelas
h. Jika ada pelanggaran dari salah satu hal diatas, maka pengawas berhak mengambil
lembar jawaban siswa meskipun belum selesai dikerjakan (catatan: hasil
pengerjaan masih diperiksa dengan jawaban seadanya)
4. Komposisi Mata Ujian TO Reguler ke–4 adalah sebagai berikut :
Kelas 3 SMA dan 2 SMA
-

Program IPA = 75 soal (150 menit)

-

Program IPS = 85 soal (150 menit)
Kelas 1 SMA = 75 soal (150 menit)
Kelas 3 SMP = 65 soal (150 menit)

5. Pengawas membagikan LJK dan soal bersamaan
6. Untuk LJK , data yang harus diisi adalah :
- NAMA LENGKAP (usahakan tidak memakai nama samaran)
- NO PESERTA/NIS (ada dalam daftar hadir)
- KODE SOAL (ada dalam soal)
7. Setelah waktu habis sesuai dengan jatahnya masing-masing, maka pengawas
mengambil LJK dan lembar soal dengan terlebih dahulu diberi nama dan kelas
8. Lembar soal bisa diambil kembali pada hari Senin / Selasa / Rabu sesuai dengan hari
belajarnya masing-masing dengan menghubungi admin cabang atau FO

9. LJK kemudian diserahkan/dikumpulkan kepada penanggungjawab pelaksana TO di
masing-masing tempat.
10. Terima kasih
Tertanda
Dir. Akademik

SOP KEGIATAN OFFICE FINANCE & ACCOUNTING
1. Mencatat Penerimaan AR Siswa Bengawan
a. Apabila siswa melakukan pembayaran secara cash, pastikan jumlah uang
sesuai dengan nominal yang tertera di kuitansi
b. Apabila siswa melakukan pembayaran melalui transfer, maka bukti transfer
harus disertakan dalam kuitansi dan pastikan nominal yang tertera di dalam
kuitansi sama dengan nominal yang tertera dalam bukti transfer
Poin a dan b kemudian dicatat dalam dokumen berikut:
i. Daily Report Account Receivable
ii. Kas Harian Bengawan
iii. Account Receivable Siswa (Autosaved)
iv. Account Receivable Siswa Bengawan
c. Apabila Siswa melakukan pembayaran secara transfer tetapi tidak membawa
bukti transfer, keuangan akan crosscheck kepada bank yang bersangkutan,
baik melalui Telepon ataupun Rekening Koran.
2. Mencatat Pengeluaran Bengawan
a. Mencatat seluruh transaksi keuangan yang berkaitan dengan pengeluaran
cabang, seperti pembelian perlengkapan operasional cabang atau pengeluaran
lainnya.
3. Membukukan(mengarsipkan) segala bukti transaksi, baik kas masuk maupun kas
keluar
4. Kas dan Bank
a. Melakukan transfer kas penerimaan pembayaran angsuran siswa ke Bank
Mandiri
b. Membuat laporan penerimaan daily ke Kepala Cabang, dan Direktur
Keuangan
c. Mengarsipkan bukti setoran cabang
5. Zahir
a. Merekap seluruh transaksi yang terjadi secara daily.
b. Menginput transaksi pembayaran angsuran siswa untuk seluruh cabang
(bengawan, Kalimantan, palasari)
c. Menginput kas masuk dan kas keluar seluruh cabang termasuk pusat.

d. Membuat laporan Neraca, Arus Kas, dan Laba/Rugi bulan berjalan dan tahun
berjalan.
e. Mengkoreksi dan Rekonsiliasi saldo-saldo akun agar tetap terjaga, seimbang
dengan data rekening koran.
Keterangan: Point no.5 pekerjaan tambahan dari pusat

SOP PENGADAAN PERLENGKAPAN
1. Divisi Finance membuat List Barang operasional yang rutin dibeli setiap bulannya
sebagai acuan pengadaan perlengkapan, sehingga arus kas pun tetap terkendali.
2. Apabila Operasional akan mengajukan pengadaan perlengkapan yang tidak tercantum
dalam pengadaan perlengkapan bulanan maka,
a. Mengisi Form pengajuan pengadaan perlengkapan dan pengajuan dana.
b. Diajukan minimal 1 hari sebelum Pencairan dana.
c. Dari Finance akan disampaikan kepada Kepala Cabang.
d. Jika Kepala Cabang menyetujui, maka pencairan dana akan dilakukan oleh
finance dan diberikan kepada yang mengajukan dana.
e. Apabila Kepala Cabang tidak menyetujui, maka pencairan dana tidak bisa
dilakukan dan surat pengajuan akan dikembalikan kepada yang mengajukan
dana.
SOP MAINTENANCE PERALATAN
1. Operasional atau Divisi lain yang akan mengajukan perbaikan harus mengajukan
permohonan pengajuan dana perbaikan.
a. Mengisi Form pengajuan pengadaan perlengkapan dan pengajuan dana.
b. Diajukan minimal 1 hari sebelum Pencairan dana.
c. Dari Finance akan disampaikan kepada Kepala Cabang.
d. Jika Kepala Cabang menyetujui, maka pencairan dana akan dilakukan oleh
finance dan diberikan kepada yang mengajukan dana.
e. Apabila Kepala Cabang tidak menyetujui, maka pencairan dana tidak bisa
dilakukan dan surat pengajuan akan dikembalikan kepada yang mengajukan
dana.
2. Apabila perbaikan membutuhkan dana dengan nominal > Rp 100.000, ataupun kas
cabang tidak dapat menutupi biaya perbaikan, maka cabang akan mengajukan ke
pusat.
a. Mengisi Form pengajuan dana.
b. Ditandatangani Kepala Cabang
c. Diajukan minimal 2 hari sebelum Pencairan dana.
d. Apabila pengajuan dana disetujui maka pengajuan tersebut akan di ACC oleh
direktur Keuangan

e. Apabila pengajuan dana tidak disetujui, surat pengajuan akan dikembalikan
kepada yang mengajukan dana.

SOP KEGIATAN OFFICE OPERASIONAL


Membersihkan ruangan-ruangan dibawah ini :
1. Ruang kepala cabang
2. Ruang kelas regular
3. Ruang kelas privat
4. Ruang guru dan staf
5. Ruang konsultasi
6. Kamar mandi
7. Saung
8. Area parkir



Membersihkan piring dan gelas



Menyediakan fasilitas terkait dengan kegiatan belajar dan mengajar, seperti:



-

Mengisi tinta spidol

-

Menyiapkan papan tulis dan penghapus

Mematikan seluruh peralatan elektronik yang tidak digunakan: seluruh komputer,
lampu, AC, dan televisi



Menyimpan barang-barang yang kehilangan baik dari staf, siswa, maupun dari
guru di tempat yang telah ditentukan



Menjaga keamanan baik pada siang hari maupun malam hari



Mengatur dan menjaga keamanan area parkir terutama pada saat jam kedatangan
dan kepulangan siswa



Menyediakan aqua galon dan minuman (teh) untuk manajemen, pengajar, dan
siswa



Memperbaiki fasilitas cabang secara berkala jika ada kerusakan



Membantu urusan-urusan manajemen seperti:
-

Pengantaran dan penjemputan orang dan dokumen

-

Pengantaran privat (jika ditugaskan oleh divisi operasional pusat)

-

Fotocopy dokumen

-

Menyediakan minuman untuk tamu

Judul: Laporan Pertanggung Jawaban Cabang

Oleh: Sandy Septiansyah


Ikuti kami